Jak zorganizować udaną imprezę, tak by po jej zakończeniu każdy miło ją wspominał?
Co zrobić by imprezy zarówno outdoor, jak i indoor przebiegały bez żadnych zakłóceń? Wystarczy trzymać się kilku punktów, by wszystko przebiegło sprawnie.
Cel imprezy
Przed przystąpieniem do planowania imprezy należy zastanowić się, czemu i komu ma ona służyć. Dlaczego się ją organizuje? Jaki jest jej cel? Odpowiedzi na te pytania ułatwią planowanie wszystkich imprez, spotkań czy konferencji, mają one bowiem bezpośredni wpływ na organizację. Inaczej planowany będzie wyjazd integracyjny, którego głównym celem jest zabawa, a inaczej konferencję, która ma bardziej poważny charakter.
Spisanie planu
Arkusz operacyjny to pewnego rodzaju scenariusz, który bardzo pomaga przy realizacji imprezy. Trzeba go zaplanować niezwykle skrupulatnie, gdyż im więcej szczegółów będzie zawierał, tym większa szansa, że o niczym nie zapomnimy. Ważne, by taki arkusz otrzymała każda osoba mająca wpływ na przebieg organizowanego przez nas szkolenia/ konferencji/ imprezy. Na przykład, w przypadku organizacji szkolenia, arkusz operacyjny ułatwi pracę trenerowi, który będzie znał rozkład czasu uczestników. Gdy dzień imprezy już nadejdzie, przygotowany arkusz operacyjny powinniśmy mieć zawsze przy sobie, zapewni to wzorcową koordynację wszystkich działań.
Lokalizacja
Lokalizacja decyduje o wszystkim. Wybór miejsca ma ogromne znaczenie, gdyż od niego zależy, czy organizowana impreza skończy się sukcesem, bądź porażką. Wybór miejsca jest ściśle związany z celem imprezy. W zależności od tego, czy planujemy eventy firmowe, wydarzenia promocyjne, czy też konferencje wybierzemy inne miejsca.
Jeżeli planujemy szkolenie dla kilkudziesięciu osób, właściwym miejscem będzie hotel posiadający odpowiednie zaplecze w postaci sali konferencyjnej, bądź centrum konferencyjnego usytuowanego w pobliżu. Przy wyborze miejsca na szkolenie należy upewnić się, co jest na wyposażeniu sali oraz czy korzystanie z dodatkowego sprzętu wiąże się z dodatkowymi kosztami.
W przypadku organizacji imprezy outdoor należy zwrócić uwagę, czy hotel położony jest w miarę blisko miejsca, w którym zaplanowano imprezę integracyjną. Pamiętać należy, by przed wyborem noclegu oszacować wstępnie koszty związane z transportem uczestników do i z miejsca imprezy.
Wybierając konkretny obiekt hotelowy warto zapytać jego personel obsługowy, czy w tym samym czasie odbywać się będzie w tym miejscu inna impreza lub wydarzenie. Wiedza o tym pomoże uniknąć niemiłych niespodzianek.
Jedzenie
Gdy ustalimy już budżet na posiłki, należy poinformować hotel o naszym wyborze. Ważne, by szczegółowo określić formy posiłku, jak również skład menu. Im bardziej szczegółowo omówimy z hotelem kwestie wyżywienie, tym mniejsze będzie zaskoczenie przy regulowaniu należności. Należy pamiętać, by zawsze pozostawał do wyboru przynajmniej jeden posiłek wegetariański.
Warto ustalić z restauracją hotelową, aby część sali jadalnej została oddzielona od reszty,
w taki sposób, aby goście mogli siedzieć w wyznaczonym miejscu i nie musieli szukać wolnego stolika. Ułatwi to również obsługę kelnerom.
Przerwy kawowe
Organizując szkolenia należy zastanowić się, ile przerw będzie potrzebnych. Są one miłym przerywnikiem w ćwiczeniach, pozwalają zebrać siły i zintegrować się z uczestnikami. Zawsze należy upewnić się, co wchodzi w skład danej przerwy kawowej. Układając menu, uwzględnić należy również pory roku – latem na pewno przydadzą się zimne napoje, zimą natomiast najlepsze będą ciepła herbata i kawa.
Autorka Agnieszka Snopek jest Młodszym Konsultantem ds. Projektów HR w Grupie Tempo, firmie doradczej z branży zarządzania kapitałem ludzkim. Prowadzi procesy rekrutacyjne oraz odpowiada za organizację projektów szkoleniowych i integracyjnych. Kontakt: a.snopek@grupatempo.pl
Moja firma robi takie imprezy średnio co pół roku… Ale organizację imprez zlecamy na zewnątrz, bo u nas nikt nie ma na takie rzeczy czasu.
Ostatnie trzy imprezy organizował Prowokator i największym plusem było to każdy w firmie był zaskoczony efektem końcowym. Pozytywnie zaskoczony oczywiście 🙂 A jak takie rzeczy robi się wewnątrz firmy to wszyscy wiedzą czego się spodziewać 😛
Jasne, że organizacją imprez dla pracowników firmy (w tym także takiej firmy, która zajmuje się organizacją imprez i eventów) winna się zajmować inna firma 🙂 to oczywiste 🙂
pozytywna niespodzianka, możliwa jest jednak tylko wtedy, kiedy dobrze zna się potrzeby i specyficzne oczekiwania każdego (!sic) z pracowników zapraszanych na tego typu imprezę! to jeden z podstawowych elementów dobrych opinii o takim evencie…
Profesjonaliści wiedzą, jak dobrze zorganizować imprezę, aby zaskoczyć uczestników i sprawić, że każdy z nich poczuje się w centrum uwagi.
Oczywiście się zgadzam co do organizowania imprez integracyjnych przez profesjonalistów, bo tacy mogą naprawdę wiele ciekawych rzeczy wymyślić. Na coś takiego mógłby się mój pracodawca skusić http://www.wyjazdydlafirm.pl/wyjazdy_grupowe.html Ta Kostaryka jest naprawdę bardzo kusząca.