Jest tylko jedna słuszna metoda na wypracowanie dobrego onboardingu dla nowych pracowników, którzy zawitają do naszej firmy. Nie da się tego zrobić w pojedynkę, siedząc za biurkiem. Nawet mimo posiadania dużego doświadczenia, dobrego zorientowania w firmowej rzeczywistości i szczerych chęci. Ten skuteczny sposób to włączenie pracowników w wypracowanie onboardingu.
Nic nie zastąpi wiedzy, jaką możemy pozyskać od naszych pracowników w zakresie mocnych i słabych stron obecnego wdrożenia do pracy – jeśli już takie mamy – lub w zakresie tego, co warto mieć w właśnie wypracowywanym po raz pierwszy procesie onboardingu, aby był on skuteczny i wartościowy. Praca za biurkiem i obserwacje to za mało. Konieczne jest wyjście do tych, których ten proces dotyczy.
Uczestnicy projektowania onboardingu
Dobrą metodą na wypracowanie onboardingu, do której zawsze namawiam moich klientów, jest zorganizowanie warsztatów, podczas których skupimy się na zaprojektowaniu takiego procesu. Zapraszam na nie pracowników firmy, a nie tylko zespół HR czy administracji, które dostały zadanie stworzenia onboardingu.
Perspektywa osób zatrudnionych w tych dwóch zespołach może być inna niż pracowników np. pracujących przy linii produkcyjnej, siedzących w biurze obsługi klienta czy przedstawicieli handlowych. Dlatego warto przemyśleć dobór uczestników, aby podczas warsztatów poznać opinie i pomysły reprezentantów różnych obszarów biznesowych w firmie.
Chętnie też zapraszam osoby, które niedawno zostały zatrudnione, aby poznać ich komentarze na temat wdrożenia, które zapewne jeszcze pamiętają. Tak dobrana grupa daje dobre podstawy do dalszej pracy nad konkretnymi pomysłami.
Metody wypracowania onboardingu
Oprócz klasycznych – i wciąż działających metod – jak burze mózgów, analiza czy benchmark, warto postawić też na bardziej kreatywne rozwiązania. Pomocny może być model 4C, podczas którego skupiamy się na zaplanowaniu działań w kilku obszarach. 4C to skrót do angielskich słów:
- compliance, czyli procedury (administracyjne kwestie, które musimy wykonać przy przyjęciu pracownika do pracy, np. umowa, email, login do komputera itp.),
- clarification, czyli wyjaśnienie zadań i celów (tu skupiamy się na przedstawieniu nowemu pracownikowi jego zadań i celu pracy),
- culture, czyli kultura (gdzie prezentujemy formalne i nieformalne zasady funkcjonowania pracownika w firmie),
- connection, czyli relacje (tu powinniśmy postawić na integrację nowego pracownika z zespołem, ale także z misją czy wizją firmy, aby je zrozumiał).
Warto podczas warsztatów przejść przez wszystkie te 4 elementy i zastanowić się, na jakim etapie wdrożenia i co z każdego z obszarów nowy pracownik powinien poznać i zapamiętać.
Kolejną metodą, która może nam pomóc, jest popularny design thinking. Możemy skorzystać z całego procesu albo z jego wybranych elementów. Ważne są 2 pierwsze etapy, czyli empatia i diagnoza potrzeb, aby dowiedzieć się jak najwięcej o tych, dla których projektujemy onboarding i dobrze określić ich potrzeby.
Następnie przechodzimy do generowania pomysłów, czyli szukamy rozwiązań na nasz onboarding. Zaangażowanie zaproszonych na warsztaty pracowników będzie tu bardzo pomocne. Z wielu zgłoszonych działań musimy wybrać kilka, by bliżej się im przyjrzeć podczas prototypowania. To etap tworzenia tego, co chcemy, aby się w naszym rozwiązaniu znalazło, by na koniec to przetestować – zaprezentować, poznać opinie innych uczestników warsztatów i sprawdzić, czy pomysł ma szanse odnieść sukces po wdrożeniu.
Jeśli chcemy wypracować onboarding tą metodą, warto zaprosić do pomocy doświadczonego moderatora. Co nie znaczy, że sami nie możemy spróbować skorzystać z wybranych elementów tego rozwiązania (takich jak np. generowanie pomysłów czy stworzenie mapy empatii), po lepszym poznaniu, o co w nich dokładnie chodzi.
Dobrze zaplanowany przebieg warsztatów i rozpisane kolejne zadania dla jego uczestników będą niezbędne. Podobnie jak wcześniejszy przemyślany dobór pracowników, których zaprosimy do wspólnego projektowania onboardingu.
Autor: Maja Biernacka, prowadzi agencję komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
