Idzie RODO, a z nim regulacje

Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło nowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO). Projekt przewiduje m.in. zmianę przepisów Kodeksu pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Przypomnijmy: w zeszłym roku Ministerstwo Cyfryzacji przedstawiło pierwszy projekt zmieniający przepisy Kodeksu pracy w tym zakresie. Co nowego przewiduje najnowsza propozycja?

Monitoring nie tylko wizyjny

Niewątpliwie pozytywną zmianą jest  uregulowanie zasad stosowania przez pracodawców różnych form monitoringu. Wcześniejszy projekt regulował jedynie monitoring wizyjny (za pomocą kamer), natomiast według nowych przepisów pracodawcy będą mogli stosować również monitoring poczty elektronicznej, a także inne formy monitoringu, jeżeli będzie to niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (może to być zatem np. monitoring za pomocą urządzeń GPS umieszczonych w samochodach służbowych, monitoring aktywności pracownika w internecie czy monitoring służbowych telefonów). Zmianę należy ocenić pozytywnie, albowiem już dzisiaj są to narzędzia stosowane przez pracodawców dość często, pomimo braku wyraźnej regulacji w przepisach prawa pracy. Z jednej strony nowe przepisy pozwolą zatem zabezpieczyć interesy pracowników przed dowolnym wykorzystywaniem monitoringu przez pracodawców, a z drugiej zwiększą bezpieczeństwo prawne samych pracodawców.

Co ważne zaproponowane przepisy zastrzegają, że monitoring poczty elektronicznej (i inne formy monitoringu służbowego sprzętu) nie mogą naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W związku z tym pracodawca nie będzie mógł przeczytać korespondencji prywatnej pracowników. Dlatego pracodawcy powinni zastrzec w swoich wewnątrzzakładowych aktach (np. regulaminie pracy), że poczta służbowa może być wykorzystywana wyłącznie do celów służbowych. W takiej sytuacji pracownik wiedząc, że może korzystać z poczty firmowej wyłącznie do celów służbowych oraz zdając sobie sprawę, że pracodawca stosuje monitoring poczty służbowej, nie może oczekiwać zachowania prywatnego charakteru swojej korespondencji.

Śledzenie 8-16/5

W konsekwencji nie będzie mógł również skutecznie zarzucać pracodawcy naruszenia tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności, bowiem pracodawca słusznie może domniemywać, że cała korespondencja znajdująca się w skrzynce firmowej jest korespondencją służbową i nie zawiera treści prywatnych. Jednakże w sytuacji, w której pracownik nie dostosuje się do zakazu i oznaczy w służbowej poczcie swoją korespondencję jako prywatną, pracodawca nadal nie będzie mógł jej przeczytać. Z kolei w przypadku monitoringu GPS, w sytuacji w której pracownicy mogą korzystać z samochodów służbowych także do celów prywatnych należy pamiętać, że urządzenia te powinny mieć funkcję umożliwiającą wyłączenie ich po godzinach pracy. Pracodawca nie może bowiem kontrolować tego co pracownik robi w czasie wolnym od pracy. Stanowiłoby to naruszenie jego prawa do prywatności.

Z kolei w przypadku monitoringu wizyjnego przesłanką jego zastosowania będzie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawcy będą mogli przetwarzać nagrania wyłącznie w celach wskazanych powyżej i tylko przez 3 miesiące (chyba, że będą one stanowić dowód w postępowaniu wówczas termin ten wydłuży się do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania). Po upływie tych okresów pracodawcy będą musieli usunąć nagrania.

Jak to zrobić?

Projekt nowelizacji przewiduje, że w przypadku wszystkich form monitoringu pracodawcy będą musieli ustalić cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. Pracodawcy będą musieli również poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a także przekazać każdemu nowemu pracownikowi informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, przed dopuszczeniem go do pracy. Nowe przepisy nakładają również na pracodawców obowiązek oznaczenia, w sposób widoczny i czytelny, monitorowanych pomieszczeń, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Należy również podkreślić, że w przypadku, w którym zastosowany monitoring ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, pracodawca przed zastosowaniem monitoringu będzie musiał dokonać oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych (art. 35 RODO).

Dane biometryczne

Podobnie jak poprzedni projekt, również obecny przewiduje możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracowników. Zgodnie z art. 4 pkt 14 RODO dane biometryczne są to dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczące cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej, które umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby. Przykładem takich danych są np. odciski palców, skan siatkówki oka czy geometria twarzy. Pracodawca będzie mógł pobierać tego rodzaje dane tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa, a dodatkowo w sytuacjach, w których podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. A zatem pracodawcy nie będą mogli wykorzystywać danych biometrycznych np. do ewidencji czasu pracy. W przeciwieństwie jednak do wcześniejszej propozycji pracodawca nie będzie musiał odbierać zgody pracowników na przetwarzanie tego typu danych.

Nie tylko zgoda, lecz także „korzystność”

Pracodawcy będą mogli co do zasady przetwarzać wyłącznie dane osobowe kandydatów do pracy i samych pracowników wskazane wprost w nowym art. 22¹ Kodeksu pracy. Będą to: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a w przypadku pracowników dodatkowo adres zamieszkania, nr PESEL, inne dane osobowe pracownika oraz dane osobowe dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca będzie mógł żądać podania innych danych osobowych, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Gromadzenie innych danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika będzie dopuszczalne wyłącznie za ich zgodą oraz tylko wtedy, gdy będzie to dla nich korzystne.

W praktyce przesłanka korzystności, której nie było we wcześniejszym projekcie, może utrudnić pracodawcom przetwarzanie niektórych danych osobowych na podstawie zgody. Nie zawsze będzie bowiem możliwe wykazanie, że przetwarzanie danych jest korzystne dla pracownika. Dotyczy to zwłaszcza tych danych osobowych, które do tej pory przetwarzane były na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Ponadto nowe przepisy rozstrzygają wprost, że pozyskanie danych za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, będzie mogło nastąpić zarówno z inicjatywy tych osób jak i na wniosek samego pracodawcy. Tym samym prośba pracodawcy o udostępnienie określonych danych osobowych nie będzie wpływać na ważność udzielonej zgody, co do tej pory było przedmiotem sporów z uwagi na nierówność stron stosunku pracy, którego silniejszą stroną jest pracodawca.

Co dalej ze „background check”?

Dodatkowo należy zauważyć, iż projekt art. 22² § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że przetwarzanie danych osobowych za zgodą kandydata lub pracownika dotyczy tylko danych osobowych udostępnionych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. W praktyce zapis ten może uniemożliwić stosowanie tzw. background check, czyli pozyskiwania danych osobowych od osób trzecich (np. od byłych pracodawców). Z kolei zgodnie z projektowanym art. 22³ Kodeksu pracy przetwarzanie danych szczególnych wskazanych w art. 9 ust. 1 i art. 10 RODO (np. danych ujawniających poglądy polityczne, przekonania religijne, stan zdrowia czy danych dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa) będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. A zatem pracodawcy będą mogli prosić np. o zaświadczenie o niekaralności wyłącznie gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku nałożonego przepisem prawa i tym samym zgodna kandydata nie będzie mogła być podstawą przetwarzania tego typu danych.

Należy podkreślić, że kształt omawianych przepisów może jeszcze ulec zmianie. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów do drugi kwartał tego roku, a nowa ustawa ma wejść w życie po upływie 30 dni od dnia jej ogłoszenia.


Michał Włodarczyk – adwokat w zespole prawa pracy kancelarii BMSP Boryczko Malinowska. Specjalizuje się w prawie pracy, doradza podmiotom gospodarczym między innymi w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę, zawierania umów o zakazie konkurencji, monitoringu pracowników, równego traktowania, sporządzania wewnętrznych regulacji pracodawcy takich jak np. regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, a także reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa pracy. W swojej praktyce współpracuje blisko z działami HR.

3 komentarze
  1. Reply
    mariusz 30 stycznia 2019 at 01:10

    i bardzo dobrze że to jest uregulowane w prawe pracy my od wielu lat korzystamy z monitoringu gps od transmobil w samochodach służbowych , fajnie że ta niechec jest już za nami.

  2. Reply
    Michal 29 kwietnia 2019 at 20:47

    No i dobrze odkąd zamontowałem w sluzbowkach lokalizator zaczęliśmy wreszcie oszxzezdzac pieniądze na paliwie i o wiele lepiej jest tez jeżeli chodzi o prace papierkowa

  3. Reply
    Michał 30 kwietnia 2019 at 23:58

    Rodo słuszna sprawa zreszta jak sam lokalizator gps fajnie ze ktoś pomyślał żeby to uregulować ja korzystam z Transmobil

Skomentuj

Wystarczy 5 sekund aby być zawsze na bieżąco.

Zapisz się do naszego newslettera tutaj:

Informacje o najciekawszych artykułach i nowościach w świecie HR.





Dziękujemy za zapisanie do naszego newslettera. Od teraz będziesz na bieżąco ze światem HR.

Share This
HRstandard.pl
Login/Register access is temporary disabled