Rekruterzy pod presją – raport KPI 2025 pokazuje przeciążenie HR

23 października 2025

Rekruterzy pod presją liczb, oczekiwań i aplikacji – tak można podsumować realia polskiego rynku pracy w 2025 roku. Dane z raportu „Rekrutacyjne KPI 2025” przygotowanego przez eRecruiter ujawniają skalę przeciążenia specjalistów HR. Ogromna liczba prowadzonych jednocześnie rekrutacji i setki aplikacji na jedno ogłoszenie tworzą presję, która bez automatyzacji prowadzi do spadku efektywności.

Ogromna liczba prowadzonych jednocześnie rekrutacji oraz setki aplikacji spływających na pojedyncze ogłoszenie tworzą presję, która bez odpowiednich narzędzi prowadzi do spadku efektywności. Problem dotyka kluczowych sektorów polskiej gospodarki, a jego konsekwencją jest fakt, że nawet co czwarte CV nigdy nie jest otwierane.

Pod naporem aplikacji

Analiza danych z pierwszej połowy 2025 roku obrazuje skalę wyzwań, jakie obecny rynek pracy stawia przed rekruterami. Wiodące branże, takie jak handel hurtowy i detaliczny, prowadzą średnio 55 aktywnych projektów rekrutacyjnych i przeciętnie otrzymują ponad 600 aplikacji miesięcznie (tyle wynosi mediana). Równie duże obciążenie występuje w sektorach takich jak opieka zdrowotna, finanse, bankowość i ubezpieczenia. Co więcej, na jedno ogłoszenie w popularnych branżach, np. e-commerce czy media, przypada średnio ponad 50 CV. Ta liczba pokazuje, że codzienna praca specjalisty HR w dużej mierze polega na manualnej preselekcji i zarządzaniu ogromną bazą danych, co jest zadaniem nie tylko czasochłonnym, ale i wysoce powtarzalnym.

Te liczby pokazują realne, codzienne obciążenie, z którym mierzą się zespoły HR. Kiedy myślimy o rekruterze, często wyobrażamy sobie osobę prowadzącą rozmowy, a zapominamy o dziesiątkach godzin spędzonych na przeglądaniu dokumentów. Przy takiej skali napływu aplikacji, bez efektywnego wykorzystywania pełnego potencjału wdrożonych technologii, łatwo o przeciążenie, które bezpośrednio przekłada się na jakość procesu i ryzyko przeoczenia idealnego kandydata. To często niewidoczna praca, ale jej efekty dotykają całej organizacji

– mówi Katarzyna Trzaska, ekspertka eRecruiter.

Konsekwencje rekrutacyjnego pośpiechu

Konsekwencje nadmiernego obciążenia rekruterów są wielowymiarowe i dotykają zarówno samych pracowników, jak i kandydatów oraz wizerunku firmy. Dane z raportu eRecruiter wskazują, że średni czas od wysłania aplikacji do jej otwarcia przez rekrutera (Time to View) wynosi 9 dni. Jeszcze bardziej niepokojący jest fakt, że aż 28% wszystkich nadesłanych aplikacji pozostaje bez jakiejkolwiek analizy – nigdy nie zostają otwarte. Taka sytuacja jest bezpośrednim skutkiem ilości obowiązków po stronie działów HR, dla których często rekrutacja to tylko jeden z obszarów, za które odpowiadają. Dla kandydatów oznacza to frustrację i poczucie bycia ignorowanym, co w dłuższej perspektywie negatywnie wpływa na postrzeganie marki pracodawcy na rynku.

Fakt, że ponad jedna czwarta kandydatów nie otrzymuje nawet szansy na to, by ich CV zostało przeczytane, jest alarmującym sygnałem, że system działa na granicy wydolności. To nie jest wynik złej woli rekruterów, ale wymierna konsekwencja przeciążenia. Specjaliści HR są zmuszeni do nieustannego priorytetyzowania zadań, co w praktyce oznacza, że część procesów i aplikacji jest siłą rzeczy zaniedbywana. To generuje stres i poczucie porażki po obu stronach procesu rekrutacyjnego

– komentuje Katarzyna Trzaska.

Automatyzacja jako odpowiedź na wypalenie

Inwestycja w narzędzia wspierające rekrutację (m. in. systemy ATS) staje się nie tyle udogodnieniem, co koniecznością dla firm, które chcą prowadzić skuteczne i profesjonalne procesy rekrutacyjne. Usprawnienie procesu publikacji ogłoszeń i preselekcji CV, zautomatyzowanie komunikacji z kandydatami czy procesu umawiania spotkań rekrutacyjnych to dla rekruterów zastrzyk dodatkowego czasu. Godziny oszczędzone na manualnych, administracyjnych czynnościach można zainwestować w działania wymagające kompetencji miękkich i strategicznego myślenia, takich jak budowanie relacji z kandydatami czy współpraca z menedżerami zatrudniającymi.

Nie możemy oczekiwać od rekruterów, że nieustannie będą zwiększać swoją wydajność przy stale rosnącej liczbie zadań. Rozwiązaniem jest mądrzejsza praca, a nie cięższa. Inteligentne narzędzia, które automatyzują przeglądanie CV czy wysyłkę informacji zwrotnej, uwalniają czas rekrutera na to, co w jego pracy jest najważniejsze: na rozmowę, ocenę kompetencji i bycie partnerem dla biznesu. To inwestycja nie tylko w efektywność, ale przede wszystkim w dobrostan i utrzymanie w organizacji kluczowych specjalistów HR

– podkreśla Aleksandra Hoja, ekspertka eRecruiter.

W poszukiwaniu równowagi

Problem przeciążenia i wypalenia zawodowego wśród rekruterów jest realnym wyzwaniem, napędzanym przez skalę procesów rekrutacyjnych w kluczowych sektorach gospodarki. Skutki tego zjawiska, takie jak wydłużony czas kontaktu z kandydatem czy wysoki odsetek niesprawdzonych aplikacji, negatywnie rzutują na efektywność rekrutacji i wizerunek pracodawców. Drogą do odciążenia zespołów HR i zapewnienia wysokiej jakości procesów jest inwestycja w technologie, które automatyzują powtarzalne czynności i pozwalają specjalistom skupić się na strategicznych, międzyludzkich aspektach ich pracy.

______

O badaniu

Raport „Rekrutacyjne KPI 2025” to trzecia edycja analizy przygotowanej przez eRecruiter i Great Digital. Publikacja została opracowana na podstawie danych z systemu eRecruiter pochodzących z okresu od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 roku. Analizie poddano ponad 10,5 miliona aplikacji przesłanych w odpowiedzi na blisko 126 tysięcy projektów rekrutacyjnych prowadzonych przez ponad 2500 firm z 25 branż. Wskaźnik satysfakcji kandydatów (NPS) opiera się na wynikach ponad 3900 ankiet. Partnerem merytorycznym badania jest Great Digital, agencja specjalizująca się w analityce i badaniach HR.