Trafne informacje zwrotne są bardzo pomocne. Żeby przyniosły zamierzony efekt, pracownik powinien je zrozumieć, zaakceptować i odnieść się do nich, najlepiej poprzez zmianę zachowania. Być może poniżej przytoczone rady wzmocnią Twoją efektywność w zakresie udzielania informacji zwrotnych:
• Wybierz właściwy moment. Proces przekazywania informacji zwrotnych jest najbardziej użyteczny wtedy, kiedy pracownik jest gotów je usłyszeć, nie jest zbyt zajęty, zbyt zmęczony czy zdenerwowany. O ile to możliwe, rozmawiaj z nim natychmiast po zdarzeniu, które skłoniło cię do przekazywania informacji. Docenienie jest najbardziej efektywne gdy dane jest tak szybko jak to możliwe po zachowaniu, które się wydarzyło. Natychmiastowy feedback pomaga wzmocnić pożądane zachowanie i zwiększyć prawdopodobieństwo by się ono powtórzyło. Kiedy natomiast niewłaściwe zachowanie nie jest skorygowane za pomocą feedbacku, pracownik może nieświadomie je powielać w różnych kontekstach. Bardzo pożądanym jest by dawać feedback korekcyjny zanim niepożądane zachowanie się powtórzy. Negatywny feedback warto przekazywać wtedy kiedy czujemy się do tego gotowi. Czasami gdy coś się wydarza, nie czujesz się z tym dobrze, złościsz się, potrzebujesz czasu do tego by ochłonąć i uporządkować myśli przed przekazaniem feedbacku. W takim przypadku warto poczekać nawet dzień czy dwa, tak by feedback był konstruktywny a nie służył tylko i wyłączenie do tego byś się wyżył na pracowniku.
• Znajdź właściwe miejsce. Zadbaj o otoczenie, tak by warunki były komfortowe zarówno dla ciebie jak i dla drugiej osoby.
• Bądź obecny,uświadom sobie swój cel i upewnij się, że masz na pewno pozytywne intencje. Wiele firm kładzie nacisk na wielozadaniowość. Ludzie mają przekonanie, że powinni robić wiele rzeczy naraz i zrobić je wszystkie szybko. Taka postawa może być czasami użyteczna, ale raczej nie sprawdza się, kiedy wchodzimy w relacje z ludźmi. Kiedy naszą głowę zaprzątają różnego rodzaju myśli, to tak naprawdę przekazujemy drugiej osobie wiadomość, że nie jest dla nas ważna. Taki metakomunikat z poziomu języka ciała i tonu głosu jest dla odbiorcy bardziej wiarygodny niż treść słów. Żeby być efektywnym menedżerem, musisz do perfekcji opanować umiejętność koncentrowania świadomej uwagi na osobie, która przebywa z tobą w danym, konkretnym momencie. Możesz sobie to ułatwić, wykonując kilka prostych działań:
– usuń niepotrzebne dystraktory (np. wyłącz telefon komórkowy),
– nawiąż dobry kontakt wzrokowy,
– usiądź z rozmówcą twarzą w twarz albo pod kątem 45o,
– słuchaj za pomocą głowy, jeżeli chodzi o dane, i za pomocą serca, jeżeli chodzi o znaczenie.
• Wybierz właściwy styl komunikacyjny. Dostosuj swój komunikat do stylu odbiorcy tak bardzo, jak to możliwe.
• Poproś pracownika o pozwolenie na przekazanie informacji zwrotnej. Tak, dobrze przeczytałeś. Poproś o pozwolenie. Proszenie o pozwolenie na to, żeby udzielić informacji zwrotnej, jest bardzo ważnym krokiem w całym procesie. Dajesz wówczas swojemu rozmówcy możliwość upewnienia się, że naprawdę wybrałeś dobry czas i miejsce. Pracownik może zadać sobie pytanie, czy jest w stanie wysłuchać tych właśnie konkretnych informacji. Taka prosta czynność jak prośba o zgodę pokazuje też, że szanujesz drugiego człowieka. Jest to podstawa zaufania. Nie ma zgody na informację zwrotną – nie przekazuj jej.
• Powiedz o celu sesji. Wskaż jej związek z szerszymi celami organizacyjnymi. Podaj temat informacji zwrotnej.
c.d.n.
