Współczesne przedsiębiorstwa znajdują się pod bardzo silną presją zmian, wynikającą przede wszystkim ze zmienności i złożoności otoczenia gospodarczego. Zmiany podejmowane są przez firmy zarówno jako konieczność jak i świadoma strategia podniesienia wydajności oraz zdobycia przewagi konkurencyjnej.
Każda zmiana organizacyjna ma dwa główne cele:
- Zwiększenie adaptacyjności firmy do otoczenia,
- Przekształcenie wzorców zachowań i postaw pracowników w pożądanym kierunku.
Drugi cel jest szczególnie istotny, gdyż badania dowodzą, że skuteczne przeprowadzenie zmian aż w 40% zależy od zaangażowania pracowników. Kluczowym zadaniem menedżerów jest więc pomoc pracownikom w zrozumieniu zmian oraz umiejętne przezwyciężanie oporu.
Czy zmiana zawsze rodzi opór?
Opór wobec zmian jest zupełnie naturalną reakcją. Przyczyną obaw pracowników nie jest zmiana sama w sobie, ale raczej subiektywna ocena zagrożeń, jakie z sobą niesie oraz możliwości poradzenia sobie z trudnościami.
Pracownicy oceniają zapowiedź zmiany z punktu widzenia swoich potrzeb/interesu. Wynikiem analizy indywidualnych skutków zmian jest jeden z trzech rodzajów oceny:
- Przewaga korzyści – akceptacja, zaangażowanie,
- Niepewność wyniku – nadzieja, wyczekiwanie,
- Przewaga strat – rezygnacja, opór.
Metody przełamywania oporu
Zagrożenie osobistych interesów to główna przyczyna oporu pracowników wobec zmian, ale nie jedyna. Powodem powstawania oporu jest także niedostateczna ilość jasnych i miarodajnych informacji nt. przyczyn i celów zmian. Zatem pierwszym etapem planowania zmian przez kierownictwo firmy powinno być opracowanie przybliżonego bilansu zysków i strat poszczególnych pracowników lub zespołów, tak aby zidentyfikować tych, dla których wynikiem analizy indywidualnych skutków zmian jest niepewność lub przewaga strat. To pozwoli na wczesne rozpoznanie ewentualnych źródeł oporu oraz przygotowanie strategii przeciwdziałania.
Oporu wobec zmian nie da się zupełnie uniknąć, ale można mu skutecznie zapobiegać i osłabiać. Podstawowa strategią eliminowania oporu jest dobry plan komunikacji wewnętrznej, zapewniający:
- Włączenie pracowników w proces zmian na jak najwcześniejszym etapie
- Dokładne wyjaśnienie pełnego kontekstu zmian (przyczyny, cele, skutki, czas trwania)
- Uświadomienie skutków zaniechania zmian
- Branie pod uwagę opinii i sugestii pracowników
- Aktywny udział pracowników w całym procesie
- Łagodzenie negatywnych skutków zmian (np. redukcji zatrudnienia)
Wskazane jest stosowanie przede wszystkich metod informacyjno-perswazyjnych, bez odwoływania się do rozwiązań „siłowych” (przymusu). W miarę możliwości można także wprowadzić bodźce motywacyjne (nagradzanie pożądanych zachowań, świętowanie sukcesów).
Dobre zarządzanie złymi wiadomościami
W przypadku decyzji o redukcji zatrudnienia, ważne jest opracowanie kompleksowego planu komunikacji, obejmującego działania informacyjne dostosowane do specyficznych potrzeb każdej z zainteresowanych grup:
- Pracowników wytypowanych do zwolnienia
- Pracowników pozostających w firmie
- Kluczowych pracowników
- Kierowników liniowych
- Klientów/ partnerów biznesowych
Zwolnienia są bolesnym doświadczeniem nie tylko dla pracowników nimi objętych, ale także dla osób pozostających w firmie. Badania potwierdzają możliwość wystąpienia u nich zestawu negatywnych reakcji określanych syndromem ocalonych (survivor syndrome). Do jego typowych symptomów należą m.in. brak poczucia bezpieczeństwa, frustracja, poczucie winy, mniejsze zaangażowania w sprawy firmy, przyjęcie postawy uniku i wyczekiwania. Odpowiednia komunikacja oraz etyczne rozstanie ze zwalnianymi pracownikami pozwolą na złagodzenie negatywnych skutków redukcji zatrudnienia.
Kompetencja zarządzania zmianą
Zarządzanie zmianą staje się jedną z kluczowych kompetencji firm oraz ról współczesnego menedżera. Dla każdej firmy efektywne przejście przez proces zmian jest testem umiejętności kierowniczych, przede wszystkim w obszarze wspierania pracowników w radzeniu sobie ze stresem i niepewnością. Powszechność zmian przyczyni się to do stworzenia nowego typu liderów – bardziej otwartych na dialog i relacje społeczne. Przystępując do planowania zmian firma powinna dokonać analizy przygotowania menedżerów odpowiedzialnych za proces komunikacji, a w miarę potrzeb zapewnić im odpowiednie szkolenia doskonalące kompetencje społeczne, takie jak:
- Empatia
- Aktywne słuchanie pracowników
- Metody skutecznej perswazji
- Łagodzenie konfliktów
- Mobilizowanie zespołu w sytuacjach kryzysowych
Źródło:qbusiness.pl
Autor: TGC Corporate Lawyers
