W dniu 25 maja br. weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy, która reguluje kwestie monitoringu w miejscu pracy. Do tej pory problematyka ta nie była uregulowana wprost w przepisach prawa. Pracodawcy, którzy w praktyce często z monitoringu korzystali, musieli opierać się w tym zakresie jedynie na wytycznych orzecznictwa i doktryny. Nowe przepisy wprowadzają do polskiego porządku prawnego dwa główne rodzaje monitoringu w miejscu pracy: monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej. Ustawodawca dopuścił jednak również stosowanie innych form monitoringu.
Monitoring wizyjny
Nowy art. 22 (2) kodeksu pracy przewiduje, że pracodawcy dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, mogą wprowadzić monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy lub na terenie wokół zakładu pracy. Monitoring taki co do zasady nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni i pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nagrania obrazu pracodawcy mogą przetwarzać wyłącznie do wyżej wskazanych celów i tylko przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego okresu nagrania należy zniszczyć. Jedynie w przypadku, gdy nagranie obrazu stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu np. sądowym, termin przechowywania takiego nagrania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania.
Monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu
Z kolei nowy art. 22 (3) kodeksu pracy reguluje monitoring poczty elektronicznej, a także inne formy monitoringu bez ich szczegółowego definiowania. Może to być więc np. urządzenie GPS w samochodzie służbowym czy monitoring aktywności pracownika w internecie. Tego typu formy monitoringu mogą być stosowane wyłącznie w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz w celu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Należy podkreślić, że wbrew oczekiwaniom monitoring poczty służbowej nie może być wykorzystany w celu kontroli zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Takie rozwiązanie budzi wątpliwości. Ochrona np. tajemnicy przedsiębiorstwa wydaje się jednym z podstawowych celów, dla których pracodawcy chcą korzystać z monitoringu poczty służbowej. Ponadto ustawodawca zastrzegł, że monitoring poczty e-mail nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W praktyce może to znacznie utrudnić wykorzystanie tego rodzaju monitoringu. W sytuacji bowiem gdy pracodawca natknie się na korespondencję prywatną pracownika, nie będzie mógł jej do końca przeczytać, nawet w sytuacji, gdy wprowadził zakaz wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych.
W przypadku monitoringu innych urządzeń służbowych należy zachować szczególną ostrożność zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownicy mogą z nich korzystać także do celów prywatnych. Jeżeli np. pracownik korzysta z samochodu służbowego także do celów prywatnych, to urządzenie GPS za pomocą którego pracodawca kontroluje czas pracy pracownika, powinno mieć funkcję umożliwiającą jego wyłączenie po godzinach pracy. Pracodawca nie może bowiem kontrolować tego co pracownik robi w czasie wolnym od pracy. Stanowiłoby to naruszenie jego prawa do prywatności.
Jak to zrobić?
W celu wprowadzenia wszystkich powyższych form monitoringu należy odpowiednio zmienić wewnątrzzakładowe akty prawne (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub obwieszczenie, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy). W dokumentach tych pracodawcy muszą określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Pracodawcy mają również obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dodatkowo muszą przekazać każdemu nowemu pracownikowi, przed dopuszczeniem do pracy, informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Pracodawcy mają także obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Obowiązek tan należy wykonać nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Michał Włodarczyk – adwokat w zespole prawa pracy kancelarii BMSP Boryczko Malinowska. Specjalizuje się w prawie pracy, doradza podmiotom gospodarczym między innymi w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę, zawierania umów o zakazie konkurencji, monitoringu pracowników, równego traktowania, sporządzania wewnętrznych regulacji pracodawcy takich jak np. regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, a także reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa pracy. W swojej praktyce współpracuje blisko z działami HR.
