Strona główna » Komunikacja » Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

KomunikacjaWiedza

Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

redakcja

15 sierpnia 2017

Obecnie rynek pracy i sytuacja gospodarcza wymusza nowe sposoby organizacji pracy. Coraz częściej mamy do czynienia z rozproszonymi zespołami. Bywa, że nawet w ramach jednej organizacji współpracujący ze sobą pracownicy nie przebywają w jednym biurze, a nawet w ogóle się nie widują. Najłatwiej zobrazować czym jest zespół rozproszony, patrząc na zespoły sprzedaży. Zresztą właśnie od terenowych zespołów sprzedaży zaczęło się funkcjonowanie tego zjawiska. Zarządzanie takim zespołem to duże wyzwanie, ponieważ trzeba skoordynować działanie wielu osób, z którymi nie ma bezpośredniego kontaktu. O czym zatem warto pamiętać?

Pojawienie się zjawiska zespołów rozproszonych można wiązać z procesami, takimi jak: globalizacja obszaru działania firm, budowa centrów ekspertyzy, czy też powstawanie wyspecjalizowanych startupów. Wszystko to powoduje zmiany w organizacji pracy. Zespoły rozproszone, niezależnie od tego w ramach jakiej firmy istnieją, pracują jak tradycyjne zespoły zadaniowe, z tym że często mają ze sobą jedynie kontakt wirtualny lub też widują się sporadycznie.

Zespoły rozproszone funkcjonują np. organizacjach matrycowych. Często występuje w nich sytuacja, że w ramach projektów zespoły pracują pod nadzorem szefów projektowych, którzy niejednokrotnie operują z innego biura, a do tego podlegają managerowi w lokalnym oddziale firmy. Inny przykładem są startupy, w ramach których często powstają zespoły rekrutujące się z osób o różnej specjalizacji, pracujących z różnych biur, a nawet miast i krajów. Zdarzają się również zespoły projektowe składające się z osób z różnych firm czy organizacji, które współpracują w ramach konkretnego zadania w określonym czasie.

Zalety i wady

Praca z wykorzystaniem zespołów rozproszonych ma wiele zalet: pozwala na rekrutację profesjonalistów w ramach całej organizacji lub nawet poza nią, likwiduje ograniczenie korzystania wyłącznie z osób z jednego biura czy kraju. Umożliwia czerpanie z dużo większych zbiorów doświadczeń i kreatywności oraz pozwala na elastyczną rozbudowę zespołu pod kątem pojawiających zadań. Nie bez znaczenia pozostaje również dostosowanie do zmian pokoleniowych współczesnych pracowników, gdzie pokolenie Y i Z, bardzo często wskazuje jako element motywujący możliwość pracy przy różnorodnych projektach z możliwością jej wykonywania z domu, czyli Home Office.

Z drugiej jednak strony należy być świadomym wyzwań jakie stwarza taka organizacja zespołu, które związane są z jego zarządzaniem. Do największych należą te z obszaru komunikacji, synchronizacji pracy wszystkich członków zespołu oraz bieżącego kierowania, rozliczania i motywowania.

O czym trzeba pamiętać?

Dla maksymalizacji efektów pracy z zespołem rozproszonym, trzeba pamiętać o kilku podstawowych zasadach, w wielu miejscach identycznych jak te dla zespołów tradycyjnych:

1. Jasna definicja celów

Jest to istotne w przypadku każdej pracy zespołowej, ale szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych, ponieważ komunikacja w nich nie może być tak bezpośrednia i codzienna jak w przypadku zespołu, który zajmuje ten sam pokój. Nie ma po prostu możliwości, aby zwołać wszystkich i omówić projekt.

W przypadku zespołu rozproszonego warto jasno zakomunikować zadania na kilku poziomach. Należy:

• Jasno przedstawić wizję celu projektu – „do czego zmierzamy?”
• Jasno określić kluczowe role członków zespołu, czyli kto jest ekspertem od jakiej dziedziny, kto za co odpowiada.
• Cel projektu warto rozbić na kamienie milowe projektu (milestones).
• Milestone’y zaś na zadania (tasks) dla poszczególnych członków zespołu.

Zarówno cel projektu, jak i kamienie milowe, czy też zadania, powinny być określone  poprzez parametry, takie jak:

• Czas wykonania: powinny być osadzone w czasie, czyli wszyscy członkowie zespołu powinni wiedzieć, do kiedy określony element należy dostarczyć.
• Produkty: należy określić jak powinien wyglądać efekt danego etapu projektu, czyli co powstanie na jego koniec.
• Osoby odpowiedzialne: kto, odpowiada za wykonanie określonego etapu.

Ważne jest odpowiednie zrozumienie powyższych przez cały zespół, dlatego już na etapie definiowania celów i podziału zadań warto sprawdzić jak rozumieją je poszczególne osoby. Można np. poprosić, aby każda z nich podsumowała cel zespołu oraz przedstawiła jaka jest jej rola.

Wyznaczenie zadań to jedno, ale równie ważne w zespole rozproszonym jest bieżące monitorowanie i rozliczanie realizacji zadań. Jest to szczególnie istotne na początku istnienia zespołu, kiedy krystalizują się zasady jego funkcjonowania. Wtedy członkowie doświadczają co oznacza realizacja zadania w dacie granicznej i jak ważny jest każdy szczegół dostarczanego produktu w stosunku do ustalonego celu. Taki stały monitoring na początku projektu, wyznacza granice i kształtuje zasady na całość trwania projektu.

2. Warto doprowadzić do fizycznego spotkania

Zaobserwowano, że ludzie, którzy choć raz mieli fizyczny kontakt ze sobą, łatwiej się ze sobą komunikują. Biorąc pod uwagę, że komunikacja w zespole rozproszonym stanowi największe wyzwanie, warto doprowadzić do choć jednorazowego spotkania zespołu, aby ułatwić jego członkom przyszłą pracę. Oczywiście idealnie, gdyby udało się to zrobić w początkowej fazie prac. Warto również pielęgnować ten kontakt, organizując cykliczne spotkania, raz lub dwa razy do roku. Spotkanie takie może mieć charakter warsztatu, przy szczególnie ważnym elemencie projektu, np. etap planowania prac lub podsumowania pewnego etapu.

3. Korzystaj z najnowocześniejszych technik komunikacji

Ten sam trend, który powoduje powstawanie zespołów rozproszonych, generuje falę rozwoju narzędzi komunikacyjnych. Warto zdecydować się na kilka, z których będzie korzystać cały zespół, upewniając się wcześniej, że ich używanie jest możliwe i zrozumiałe dla wszystkich.

Główne obszary o jakich warto pomyśleć to:

• Telekonferencje i videokonferencje: zobaczenie na „żywo” lub przynajmniej usłyszenie osoby, z którą współpracujemy zawsze zwiększa zaangażowanie i polepsza komunikację. Istnieje wiele narzędzi, o różnej skali możliwości i zastosowań. Warto zainwestować czas i wybrać to najlepsze, dopasowane do zespołu i jego celów, pamiętając o takich niuansach jak np. to, że Skype dla Firm nie jest w pełni kompatybilny ze Skype dla użytkowników indywidualnych.

Warto również używać narzędzi umożliwiających prezentowanie omawianych plików dla wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym.

• Zarządzanie projektem: ważne jest, aby wszyscy członkowie zespołu mieli dostęp do planów projektu, kalendarza czy innych narzędzi do pomiaru realizacji zadań. Każdy z członków powinien mieć możliwość komunikowania zagrożeń i komentowania postępów prac. Istnieje wiele aplikacji realizujących te cele, np. Producteev, Asana, które polecamy przy realizacji „codziennych zadań” i mniej złożonych projektów. Dla bardziej złożonych projektów można rozważyć Teamwork lub Wrike – bardziej profesjonalne narzędzia, o zaawansowanej strukturze planowania projektów, np. z użyciem Gantta.
• Codzienna komunikacja: coraz częściej zespoły wybierają szybszą komunikację niż e-mail i używają chatów, typu Google Talk, czy Slack. Ten ostatni szczególnie zasługuje na uwagę, ze względu na ogromną dostępność wtyczek i rozszerzeń. Slack to właściwie ekosystem służący do komunikacji.
•  Dyskusje w zespole rozproszonym: Warto określić czego będziemy używać podczas telekonferencji do współkreowania rozwiązań czy dyskusji, oczywiście w zależności od ich rodzaju. Na przykład podczas dyskusji na temat biznesplanów można korzystać z Arkuszy na Google Docs, a podczas kreowania rozwiązań można użyć rozwiązań do wspólnego rysowania, typu Whiteboard.

4. Zasady komunikacji

W każdym projekcie, a już szczególnie przy zespołach rozproszonych, trzeba na początku jednoznacznie zdefiniować zasady wzajemnej komunikacji. Przykładowo zakresy tematów omawianych przez maile, telefony, smsy, chaty, videokonferencje, a także standardowy czas i formę reakcji. Sposobów komunikacji jest sporo, warto określić i stosować priorytetyzację. W zależności od złożoności zespołu, celu, rodzaju projektu, opłaca się zakomunikować jakiego rodzaju narzędzia do czego używamy, np. przy projektach bardziej kreatywnych można stosować więcej miękkich narzędzi typu videokonferencja czy telefony, natomiast przy projektach, w których konieczne jest zachowanie większego stopnia poufności, warto szyfrować wszystkie przesyłane załączniki.

5. Motywacja

Na koniec, należy pamiętać o motywowaniu zespołu. Warto promować pracę, kreując swego rodzaju merytokrację. Ducha zespołu w jakim członkowie szanują wzajemnie swoje umiejętności i zdobywają szacunek, dostarczając wysokiej jakości produktów. Warto używać najnowszych zdobyczy nauki i technologii, używając mechanizmów Grywalizacji, doceniając każdy krok w kierunku realizacji celów. Np. w Slack dostępne są integracje z systemami typu HeyTaco, czy Bonusly.

Z naszego doświadczenia wiemy, że praca w zespole rozproszonym jest wyzwaniem, ale dobrze poprowadzona, daje świetne rezultaty. Skala wyzwań biznesowych oraz prędkość zmian otaczającego świata, determinują konieczność nowego podejścia do pracy zespołowej, jako warunek bycia konkurencyjnym. Pro Business Solutions od 8 lat pracuje w takim zespole, tworząc produkty IT. Realizuje projekty doradcze i szkoleniowe dla największych światowych marek i do tego już w kilkunastu krajach.

Autor: Adam Beniowski, Pro Business Solutions