Piętrzące się stosy dokumentacji pracowniczej to rzeczywistość, z którą codziennie zderza się większość pracowników zajmujących się zasobami ludzkimi. Gromadzone w opasłych segregatorach, są piętą achillesową w niejednej polskiej firmie, zwłaszcza kiedy potrzebne jest znalezienie konkretnych danych. Tymczasem już od 1 stycznia 2019 roku takie akta mogą być przechowywane w formie całkowicie elektronicznej! Czy rzeczywiście digitalizacja teczek pracowniczych niesie ze sobą wymierne korzyści?
Wraz z początkiem nowego roku w życie weszła nowelizacja ustawy wprowadzająca skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat, a także możliwość ich elektronizacji. Zmiany te są korzystne dla przedsiębiorców przede wszystkim ze względu na oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ jeszcze do niedawna na koszty związane z prowadzeniem i przechowywaniem tych danych przez 50 lat wynosiły rocznie ok. 130 mln zł w skali całego kraju.
Digitalizacja dokumentacji pracowników to kolejny, ważny krok w stronę cyfrowej transformacji systemu. Co więcej, przejście na taką formę przetwarzania danych wcale nie jest trudne ani czasochłonne. Wystarczy tylko, że każdy dokument zostanie cyfrowo odwzorowany, np. za pomocą skanu i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co konkretnie zyskają przedsiębiorcy po podjęciu decyzji o zdigitalizowaniu akt swoich pracowników?
Szybki dostęp do wszystkich dokumentów
Przekopywanie się przez stosy papierów zabiera cenny czas i nierzadko powoduje ogromną frustrację. Tymczasem dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów można błyskawicznie przefiltrować i znaleźć konkretne dane posługując się określonymi słowami kluczowymi oraz tagami. Ponadto, dostęp do takiej dokumentacji jest stały i nieograniczony, czego z pewnością nie można powiedzieć o jej fizycznym odpowiedniku.
– Każdy przedsiębiorca wie, ile czasu potrafi pochłonąć poszukiwanie jednego zaświadczenia czy umowy. W elektronicznym archiwum taki proces trwa maksymalnie kilka sekund, a zaoszczędzony czas można wykorzystać na ważniejsze sprawy związane z prowadzeniem własnego biznesu – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Bezpieczeństwo danych ponad wszystko
O konsekwencjach związanych z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją firmową mówi się bardzo często. Ileż to razy bowiem na przedsiębiorców nakładane są sankcje za brakujące dokumenty, których zaginięcie jest tajemnicą poliszynela w obliczu wszechobecnej papierologii? Na szczęście, tak przykrym konsekwencjom niedociągnięć w organizacji biura można skutecznie zapobiec dzięki przeniesieniu akt z szafy do solidnie strzeżonej przestrzeni chmurowej.
– Elektroniczne archiwum dokumentów bije na głowę to fizyczne dzięki systematycznie i automatycznie tworzonym backupom. Przedsiębiorcy nie muszą się zatem obawiać, że w wyniku awarii sprzętu czy też roztargnienia pracowników stracą ważne dokumenty. Wszystko, co zostanie zdigitalizowane, można natychmiast odtworzyć w bezpiecznej przestrzeni chmurowej – tłumaczy Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Warto dodać, że elektroniczne teczki pracownicze umożliwiają szybkie usunięcie wszystkich danych po przekroczeniu określonego ustawą czasu ich przechowywania. W rzeczywistości oznacza to tyle, że zamiast tracenia czasu na niszczenie papierowych akt zgodnie z obowiązującymi procedurami, wystarczy tylko nacisnąć jeden przycisk.
Era mobilnych dokumentów
Pracownicy mają wgląd do swoich akt i nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że w przypadku fizycznych dokumentów procedura wnioskowania i wyszukiwania konkretnych arkuszy wcale nie trwa krótko. Sytuacja wygląda podobnie wówczas, kiedy pilnie potrzebna jest faktura kosztowa dla kontrahenta, a od czasu jej uzyskania zależeć może nawet relacja na linii klient – firma. Elektroniczne archiwum umożliwia bezproblemowe i szybkie udostępnianie kopii dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu przypisanego im miejsca w systemie.
– Jesteśmy tylko ludźmi, a to właśnie czynnik ludzki jest najczęstszą przyczyną zaniechań w obszarze zarządzania dokumentami. Wystarczy, że pracownik zapomni zwrócić umowę czy odłoży ją w zupełnie inne miejsce i już tworzy się jeszcze większy chaos organizacyjny. Powinniśmy korzystać z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, dzięki którym takie problemy zostaną automatycznie wyeliminowane – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Nie da się również ukryć tego, że w dobie rosnącej popularności pracy zdalnej, możliwość elektronicznego przetwarzania i obiegu dokumentów jest już niemal warunkiem utrzymania konkurencyjności na rynku. Trudno bowiem wyobrazić sobie zdalnego pracownika, który po każdy niezbędny dokument musi specjalnie pojechać do siedziby swojej firmy. Dlatego też bezproblemowy dostęp do dokumentów jest również ważnym aspektem employer brandingu i pozytywnie wpływa na relacje z pracownikami.
Elektroniczne archiwum dokumentów to inwestycja, która zaprocentuje wzrostem jakości pracy i poziomu zadowolenia samych pracowników. Niezależnie od wielkości firmy czy ilości zatrudnionych osób, warto podążać z duchem czasu i wprowadzać nowoczesne rozwiązania, które mają bezpośredni wpływ na szybkość i efektywność działania. Tym bardziej, że zmianie tej sprzyja polski system prawny, coraz intensywniej zmierzający ku całkowitej cyfryzacji. Przedsiębiorco, postaw na digital!
