Okazuje się, że promowany w ostatnich latach multitasking wcale nie jest dobry dla naszego mózgu. Robienie wielu rzeczy na raz pod przykrywką produktywności w rzeczywistości nas męczy i może prowadzić do braku skupienia na konkretnej czynności. Co zatem robić, aby wykorzystać czas optymalnie bez rozmieniania się na drobne?
Koniec z robieniem kilku rzeczy jednocześnie
Twoja produktywność może spaść nawet o 40% tylko dlatego, że próbujesz robić wszystko naraz. Mózg nie został stworzony do tzw. multitaskingu. Badania Rubinsteina pokazują, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, robisz wszystko wolniej i paradoksalnie z większą ilością błędów, a na dłuższą metę po prostu szybciej się wypalasz. Jak uniknąć błędów w zarządzaniu czasem, aby nasz dzień był optymalnie wykorzystany, niezależnie od tego, jaki zawód wykonujemy?
Przerwy zamiast multitaskingu
– Należy zacząć od tego, że multitasking to generalnie mit. Wspomniany Rubinstein i jego zespół udowodnili, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, twoja wydajność spada nawet o 40%. Brak przerw w pracy to prosta droga do przeciążenia – mówi Jakub B. Bączek, mentor, autor książek i multiprzedsiębiorca.
Techniki zarządzania czasem, takie jak Pomodoro czy time blocking, są skuteczne, gdyż wymuszają na nas pauzy mające na celu odpoczynek. Wiemy, kiedy mamy wykonywać dane zadanie, a kiedy przestać.
– Warto także pamiętać o cyklach dnia, o cyklach swojej energii. Badania z Texas A&M University pokazują, że większość ludzi traci wydajność pod koniec dnia i pod koniec tygodnia, szczególnie w piątki. Warto więc w tym przypadku połknąć tę żabę, czyli najważniejsze zadania wykonać w pierwszej kolejności, rano lub w poniedziałek, wtorek, nawet gdy ich nie lubimy – tłumaczy Jakub B. Bączek.
Jak to jest więc z tym multitaskingiem? Robimy wiele rzeczy naraz, nie ustawiamy priorytetów? To dotyczy wielu osób. Zamiast skupić się na najważniejszych zadaniach, jednocześnie odpowiadamy na maile, rozmawiamy przez telefon, za chwilę mamy spotkanie, do którego nie jesteśmy przygotowani, więc staramy się coś na to poradzić. To prowadzi do frustracji, rozproszenia i oczywiście do tego, że nic nie jest zrobione do końca i porządnie.
– Profesor Daniel Kahneman, jeden z moich ulubionych autorów, noblista z 2002 roku mówił, że jeśli robimy coś tzw. systemem pierwszym, czyli rzeczy nawykowe, przykładowo wiążemy buty, zakładamy dziecku czapkę, wołamy psa, byśmy mogli wyjść na spacer, czyli rzeczy proste, takie, o których nie musimy zbytnio myśleć, to oczywiście można je łączyć. Możemy biegać i słuchać podcastu. Jednak jeśli chcemy zrobić coś systemem drugim – czyli ścieżką myślenia wolnego, bardziej ambitnie, refleksyjnie, strategicznie – to tutaj już multitaskingu nie polecam.
Nie tworzymy ważnego raportu czy bilansu, jednocześnie rozmawiając z prawnikiem i wołając pracownika do pokoju na rozmowę. Istotne zadania wymagają całkowitego skupienia. W ustalaniu priorytetów może pomóc podział zadań na ważne i pilne, ważne i niewymagające szybkiego działania oraz nieważne, czyli tzw. macierz Eisenhowera.
Twoja doba ma tylko 24 godziny
Druga kwestia, która bardzo przeszkadza w odpowiednim zarządzaniu czasem, to planowanie dnia, jakby miał mieć 28 godzin, nie 24. Chodzi o nadmierne wypełnienie kalendarza.
– Doba ma 24 godziny, kropka. Tyle samo ma dla Richarda Bransona, który podobno posiada 400 firm. Tyle samo mam ja i tyle samo ma każdy z nas, niezależnie czy jest królem Anglii, prezydentem USA czy Markiem Zuckerbergiem. Warto więc mieć do siebie trochę sympatii i empatii. Nie planować zbyt dużo, bo po prostu nasza efektywność bardzo wtedy spada, mamy za wiele na głowie.
Jak podkreśla Jakub B. Bączek, jeśli w ciągu dnia mamy trzy spotkania z klientami, trzy wystąpienia publiczne czy trzy rozmowy negocjacyjne, dokładanie kolejnych wymagających zadań może prowadzić do spadku energii i koncentracji. W rezultacie zrobimy więcej, ale niekoniecznie dobrze.
Jak zjeść słonia? Po kawałku!
Trzecie wyzwanie to prokrastynacja, czyli sławne „zrobię to później”. W przypadku dużych zadań dobrym rozwiązaniem jest dzielenie ich na mniejsze części.
– Jak zjeść słonia? Oczywiście po kawałku. To zabawne powiedzenie idealnie ilustruje technikę zarządzania czasem, która polega na tym, aby czasochłonne projekty dobrze rozplanować.
Jeśli mamy przykładowo napisać książkę, całe przedsięwzięcie może wydawać się przytłaczające. Gdy jednak podzielimy je na napisanie wstępu, poszczególnych rozdziałów i stworzymy plan na kolejne miesiące, zadanie staje się łatwiejsze do realizacji.
Pomocna może być także technika Pomodoro – okres skoncentrowanej pracy zakończony zaplanowaną przerwą.
Naucz się mówić „nie”
Czwartym często występującym problemem jest brak asertywności. Ktoś nas o coś prosi, natychmiast dostaje pomoc, uwagę i wpis do kalendarza. To sprawia, że problemy innych osób zaczynają wypełniać naszą przestrzeń.
Nie oznacza to, aby nie poświęcać czasu innym. Jednak robienie tego własnym kosztem może być szkodliwe.
– Asertywność to sztuka mówienia „nie”, ale też czasami sztuka mówienia „tak” sobie samemu. Zastanówmy się, czy nie za wiele bierzemy na swoje barki?
Jeżeli skupiamy się przede wszystkim na realizowaniu priorytetów innych ludzi, nasze własne mogą pozostać zaniedbane.
Delegowanie – klucz do zarządzania czasem
Ostatnią kwestią, szczególnie istotną dla przedsiębiorców i menedżerów, jest delegowanie. Wyznaczanie osób do realizacji zadań i przekazywanie im odpowiednich uprawnień jest jednym z podstawowych narzędzi skutecznego zarządzania czasem.
– W pracy i w domu zawsze czeka na nas mnóstwo rzeczy do zrobienia. Ale czy wszystko musimy wykonywać sami? Odpowiedź brzmi: nie. Jeśli masz pracowników i ty jako szef czy manager pracujesz po 12, 16 godzin dziennie, to być może problem jest właśnie z delegowaniem.
Delegowanie wymaga zaufania i wiary, że inni poradzą sobie z powierzonymi zadaniami. Robienie wszystkiego samodzielnie może być natomiast prostą drogą do przeciążenia i wypalenia.
W zarządzaniu czasem ważne jest, aby pracować efektywnie, a nie pracować ciągle. Bycie wciąż zajętym nie oznacza sukcesów ani dowiezionych zadań. Chodzi o systematyczność i skupienie na konkretnej czynności. Nie rozdrabniajmy się i szanujmy swój czas.
Jakub B. Bączek – mentor mistrzów świata i olimpijczyków, multiprzedsiębiorca, autor ponad 20 książek, wykładowca studiów MBA na Akademii Leona Koźmińskiego, ekspert telewizyjny i mówca inspiracyjny.
Źródła
Rubinstein, Meyer, Evans – Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching
https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/11518143/
Texas A&M University – Workers Are Less Productive And Make More Typos In The Afternoon, Especially On Fridays
https://stories.tamu.edu/news/2023/08/02/workers-are-less-productive-and-make-more-typos-in-the-afternoon-especially-on-fridays/
