Poziom absencji chorobowej w Polsce wynosi średnio 266 milionów dni w roku. Tracą przez nią przedsiębiorstwa, gospodarka i, co najważniejsze, pracownicy. Dzięki rozpoznaniu przyczyn absencji i ich zniwelowaniu będziemy rzadziej sięgać po L4, bo zrozumiemy, że nikomu ona nie służy: ani pracodawcy, ani pracownikom.
Na czym polegają profesjonalne usługi redukujące absencję chorobową tłumaczy Mikołaj Zając z firmy Conperio, która od 2009 roku zajmuje się audytem absencji pracowniczej w przedsiębiorstwach.
Na czym polegają usługi wsparcia redukcji absencji chorobowej w firmie? Wielu może się wydawać, że chodzi o kontrolę pracowników i sprawdzenie, czy nie symulują choroby dla zwolnienia lekarskiego. Jak ma się to stereotypowe podejście do rzeczywistości?
To faktycznie błędne rozumienie działań mających na celu ograniczenie absencji chorobowej w przedsiębiorstwie. Oczywiście w wachlarzu naszych usług znajduje się też weryfikacja i analiza druków L4, ale to nie wszystko. Nasze działania rozpoczynamy przede wszystkim od przeprowadzenia audytu, w trakcie którego analizowane są czynniki mogące mieć wpływ na pojawienie się absencji chorobowej w firmie. Zbierane są dane dotyczące zwolnień chorobowych takie jak: w jakich miesiącach pracownicy najczęściej korzystają ze zwolnień oraz w których działach absencja występuje najczęściej. Rozpatrujemy wszystkie przypadki. Zebrane w firmie informacje porównujemy z danymi rynkowymi z innych, podobnych przedsiębiorstw. Nasz audyt jest uzupełniany o sugestie pracowników oraz nasze własne wnioski, które konstruujemy w oparciu o wieloletnie badania. Efektem naszej pracy są podpowiedzi i rozwiązania optymalizujące poziom absencji w firmie.
Na czym polega zbieranie sugestii od pracowników? Przeprowadzacie wewnętrzny wywiad i próbujecie uzyskać podpowiedzi dotyczące ograniczenia absencji z pierwszej ręki?
Chodzi o wypracowanie dialogu między pracownikiem a pracodawcą. Nikogo nie traktujemy przedmiotowo i każdemu dajemy możliwość wypowiedzenia się oraz aktywnego udziału w zmienianiu procesów zachodzących w firmie. Próbujemy dowiedzieć się, jakie zmiany zdaniem pracowników mogłyby zoptymalizować pracę przedsiębiorstwa. Co ważne, aby nasze mediacje były skuteczne, w redukcję absencji muszą się zaangażować wszystkie strony: dział HR, który dostarcza dane, zarząd, który te dane otrzymuje, a także pracownicy i ich bezpośredni przełożeni. Chciałbym też podkreślić, że współpraca z nami nie stanowi eksperymentu na pracownikach – czyli najważniejszych osobach w firmie budujących jej sukces, to realizacja wypracowanych standardów. Podczas mediacji pracodawca często po raz pierwszy ma okazję zapoznania się z indywidulanymi potrzebami swoich pracowników. Jako że większość firm, które obsługujemy, zatrudnia kilkaset osób, takie spotkanie stanowi naprawdę wyjątkową okazję do szczerej i konstruktywnej rozmowy.
Czy dzięki wzięciu udziału w takich mediacjach pracownicy mogą zyskać jeszcze w jakiś sposób?
Pracownicy zwykle zyskują najbardziej. Rola mediatora pozwala zebrać prawdziwe opinie o miejscu pracy, z którymi pracownicy często obawiają się zwrócić bezpośrednio do pracodawcy, a mediacja to moment, kiedy obie strony mogą pozwolić sobie na szczerość. Rozmowa przy jednym stole pracownika z pracodawcą w towarzystwie zewnętrznego mediatora eliminuje w pewnym stopniu również stres i zwiększa komfort pracy. To niezmiernie ważne w obecnych warunkach rynkowych, gdy coraz częściej pracownicy narzekają na depresję pracowniczą i wypalenie zawodowe. Mediacje pomagają też pracodawcom zidentyfikować obszary w firmie, które można udoskonalić. Pracownicy są zdrowsi fizycznie dzięki np. zoptymalizowaniu ustawienia urządzeń i maszyn w miejscu pracy tak, by nie były przyczyną chorób i zwolnień lekarskich. Dzięki rozmowom z pracownikami można też poznać ich potrzeby i na przykład wprowadzić elastyczne godziny pracy tak, aby pracownik mógł iść do lekarza, jeśli tego potrzebuje. Sztywne godziny pracy uniemożliwiają odbycie wizyty u specjalisty i generują dodatkowe zwolnienia. Ograniczenie absencji chorobowej w niektórych obszarach działalności firmy powoduje, że u pracowników pojawia się poczucie społecznej sprawiedliwości. Osoby, które od kilku lub kilkunastu lat nie były na zwolnieniu chorobowym, nie będą musiały już ponosić konsekwencji nieobecności osób nieuczciwie wykorzystujących swoje L4.
A co z efektami, które może odczuć kadra zarządzająca? Czy audyt absencji chorobowej wpływa na zmianę jej podejścia do pracowników?
Prowadzone przez nas działania pomagają uświadomić przedsiębiorcom potrzeby ich pracowników oraz wykryć najbardziej palące problemy. Staramy się wyeliminować zatory komunikacyjne, dlatego uwagi od pracowników trafiają bezpośrednio do osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie. Z naszym wsparciem pracodawcy szybko pozyskują wiedzę, jak zapewnić pracownikom to, czego potrzebują, a także jak zmotywować swoich podwładnych do tego, aby z większym zaangażowaniem wykonywali swoje obowiązki służbowe.
W czym jeszcze przejawia się usprawnienie działalności organizacji? I po jakim czasie przedsiębiorcy mogą zauważyć, że ich firma działa lepiej?
Efekty zależą od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, profil działalności, wielkość miasta, w którym firma funkcjonuje, staż pracy pracowników itp. Zyski związane z wdrożeniem procesu redukcji absencji chorobowej zależą też od poziomu zaangażowania w audyt. Redukując absencję chorobową firma może zaoszczędzić poprzez ograniczenie liczby roboczogodzin i zwiększenie produktywności, ponieważ procesy produkcyjne w firmie trwają dłużej, gdy odpowiedzialni za nie pracownicy przebywają na L4 i trzeba ich zastępować innymi. Efekty widać czasem od razu, zanim jeszcze podjęte zostaną działania terenowe, a w innych przypadkach udrażnianie procesów i eliminowanie zatorów komunikacyjnych przynoszące oszczędności trwa nawet kilka miesięcy. Nasz audyt pomaga też wykryć pewne problemy, które z czasem w firmie przestają być zauważalne, bo pracownicy po prostu przyzwyczajają się do nich. Mogą to być na przykład kwestie związane z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa pracy, zbyt duży hałas na hali produkcyjnej, kontrole tam, gdzie nie są potrzebne, brak dobrych relacji ze współpracownikami – te wszystkie sytuacje mogą być powodem stresu i absencji chorobowej.
W których gałęziach gospodarki najbardziej sprawdza się i jest najczęściej stosowany audyt absencji chorobowej? Czy usługi redukcji absencji można zastosować w każdej firmie?
Z usług redukcji absencji chorobowej firmy Conperio korzystają przedsiębiorstwa ze wszystkich gałęzi przemysłu i usług – są to zakłady produkcyjne, huty, branża automotive, HoReCa, a nawet bank. Ostatnio nawiązaliśmy współpracę z NZOZ zatrudniającym około 2000 osób. Wszędzie tam, gdzie zatrudnionych jest powyżej 20 osób, prędzej czy później pojawia się problem absencji chorobowej.
Pole działania i korzyści są więc ogromne, ale jak firmy podchodzą do usług kontroli absencji chorobowej? Traktują je jeszcze jako nowość na polskim rynku czy są może z nimi już oswojone?
Conperio stworzyło podwaliny pod świadome zarządzanie problemem absencji. Nasze procedury i metodyka są wynikiem wieloletniej pracy z klientami, instytucjami państwowymi i kancelariami prawnymi. Dysponujemy zaawansowanymi narzędziami IT do zarządzania i monitorowania absencji chorobowej. Obecnie jej analiza i weryfikacja stają się koniecznością dla działów HR, chociaż jeszcze kilka lat temu usługa stanowiła pewne novum. Dziś przedsiębiorcy rozumieją, że nasza praca niesie im czysty zysk.
Źródło: Wywiad przeprowadzony przez HRstandard z Mikołajem Zającem.
Kontrola L4 w jednostkach samorządowych oraz prywatnych firmach jest niezbędna. Zdarzają się sytuacje, kiedy pracownicy biorą chorobowe na opiekę nad dzieckiem, a nie zajmują się dzieckiem. To chore. Znam też inne przypadki.