Zorganizowanie udanej konferencji, szkolenia czy bankietu z pewnością nie jest łatwym zadaniem. To ważne i prestiżowe wydarzenia, które wymagają odpowiednich przygotowań oraz uwzględnienia wielu czynników. Podstawową decyzją jest wybór miejsca. Jakie są współczesne trendy spotkań biznesowych, o czym należy pamiętać i na co trzeba zwrócić uwagę przy wynajmie sali konferencyjnej opowiada Marta Kucharska – Specjalista ds. Organizacji Eventów w hotelu Courtyard by Marriott Warsaw Airport.
Czym dzisiaj kierują się firmy przy wyborze sali konferencyjnej, szkoleniowej czy bankietowej.
Jeszcze do niedawna czynnikiem decydującym o wyborze miejsca była konkurencyjna cena. Dzisiaj oczekiwania klientów zmieniły się i na pierwszym miejscu stawiana jest, jakość usług. Firmy bardzo chętnie decydują się na wynajem sal konferencyjnych w hotelach, ze względu na możliwość połączenia konferencji czy szkolenia z noclegiem. Na tę decyzję ma również wpływ wysoki standard wyposażenia sal konferencyjnych, profesjonalny serwis bankietowy oraz zaplecze kulinarne hoteli. Istotną rolę odgrywa także personel. Podczas konferencji hotele zapewniają indywidualną obsługę catering managera, który dba o wszystkie szczegóły przed i w czasie spotkania.
Z jakim wyprzedzeniem należy zabrać się za szukanie odpowiedniego miejsca na szkolenie, warsztaty, konferencję?
Jeśli firma planuje cykliczne konferencje w danym roku, sugerujemy dokonać rezerwacji wszystkich terminów ze znacznym wyprzedzeniem. Wcześniejsza rezerwacja sali szkoleniowej zmniejszy ryzyko niedostępności wybranego terminu. Umożliwi również organizatorom zapoznanie się z obiektem i jego możliwościami oraz pozwoli zaplanować konferencje ze wszystkimi szczegółami.
Czy istnieją okresy, w których znalezienie atrakcyjnej sali lub ośrodka konferencyjnego może być trudne?
Tak, nasze doświadczenie pozwala nam na określenie „sezonów konferencyjnych”. Szczególne nasilenie spotkań biznesowych przypada w okresach od marca do czerwca oraz od września do listopada. W tym czasie wynajęcie odpowiedniej sali jest zdecydowanie trudniejsze, może się przełożyć na zwiększenie kosztów organizacji i obsługi konferencji. Dlatego planując wydarzenie w tych terminach warto rezerwować sale z większym wyprzedzeniem.
Czy istotny jest wybór dnia tygodnia przy organizowaniu konferencji, szkolenia czy bankietu?
Wybór dnia tygodnia przy organizowaniu tego typu imprez jest bardzo istotny. Na konferencje i szkolenia firmy najczęściej wybierają wtorek, środę lub czwartek. Nie bez powodu decydują się na organizowanie spotkań właśnie w tych konkretnych dniach. Z psychologicznego punktu widzenia, środek tygodnia to czas, w którym, pracownicy firm są najbardziej zmobilizowani zawodowo. W poniedziałek zwykle nabierają rozpędu do pracy, organizując i planując nadchodzący tydzień, w piątek zaś przychodzi naturalne przedweekendowe rozluźnienie. Bankiety zazwyczaj organizowane były w piątkowe lub sobotnie wieczory, obecnie obserwujemy zmianę trendu na wieczory czwartkowe, bowiem od piątku rezerwujemy czas na życie prywatne.
Czego wymagają klienci? Jakie elementy wyposażenia, funkcjonalności sal konferencyjnych są standardem? Czym obiekt konferencyjny może wyróżniać się spośród konkurencji?
Profesjonalne zaplecze biznesowe powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt audiowizualny: ekrany projekcyjne, flipcharty, rzutniki multimedialne, stałe łącze internetowe przewodowe i WiFi, zestawy wideo, nagłośnienie z mikrofonami. Dobrze przygotowana sala konferencyjna jest klimatyzowana oraz posiada regulację świetlną, aż do całkowitego zaciemnienia sali. Duże znaczenie ma również, jakość serwisu podczas spotkania oraz oferta kulinarna. Organizatorzy spotkań biznesowych powinni zwrócić uwagę na to, by obiekt posiadał dobrze przygotowane zaplecze parkingowe. Nasi goście nie muszą się o to martwić, mając dostęp do wielopoziomowego parkingu lotniskowego.
Czymś, co może być przewagą obiektu jest np. możliwość łączenia lub dzielenia powierzchni konferencyjnej w dowolnych konfiguracjach, w zależności od potrzeb. Sala posiadająca takie funkcje umożliwia organizatorom, po przywitaniu gości i po części wprowadzającej, wyodrębnić miejsca warsztatowe do pracy w mniejszych zespołach. W hotelu Courtyard by Marriott Warsaw Airport taką funkcję spełnia sala balowa, którą można podzielić na cztery mniejsze sekcje. Atrybutem obiektu będzie też dysponowanie salą na szczególnie ważne wydarzania. To może być miejsce, które odznacza się np. wyjątkowo ekskluzywnym wyposażeniem, położeniem lub pięknym widokiem. W naszym hotelu takie walory posiadają dwie sale konferencyjne klasy VIP z dodatkową przestrzenią lunchowo-klubową i panoramicznym widokiem na płytę lotniska – wybierane zwykle przez klientów, którym zależy na szczególnie eleganckim i prestiżowym spotkaniu. Dzięki swojej atrakcyjności sale te wykorzystywane są u nas na spotkania zarządów firm, często na wydarzenia medialne i wywiady z bardzo ważnymi osobistościami.
Jaki jest koszt zorganizowania jednodniowej konferencji w Hotelu?
Cena takiej imprezy zależy od kategorii obiektu i zawartości pakietu konferencyjnego, który określa klient. W hotelu Courtyard by Marriott Warsaw Airport zanim przygotujemy ofertę konferencyjną przeprowadzamy szczegółowy wywiad z klientem, jednym słowem oferty takie u nas szyte są na miarę. Średnia cena podstawowego pakietu konferencyjnego w Warszawie w hotelach 4* wynosi, podobnie jak w naszym hotelu, ok. 150 PLN za osobę.
Czy istnieją jakieś różnice między organizowaniem konferencji, warsztatów, szkoleń w obiektach hotelowych, a w specjalnych centrach kongresowo – szkoleniowych? Jakie są zalety organizowania takiego wydarzenia w hotelu?
Hotele w przeciwieństwie do centrów konferencyjnych oferują połączenie programu szkoleniowego z bazą noclegową. W większości przypadków ośrodki szkoleniowe nie dysponują taką bazą i często też nie posiadają mniejszych sal (dla 15-30 osób), przez co nie zawsze są odpowiednim miejscem na coraz popularniejsze małe spotkania warsztatowe. Dla firm istotna jest także możliwość wykorzystania innych części hotelu do swoich projektów, np. wstawienie samochodu do lobby, zabudowanie scenografią części publicznych hotelu na wystawy, targi i inne wydarzenia.
Dużą przewagą hoteli nad innymi miejscami są dodatkowe usługi, jakie oferują restauracje, bary, sklepy. Hotele coraz częściej wyposażone są w fitness kluby, siłownie, bardzo modne ostatnio centra SPA oraz gabinety kosmetyczne. Konferencje organizowane w takich miejscach uważane są przez to za bardziej eleganckie i komfortowe. Dla organizatorów bardzo ważne jest również bezpieczeństwo, jakie zapewniają hotele uczestnikom konferencji. W dobie tanich linii lotniczych, idealnym rozwiązaniem jest organizacja spotkań w hotelach zlokalizowanych w pobliżu lotniska. Z własnego doświadczenia wiemy, że takie położenie to nie tylko oszczędność czasu i dłuższy sen dla wylatujących uczestników, ale też redukcja wydatków związanych z transportem gości.
Jaki był rok 2009 dla rynku hotelarskiego pod względem imprez szkoleniowych i konferencyjnych?
Rok 2009 był trudny. Kryzys gospodarczy oraz niepewna kondycja firm spowodowały znaczne redukcje liczby organizowanych szkoleń. Kryzys był bardzo widoczny w naszej branży nawet w najwyższym sezonie konferencyjnym. Szczęśliwie, po słabym 2009 roku, obecnie rynek sygnalizuje potrzebę nadrobienia zaległości i widzimy duże ożywienie na rynku konferencyjnym. Zwłaszcza, że po kryzysie rośnie znaczenie Polski w UE, a ponadto przed nami organizacja Euro 2012, więc zapotrzebowanie na nowoczesne, spełniające wysokie wymagania sale konferencyjne będzie rosło.
Jakie są trendy na rynku konferencji i jakie nowe wyzwania stoją przed branżą hotelarską?
Bardzo poważnym wyzwaniem dla wszystkich hoteli są nowe technologie, które zmieniają tradycyjne oblicze szkoleń i konferencji, jako medium jednego lektora. W organizacji konferencji coraz większe znaczenie będzie miała interaktywność. Jako ciekawostkę mogę podać, że Marriott International wprowadza właśnie najnowocześniejszą formę spotkań pod nazwą GoThere Virtual Meeting, która łącząc technologię high-definition video ze sprzętem audio czasu rzeczywistego i specjalnie zaprojektowanym studiem sprawia, że kilka grup (do 20 osób), oddalonych od siebie nawet tysiące kilometrów, „zasiada” przy wirtualnym stole w tym samym czasie. Jest to bardziej rozwinięta technika od telekonferencji i video konferencji. Na razie ten system działa tylko w niektórych hotelach w USA, ale jest kwestią czasu, gdy będziemy mogli zaoferować swoim klientom taką formułę spotkań biznesowych również w Warszawie.
Jakie plany na 2010 r. ma warszawski Hotel Courtyard? Czy planują Państwo wprowadzenie jakiś innowacji w swojej ofercie biznesowej?
Od kilku miesięcy wdrażamy kolejne etapy korporacyjnego programu ochrony środowiska „Green Events”, który sprzyja polityce CSR-owej wielu firm. Poprzez możliwość organizowania Zielonych Spotkań i Konferencji w Courtyard by Marriott w Warszawie, chcemy propoagować nowoczesne rozwiązania przy organizowaniu konferencji, chroniąc jednocześnie środowisko naturalne. Podczas takich spotkań zarówno produkty spożywcze jak i materiały konferencyjne będą przyjazne środowisku.
