Siedzisz właśnie przy biurku? Rozejrzyj się wokół siebie. Czy na blacie panuje idealny ład, a wszystkie drobiazgi są uporządkowane? A może otaczają cię sterty dokumentów, karteczek z notatkami i wypisanych długopisów? To, jak wygląda twoje miejsce pracy mówi o tobie więcej, niż ci się wydaje.
Miejsce pracy często traktujemy jak drugi dom. Nic w tym dziwnego, bo przecież spędzamy tam co najmniej jedną trzecią dnia. Dlatego biurko często jest dla nas przestrzenią bardzo osobistą. W dodatku pracodawcy coraz częściej rezygnują z ingerowania w to, w jaki sposób je aranżujemy. Czy to znaczy, że nasze stanowisko pracy nikogo nie interesuje i nie musimy przywiązywać wagi do tego, jak wygląda? Wręcz przeciwnie – często właśnie na tej podstawie oceniają nas nie tylko współpracownicy, ale też szefowie i klienci. Dlatego, choć Dzień Sprzątania Biurka będziemy obchodzić dopiero w styczniu, warto zająć się tym już teraz.
Charakter schowany między dokumentami
Tak naprawdę ilu ludzi, tyle biurek. Można jednak wyróżnić wśród nich pewne grupy. Psycholog Cary Cooper przeanalizował wygląd stanowisk pracy i zachowania ponad 2 tys. osób z całej Europy. Na tej podstawie wyróżnił pięć typów osobowości: fanatyka, konsekwentnego człowieka rodziny, nowoczesnego lidera, animatora biurowego i chaotyczną trąbę powietrzną. Na biurkach osób, które należą do tej ostatniej grupy, można znaleźć praktycznie wszystko. Nie tylko służbowe dokumenty i notatki, ale też gazety, pocztówki, rysunki dzieci, jedzenie, kosmetyki… A wszystko to pogrążone w artystycznym nieładzie. I choć eksperci wskazują, że w wielu przypadkach w takiej przestrzeni świetnie odnajdują się osoby kreatywne, to zwykle wśród ich głównych cech współpracownicy i przełożeni wymieniają niezorganizowanie i chaotyczne działanie.
Na drugim biegunie są ci, których biurka można określić jednym słowem – pokazowe. Nie znajdziemy na nich żadnych prywatnych rzeczy, a jedynie komputer, służbową korespondencję i dokumenty (ale tylko te najważniejsze lub wymagające jeszcze przejrzenia) czy inne niezbędne elektroniczne gadżety. Tutaj rządzi minimalizm i sterylny wręcz porządek. W efekcie właściciela takiego miejsca pracy zwykle uznaje się za osobę skupioną na swoich obowiązkach, zdyscyplinowaną i konkretną. Niektóre osoby mogą jednak uważać go także za służbistę.
Zorganizuj się
Jak wobec tego powinno wyglądać miejsce pracy? By odpowiedzieć na to pytanie, powinniśmy przede wszystkim zorientować się, czy w tej kwestii w naszej firmie panują określone zasady. Jeśli nie – przyjrzyjmy się biurkom kolegów, a najlepiej przełożonego. Musimy też wziąć pod uwagę branżę, w jakiej pracujemy. Osoby wykonujące kreatywne zawody, jak na przykład graficy czy pracownicy agencji reklamowych zwykle mogą sobie pozwolić na większą swobodę niż ludzie zatrudnieni na przykład w bankach czy instytucjach państwowych.
Jeśli w naszej firmie nie obowiązują sztywne zasady, najlepiej poszukać „złotego środka” i zadbać przede wszystkim o uporządkowanie przestrzeni. Badania pokazują, że średnio co trzy minuty coś zakłóca naszą uwagę i odrywa od pracy, dlatego najpierw pozbądźmy się zbędnych przedmiotów i rozpraszających drobiazgów. Warto też przejrzeć wszystkie papiery, które trzymamy na biurku i w szufladach. Prosty i tani sposób na posegregowanie dokumentów, korespondencji czy notatek to korzystanie z teczek i skoroszytów. – Dobry pomysł to też oznaczenie segregatorów, dokumentów czy pojemników w biurkach za pomocą etykiet. W ten sposób przejrzyście zorganizujemy przestrzeń biurową i szybciej sklasyfikujemy wszystkie wydruki, a później łatwiej odnajdziemy te potrzebne – to bardzo ułatwia pracę i zarządzanie czasem. Najlepiej wybierać etykiety, które później z łatwością się usuwa lub zmienia ich pozycję, bez ryzyka zniszczenia papieru czy pozostawienia na nim śladów kleju. To szczególnie przydatne, jeśli naklejamy je tylko tymczasowo, żeby na przykład oznaczyć faktury do zapłacenia czy dokumenty, nad którymi w danym momencie pracujemy – mówi Zuzanna Lewandowska-Piec z firmy Avery Zweckform. – Zadrukowane etykiety można także wykorzystać na przykład przygotowując ważne raporty. Będą one nie tylko łatwiejsze do odczytania dla innych osób, ale też sprawią, że materiały będą wyglądały bardziej profesjonalnie – dodaje Z. Lewandowska-Piec.
Podczas organizacji swojego miejsca pracy pamiętajmy też o umiarze. Choć wiele osób chętnie korzysta z samoprzylepnych karteczek, by zapisać pilne sprawy do załatwienia czy ważne informacje, to trzeba uważać, by z nimi nie przesadzić. Nadmiar może bowiem sprawić wrażenie, że korzystamy z nich przypadkowo lub jesteśmy roztargnieni. Nie zapomnijmy także o uporządkowaniu biurowych przyborów takich jak długopisy, nożyczki czy zszywacze. I ostatnie, choć tak naprawdę najważniejsze – pamiętajmy o tym, by nie przesadzić z eksponowaniem prywatnych drobiazgów oraz dbajmy o utrzymywanie biurka w czystości.
źródło: Avery Zweckform
