Choć rynek firm specjalizujących się w szkoleniach komercyjnych przeżywa lekką zadyszkę, a dotacje z UE przeznaczone na dokształcanie kadr są już w znacznym stopniu wykorzystane, trwający boom na szkolenia w ramach Kapitału Ludzkiego ratuje branżę. Dzięki Unii przedsiębiorcy, pamiętający niedawny kryzys, nie rezygnują z inwestycji w rozwój pracowników.
Polski rynek szkoleń pracowniczych po sukcesach i ponadprzeciętnych zyskach w latach 2004-2008 zmaga się obecnie z kryzysem. W 2009 roku przedsiębiorstwa z tej branży zmniejszyły swoje dochody nawet o 30 procent. Zleceniodawcy masowo rezygnowali z treningów i dokształcania swoich kadr, szukając w ten sposób oszczędności w czasach kryzysu. Ucierpiały na tym głównie szkolenia komercyjne – to je w pierwszym rzędzie odrzucali prezesi polskich firm. W przeciwieństwie do szkoleń organizowanych z udziałem pieniędzy unijnych. Zapotrzebowanie na szkolenia wykorzystujące pieniądze z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki trwa i wydaje się, że to one będą wyznaczać drogę dla branży w najbliższej przyszłości.
Spory kawałek unijnego tortu na szkolenia
Wartość środków przeznaczonych na realizację PO KL w Polsce w latach 2007-2013 to ponad 47,5 mld zł, z czego kilka miliardów złotych wartości wszystkich dotacji przyznawanych w danym okresie przez Europejski Fundusz Społeczny obejmuje szeroko rozumiane szkolenie kadr. Pieniądze jest między kogo dzielić. Na rynku funkcjonuje kilka tysięcy firm szkoleniowych (w zależności od źródeł od 2,5 tys. do 6 tys. „znaczących graczy”). Dochodzą do tego komórki korporacji, zajmujące się kształceniem kadr, gminy i organizacje pozarządowe. A do rozdania przez najbliższej 2,5 roku coraz mniej, bo z unijnej pomocy, na realizację kursów i treningów dla pracowników, zostało niecałe 60 proc. pieniędzy. Dlatego konkursy na projekty treningów i kursów pracowniczych już dziś biją rekordy.
Znaczną część dofinansowania można uzyskać jeszcze w tym roku. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, pośrednicząca w przekazywaniu funduszy z EFS, przez cały 2010 rok przekaże 500 mln zł na szkolenia pracownicze (działania priorytetu II: rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących). Pozostałe priorytety PO KL także zakładają finansowanie działań mających na celu doskonalenie kapitału ludzkiego w Polsce. Pracodawcy mogą więc ubiegać się o dofinansowanie szkoleń z bardzo wielu dziedzin: począwszy od miękkich, z zakresu umiejętności interpersonalnych, przez specjalistyczne, kierowane do menadżerów, kończąc na zawodowych, takich jak na przykład obsługa koparki. Oferta unijnego programu w zakresie szkoleń nie odbiega więc w najmniejszym stopniu od różnorodności kursów, jaką proponuje rynek szkoleń komercyjnych.
Tanie szkolenie dzięki dobremu wnioskowi
Z racji dofinansowania z UE pracodawca może (sam lub z pomocą wyspecjalizowanej firmy) zorganizować szkolenie niewielkim kosztem. Płaci bowiem tylko część rynkowej wartości szkolenia (np. 20%). Tańszej oferty, umożliwiającej rozwój pracowników, na rynku znaleźć nie sposób. Nic dziwnego, że o dofinansowanie z PO KL ubiega się większość firm szkoleniowych, które dzięki temu mogą znacznie zwiększyć swoją marżę lub proponować atrakcyjniejsze ceny za świadczone usługi.
Dlaczego przedsiębiorstwa korzystają z pomocy firm szkoleniowych? Liczą, że wyspecjalizowane jednostki skutecznie zorganizują kurs bądź trening pracowniczy już od samego początku, czyli wypełnienia wniosku, który jest kluczem do uzyskania funduszy. I choć nie wydaje się to czynnością skomplikowaną, to nie zawsze tak jest w rzeczywistości. Najczęstszy powód odrzucenia wniosków – brak koniecznych załączników oraz nieprawidłowe wypełnienie dokumentacji aplikacyjnej. Błędy natury formalnej to nie jedyny problem: równie istotne jest to, by dokumenty dokładnie określały stronę merytoryczną planowanego przedsięwzięcia szkoleniowego. Największe szanse na dofinansowanie mają więc projekty precyzyjnie uzasadnione oraz te, które najlepiej „wpisują się” w cele programu.
Umieć sobie radzić z unijnymi pieniędzmi
W ramach organizowanych szkoleń z udziałem unijnych pieniędzy, wymagane jest bardzo szczegółowe określenie budżetu przez wnioskodawcę. Istnieje bowiem wiele zróżnicowanych działań, które należy sfinansować organizując szkolenie: opłata za miejsce, w którym odbędzie się kurs, zapewnienie usługi cateringu, przygotowanie materiałów szkoleniowych, wystawienie certyfikatów itd.
Gdzie idą najbardziej znaczące sumy? Z materiałów udostępnionych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego wynika, że koszty zarządzania, czyli m. in. wypłaty dla koordynatorów szkoleń, pracowników zatrudnionych w księgowości, specjalistów do spraw promocyjnych i marketingu, stanowią ponad 30 proc. funduszy przeznaczanych przez UE w ramach realizowanych projektów z PO KL. Ministerstwo dostrzegło, że udział tych kosztów jest niewspółmiernie wysoki w stosunku do zakresu merytorycznego projektów i z dniem 1 stycznia 2010 r. zmieniło wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Przedmiotowych limitów jednak jeszcze nie wprowadzono, bo koniecznością okazuje się uzgodnienie metodologii kosztów pośrednich z Komisją Europejską. Szacuje się, że MRR będzie chciało ograniczyć koszty zarządzania – mają one stanowić około 20 proc. budżetu przeznaczonego na szkolenie bądź inny projekt w ramach PO KL.
Pozostała część pieniędzy przekazywana jest na działania merytoryczne oraz szeroko rozumianą działalność promocyjną i marketingową (część ich kosztów wchodzi w skład kosztów zarządzania, np. wyplata dla specjalisty ds. promocji). Nie należy również zapominać o kosztach pośrednich przedsięwzięcia, które przy kilkunastomilionowym projekcie mogą wynieść nawet ponad 1 mln zł. Jak da się łatwo zauważyć, rozdrobnienie kosztów przy realizacji projektów z udziałem UE, jest bardzo duże, co stanowi spore wyzwanie organizacyjne.
A dochodzą do tego także inne trudności związane z nieustannie zmieniającym się rynkiem szkoleń. – „Od wielu lat realizujemy projekty szkoleniowe dofinansowane ze środków Unii Europejskiej – mówi Magdalena Danielewicz, kierownik projektów szkoleniowych w firmie ECDF. – Widzimy po pierwsze jak zmienia się ten rynek – znaczące projekty szkoleniowe realizują duże firmy, które sprawdziły się już w wielu realizacjach i poziom organizacji kursów dostosowały do coraz bardziej wymagającego uczestnika. Po drugie zaś – zauważamy profesjonalizację tematów szkoleń oraz konieczność bycia na bieżąco z nowymi trendami na rynku pracy. Nasza firma obecnie realizuje na przykład projekt szkoleniowy „Audytor energetyczny”, skierowany do osób zainteresowanych uzyskaniem uprawnienia do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków, przygotowujący do państwowego egzaminu dającego konkretne uprawnienia zawodowe” ¬– dodaje Magdalena Danielewicz.
Organizacja szkoleń z rękoma na klawiszach
Cały proces szkoleniowy w przypadku projektów unijnych to szereg złożonych zabiegów związanych nie tylko ze sferą finansową i rozliczeniami wymaganymi przez EFS. Prócz dbania o regularne pensje dla zatrudnionych (trenerów, koordynatorów itd.) w celu przeprowadzenia szkolenia i odpowiednią promocję, trzeba szczegółowo zadbać o liczne kwestie merytoryczne. Należy znaleźć miejsce szkolenia, wybrać termin, zdiagnozować kompetencje trenera, zorganizować catering, odpowiednio dobrać materiały szkoleniowe, oznaczyć miejsce szkolenia, zrekrutować uczestników i zebrać od nich dane osobowe, a po zakończonym szkoleniu wystawić certyfikaty uczestnictwa oraz przeprowadzić ankiety ewaluacyjne, które powiedzą czy uczestnicy byli zadowoleni i jak ocenili trenera oraz organizatora. Ponadto, jeśli szkolenie jest zorganizowane w ramach cyklu, a jeden pracownik bierze udział w kilku tematach, to doprecyzowanie terminów, poziomu wiedzy czy kompetencji uczestników oraz ośrodków i dojazdów wydaje się nie lada łamigłówką.
Czy wobec tego organizator szkolenia z udziałem unijnych pieniędzy jest skazany na tony dokumentacji, rozliczeń, zaświadczeń, umów i certyfikatów uczestnictwa? Nie, jeśli zautomatyzuje procesy zarządzania. Pomagają w tym profesjonalne systemy do obsługi szkoleń unijnych. Jednym z takich programów jest YALA, stworzona przez firmę L-System, dzięki otrzymanej z Unii Europejskiej dotacji z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Platforma pozwala na kompleksowe zorganizowanie szkolenia począwszy od rekrutacji uczestników, przez obsługę procesu sprzedażowego, kontakt z trenerami i ośrodkami konferencyjnymi, po przechowywanie materiałów dydaktycznych i ewaluację. Bez segregatorów pełnych niezbędnej dokumentacji, bo wszystko, co istotne przechowywane jest na serwerach. Platformy takie jak YALA prowadzą bazy danych trenerów, ośrodków szkoleniowych czy firm cateringowych, usprawniają zamieszczanie informacji o szkoleniu na zewnętrznych serwisach internetowych, umożliwiają przechowywanie i drukowanie list obecności, dzienników zajęć i harmonogramów.
Firma L-System zadbała, aby narzędzie było także kompatybilne z formularzem unijnym PEFS oraz aby generowało statystyki konieczne do kontroli i raportowania. – „Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów unijnych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować takie narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy w naszym systemie zajmuje 2 godziny” – mówi Robert Posiadała, Prezes L-System Sp. z o.o.
Wykorzystać czas szkoleń z UE
Czasu na uzyskanie pomocy unijnej do organizacji kursów i treningów pracowniczych jest coraz mniej, jednak trzeba pamiętać, że same szkolenia mogą być realizowane także po 2013 roku. Szkolenia, które rozpoczną się pod koniec 2013 roku, mogą trwać nawet do 2015 roku (maksymalny czas trwania szkoleń w ramach PO KL wynosi bowiem 24 miesiące). To niewątpliwa szansa dla dotkniętych spowolnieniem gospodarczym firm szkoleniowych, które dzięki temu jeszcze długo będą mogły skutecznie bronić się przed zadyszką branży szkoleniowej.
* * *
O firmie L-SYSTEM:
L-SYSTEM Sp. z o.o. jest młodą firmą nowoczesnych technologii. Pierwszym jej produktem wprowadzanym na rynek jest autorski internetowy system do obsługi szkoleń YALA, dedykowany podmiotom rynku szkoleniowego oraz działom HR. Przedstawiciele spółki posiadają wieloletnie doświadczenie w zakresie organizacji ogólnopolskich projektów szkoleniowych oraz projektowania i wdrażania aplikacji informatycznych.
Źródło: www.dobocom.pl
