Projekty HR i ich wdrożenie wymaga przygotowań. Trzeba wytypować obszary działalności firmy, których projekt będzie dotyczył, określić zakres projektu jaki będzie realizowany, a w końcu – harmonogram samego wdrożenia. To proces niełatwy, ale w ostatecznym rozrachunku przynoszący firmom wymierne korzyści. Najtrudniejszy, często niedoceniany etap to przygotowanie koncepcji biznesowej, czyli przełożenie i dostosowanie procesów funkcjonujących w firmie na działanie systemu. Stanowi to fundamenty wdrożenia projektu HR. Eksperci Quercus – Paweł Wysocki i Maciej Kabaciński podpowiadają, jakich błędów unikać podczas wdrażania projektu HR.
Paweł Wysocki: 1. Brak wsparcia decyzyjnego po stronie klienta
Praca nad projektem wdrożeniowym to praca zespołowa. W skład zespołu projektowego wchodzą zarówno przedstawiciele firmy wdrożeniowej, jak i reprezentanci klienta. Co ważne po obu stronach muszą to być osoby decyzyjne, bo czasem, zwłaszcza w tzw. krytycznych momentach, decyzję trzeba podjąć bardzo szybko, nie ma czasu na to, aż ktoś z zarządu ją podejmie. Do naszej części zespołu zawsze delegujemy konsultanta posiadającego takie kompetencje. Ale ponieważ wdrożenie robimy dla klienta, jest ono dopasowywane do jego potrzeb. Szybki i bezproblemowy przepływ informacji oraz krótki czas na podejmowanie decyzji po stronie klienta ma kluczowe znaczenie dla realizacji harmonogramu i powodzenia całego przedsięwzięcia.
Maciej Kabaciński: 2. Zła metodologia wdrożenia
Dobre wdrożenie musi być realizowane według wcześniej określonej metodologii zarządzania projektami. Zwykle są to duże przedsięwzięcia, istotne z punktu widzenia zarządzania firmą, więc od ich powodzenia zależy funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Istnieją różne metodologie pracy, my stawiamy na sprawdzoną w wielu projektach i stosowaną przez SAP, znaną metodologię ASAP, którą dostosowujemy do potrzeb każdego projektu i klienta (z uwagi na różne rozmiary projektów). Metodologia dzieli projekt na 5 faz:
- przygotowanie projektu,
- analizę przedwdrożeniową (budowa koncepcji biznesowej rozwiązania),
- konfigurację,
- testy, szkolenia i przygotowanie startu,
- start produkcyjny i wsparcie po uruchomieniu.
Pierwsze dwie fazy to okres zbierania i przekazywania informacji, identyfikacji procesów zachodzących w firmie, poszukiwania wąskich gardeł – tak, aby w kolejnych etapach ewentualne zagrożenia zniwelować i dobrać rozwiązania, które w sposób efektywny zapewnią płynność procesów w firmie, a przy tym będą odpowiadały na oczekiwania klienta i jego poszczególnych pracowników.
Paweł Wysocki: 3. Brak spójnej komunikacji, niedostateczny przepływ informacji
Można pieczołowicie opracować harmonogram pracy, wybrać najlepszą metodologię, określić cele biznesowe wdrożenia i utknąć w martwym punkcie, jeśli w zespole nie zapewnimy płynnego przepływu informacji. Komunikacja, zwłaszcza jeśli projekt dotyczy realizacji złożonego wdrożenia, obejmującego np. różne obszary działalności firmy, jest najważniejszym czynnikiem sukcesu. Jeśli nie ustalimy oczekiwań wszystkich grup, których będzie dotyczyć projekt, w finalnej wersji nie spełni on swojego zadania. Jeśli nie skonsultujemy z pracownikami założeń projektu, być może pominiemy istotne czynniki, o których bez pomocy osób na co dzień zajmujących się daną tematyką po prostu byśmy nie wiedzieli. Jeśli nie będziemy rozmawiać, wyjaśniać założeń oraz oczekiwanych rezultatów, możemy też napotkać wewnętrzny opór przed wdrożeniem.
Dodatkowo bardzo ważnym czynnikiem powodzenia projektu i jego odbioru w organizacji jest tzw. Zarządzanie Zmianą. To właśnie dlatego w Quercus kładziemy tak duży nacisk na rolę konsultanta SAP – powinien on być buforem i przekaźnikiem, dbać o przepływ informacji, o konsultacje oraz o takie przekazywanie informacji stronom, aby były one czytelne dla każdej z nich.
Maciej Kabaciński: 4. Brak precyzyjnie wytyczonego celu wdrożenia
SAP jest systemem, który pozwala na efektywne zarządzanie różnymi procesami w firmie i, co najważniejsze jest, jednym z niewielu systemów, które pozwalają na konfigurowalność procesów w różny sposób. Jednak, aby działał skutecznie, musi – jak każde narzędzie – realizować konkretny cel. Niestety często zdarza się, że firmy, które chcą wprowadzić SAP w obszarze HR, robią to bez wizji celu, jaki chcą osiągnąć. Tyle tylko, że to, co sprawdza się w jednej organizacji, niekoniecznie musi przynieść takie same rezultaty w drugiej. Bo ważne jest, jaki jest cel wdrożenia – czy chcemy ułatwić np. zarządzanie czasem pracy, wprowadzając elastyczny czas pracy? A może chodzi o odciążenie działu kadr w zakresie dotyczącym ewidencji i przyznawania urlopów? Czy też zależy nam, aby wiele systemów, na których pracują spółki-córki, spiąć jednym, pozwalającym na zarządzanie kwestiami kadrowymi z dowolnego miejsca? Każdy ze wspomnianych projektów ma inny cel i każdy wymaga innego nakładu pracy, innych narzędzi oraz – co bardzo ważne – innego horyzontu czasowego.
Paweł Wysocki: 5. Brak podejścia projektowego
W przeciwieństwie do bieżącej, operacyjnej działalności, projekt jest przedsięwzięciem szerszym, a osoby go realizujące mają często nadane inne kompetencje niż te, które im przysługują w bieżącej działalności. Brak podejścia projektowego to np. dodanie danego przedsięwzięcia do bieżących działań jakiejś osoby lub grupy osób, bez określenia ich zależności i zakresu obowiązków. Na dłuższą metę taki model po prostu się nie sprawdza. Osoby pracujące nad projektem wdrożenia systemu SAP w obszarze HR powinny temu zadaniu poświęcić gros swojego czasu pracy. Idealnie byłoby, aby w trakcje realizacji projektu zespół projektowy skupił się wyłącznie na zadaniach z nim związanych. Rozumiemy jednak, że nie zawsze jest to możliwe. Dlatego ważne jest stworzenie zespołu i rzeczowy podział kompetencji pomiędzy jego członkami oraz wyznaczenie koordynatora całości, który będzie współpracował z każdą ze stron.
Maciej Kabaciński: 6. Realizacja zamkniętego projektu HR
Przystępując do pracy nad projektem HR trzeba mieć wyraźnie określoną wizję, w jaki sposób wdrożenie to wpłynie (ma wpłynąć) na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Zdarza się, że firmy zapominają, iż kwestie związane z szeroko rozumianym HR nie ograniczają się tylko do zadań realizowanych w samym dziale kadr, lecz sięgają dalej. Mogą na przykład dotyczyć komórek zajmujących się planowaniem produkcji w fabryce, albo generowaniem raportów czy tworzeniem kokpitów menadżerskich. Dlatego pierwsze etapy pracy nad projektem poświęcamy na zebranie informacji o rzeczywistych potrzebach i oczekiwaniach poszczególnych grup pracowniczych. Następnie na analizę wpływu wdrożenia na procesy zachodzące w firmie i na wyłapywanie także tych, nieuwzględnionych w ogólnych założeniach – jednostek i funkcji projektu, które powinny być nim objęte dla jak najlepszego funkcjonowania całości.
Paweł Wysocki: 7. Pozorne oszczędności
Niestety powiedzenie „kto mało płaci, dwa razy płaci” ma zastosowanie także w przypadku wdrożeń SAP. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy firma wdrożeniowa posiada status partnera SAP oraz sprawdzić jej referencje i portfolio. Dobrym sposobem na praktyczną weryfikację wiedzy dotyczącej systemu oraz firmy konsultingowej jest spotkanie na wizycie referencyjnej z osobami, które już ten system użytkują.
Istotna jest również informacja o tym, czy dana firma realizuje także autorskie projekty i wdrożenia, czy dynamicznie rozwija się w ostatnich latach. Zdarza się także, że klienci decydują się na niesprawdzone, tańsze technologie, które po jakimś czasie okazują się nieefektywne, bo np. są nieelastyczne, więc systemu nie można rozszerzyć o kolejne moduły. Napotykając na takie ograniczenie, nie mamy innego wyjścia, jak wdrożyć kolejny system. A każde nowe wdrożenie jest droższe niż rozbudowanie istniejącego i funkcjonującego rozwiązania. Wiąże się też z wyższymi kosztami szkoleń pracowników, co nie jest bez znaczenia Maciej Kabaciński: 8. Nietrzymanie się harmonogramu
Dobrze określony harmonogram pracy na poszczególnych etapach wdrożenia jest zasadniczym elementem powodzenia całego projektu. Co ważne obowiązuje on nie tylko stronę wykonawczą, ale i zlecającą. Dobrze opracowany plan pracy uwzględnia możliwe opóźnienia związane ze zdarzeniami losowymi, wystąpieniem nieprzewidzianych awarii itp. Jednak często opóźnienia wynikają z przyczyn osobowych, zmienionych procedur, nieprzewidzianych na etapie opracowywania harmonogramu urlopów czy zwykłego opóźnienia decyzji. Każdy taki przestój wpływa na realizację całego planu i na ostateczne koszty całego wdrożenia.
Źródło: Quercus Sp. z o.o
