HR Case Study: film rekrutacyjny

7 marca 2017

Był koniec maja 2016 r., gdy zorientowaliśmy się, że nie możemy tego dłużej odwlekać. Każdy usiadł na swoim miejscu i zaczęliśmy spotkanie.

– Musimy zrekrutować nowych rysowników! Ja już nie wyrabiam sama! Nie damy rady, gdy dojdą jeszcze nowe projekty…! – powiedziała nerwowo Klaudia.

Pokiwaliśmy z Michałem głowami. Zaczęła się dyskusja.

To może oferta pracy na stronę? To może film? A ile czasu to zajmie? Czy my w ogóle wiemy jak to robić? A ja pamiętam ze studiów, że mam jakieś materiały o rekrutacji… A skąd weźmiemy chętnych? A kiedy Klaudia to zrobi, skoro jest tak zawalona robotą? Pamiętajcie, że zaraz jedziemy na urlop. A przecież w przyszłym tygodniu konferencja!

Nikt nie palił się do rozpoczęcia rekrutacji. Zdawaliśmy sobie sprawę, jak żmudny i wieloetapowy jest to proces. Zwłaszcza gdy poszukujesz osób z branży kreatywnej. Wątpiliśmy, czy damy w ogóle radę znaleźć wystarczająco dużo chętnych. Ale nie mieliśmy wyjścia.

Usiadłem przed komputerem i przygotowałem standardową ofertę pracy z cyklu „Opis firmy/ Odpowiedzialność/ Wymagane umiejętności/ Oferujemy”. Nie było to złe. Ale nikogo z nas nie przekonywało. Skoro mamy trafić do osób z branży kreatywnej, powinniśmy to zrobić kreatywnie.

Mieliśmy parę ogólnych pomysłów, ale żadnego konkretnego rozwiązania. Zakończyliśmy spotkanie obietnicą, że każdy zastanowi się nt. tego, co możemy przygotować.

Wieczorem Klaudia poczuła przypływ weny. Poszła do biura, odpaliła kamerę i spontanicznie opowiedziała kogo nam potrzeba w firmie. Gdy następnego dnia przyszedłem do biura, dowiedziałem się, że film rekrutacyjny jest już prawie jest gotowy. Klaudia musi tylko domontować parę scen.

– O. Pamietam, że padł pomysł filmu, ale nie sądziłem, że tak szybko go zrealizujemy!

– Zobaczysz, jest naprawdę fajny.

Poczekałem parę godzin i przekonałem się, że miała rację. Czułem, że to jest to. Udostępniłem film na naszym fanpage’u i już po kilkunastu minutach odzew był niesamowity. Po 48 godzinach byliśmy już pewni, że bez problemu zrealizujemy nasz cel rekrutacyjny.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do lektury naszego HRowego Case Study.

Problem

Klaudia potrzebowała nowych rysowników do pomocy. I to szybko. Produkujemy filmy rysunkowe dla biznesu i ze względu na stale rosnącą liczbę projektów potrzebowaliśmy wsparcia. Było to o tyle trudne, że praca rysownicza w ramach ExplainVisually.co różni się od standardowych zadań stawianych przed rysownikami. Dlaczego?

Trzeba rysować na żywo, co zmniejsza ilość możliwych poprawek. Terminy są często napięte, co wymaga umiejętności pracy pod presją czasu. Ważna jest też świadomość ograniczeń naszej „handmade’owej” techniki filmów, żeby nie odlatywać z fantazją w pomysły, których i tak nie możemy zrealizować. Mówiąc krótko – potrzebowaliśmy bardzo odpowiedzialnych i mocno osadzonych w realiach biznesowych artystów (co według niektórych jest oksymoronem).

Wiedzieliśmy również, że nasza grupa docelowa, w której szukaliśmy współpracowników, jest uczulona na przesadnie oficjalny język. Dlatego wszelkie reżyserowane filmy, klasyczne oferty na Pracuj.pl czy promocja na LinkedIn odpadały.

Ze względu na fakt, że nasza firma wciąż ma dość kameralny klimat, źle dobrana osoba mogłaby znacząco wpłynąć na naszą działalność. Zarówno pod kątem atmosfery, jak i działalności operacyjnej. A szukanie zastępstwa, to kolejne stracone dni czy tygodnie. Stawka była więc wysoka.

Cel

Potrzebowaliśmy minimum 3 pracowników, których moglibyśmy wdrożyć w ciągu 1-2 dni. Czyli niemal od zaraz.

Poza praktyką w rysowaniu, profesjonalizmem, otwartością na nowości i doświadczenie oraz umiejętnością działania pod presją czasu, niezwykle ważna była dla nas kreatywność kandydatów. Nie bez znaczenia było również dopasowanie do naszej firmowej (czyli nieco domowej) atmosfery, a więc istotne też było to, jak komunikatywny jest kandydat i czy ma poczucie humoru.

Rozwiązanie

Rekrutacja została podzielona na fazę zbierania zgłoszeń, zadanie rekrutacyjne (wymagające kilka czy nawet kilkanaście godzin pracy i dużej dozy kreatywności) oraz rozmowę telefoniczną.

Stworzyliśmy film, który przekazuje przyszłym pracownikom:

Obszar działalności naszej firmy,
Atmosferę w firmie,
Sylwetkę przyszłego szefa,
Obrazowe wyjaśnienie stanowiska i procesu produkcji naszych filmów.

Na samym końcu filmu umieściliśmy adres mailowy, na który należało się zgłaszać. Zależało nam aby aplikujący obejrzeli film do końca, ponieważ dawało nam to pewność, że zrozumieli charakter tego dość niecodziennego stanowiska.

A film wyglądał tak:

Mieliśmy już film. Teraz trzeba było zdecydować o kanałach dystrybucji.

Na pierwszy ogień padł Facebook. Wybór wynikał z naszego określenia grupy docelowej. Rysownicy raczej nie kojarzyli nam się z osobami, które mają konto na LinkedInie i wypatrują ciekawych ofert na tamtejszym newsfeedzie. Podobnie oceniliśmy szanse, że regularnie odwiedzają portale z ogłoszeniami.

W ramach Facebooka wykorzystaliśmy następujące kanały:

Firmowy profil (w tamtym czasie: ok. 800 lajków),
Prywatne profile 3 członków naszej ekipy, zaangażowanych w pracę z przyszłymi pracownikami,
Grupy dla studentów ASP i rysowników.

Film został udostępniony jako Facebook Video. Wiedzieliśmy że elementem strategii Facebooka jest promowanie własnego contentu video. Portal ucinał zasięgi linkom z YouTube’a, promując filmy wrzucane do swojej sieci społecznościowej. Na końcu posta umieściliśmy jasne Call to Action (zgłoś mailowo swą chęć rekrutacyjną) z zachęceniem do udostępniania.

Udostępniliśmy film również na profilu firmowym na LinkedIn (w tamtym czasie zawrotna liczba ok. 30 obserwujących) oraz naszych prywatnych profilach. Link pojawił się także w naszych stopkach mailowych.

Rezultaty

Po umieszczeniu filmu w Internecie pojechaliśmy na konferencję marketingową do Krakowa. Gdy w przerwie włączyłem Facebooka, zostałem zasypany powiadomieniami o like’ach, share’ach i komentarzach.

W ciągu pierwszych 48 godzin uzyskaliśmy:

10.000 wyświetleń filmu,
100 udostepnień,
25.000 zasięgu organicznego (ok. 80 razy więcej niż typowy post na fanpage’u)
Wzrost liczby lajków fanpage’a – 15%

Ostatecznie wydaliśmy około 80zł na promocje posta i uzyskaliśmy prawie 16 tysięcy wyświetleń na Facebooku i 570 na YouTube.

Film rekrutacyjny wywołał również sporo reakcji ze strony fejsbukowiczów:

Efekt rekrutacyjny

Dużo ważniejsza od facebookowej popularności była dla nas ilość i jakość kandydatów, którzy zgłaszali swoją chęć współpracy. Całe szczęście sukces filmu nie ograniczył się tylko do liczby oglądających.

Rekrutacja w liczbach:

W ciągu 2 tygodni otrzymaliśmy 89 zgłoszeń od osób będących zainteresowanych rekrutacją (Klaudia szacowało, że tych ludzi będzie 10-15…!)
43 osoby (z 89) zrealizowały zadanie rekrutacyjne, którego przygotowanie zajmowało najczęściej od kilku do kilkunastu godzin pracy (napisanie storyboardu dla osób kandydujących na stanowisko storyboardzisty oraz nakręcenie filmu dla osób kandydujących na stanowisko aktora rysującej ręki).
Spośród tych 43 osób, które wykonały zadanie, 29 osób przeszło do kolejnego etapu rekrutacji, czyli wywiadów telefonicznych.
Po odbyciu 29 rozmów telefonicznych trwających średnio po godzinie (wszystkie rozmowy były prowadzone przez Klaudię, czyli tę samą osobę, którą kandydaci widzieli na filmie rekrutacyjnym) do współpracy zostało zaproszonych aż 8 osób. Planowaliśmy co prawda zatrudnić mniej osób, ale byliśmy na tyle zachwyceni ich twórczością, że zmieniliśmy nieco model zatrudnienia.

Po zamknięciu rekrutacji (a konkretnie czasu na wysyłanie zadań rekrutacyjnych) stworzyliśmy też filmik zamykający rekrutację dla kandydatów, żeby dostali osobiste podziękowania od „przyszłej szefowej” zrobione w bardzo podobnym stylu. Wyglądał tak:

Co ważne dla aplikujących – wszyscy kandydaci z ostatniego etapu rekrutacji (czyli 29 osób) otrzymali spersonalizowany feedback na zakończenie procesu. Choć kosztowało to Klaudię wiele godzin pracy, jako osoby z doświadczeniem w aplikowaniu do różnych firm bardzo chcieliśmy, aby ludzie wiedzieli dlaczego się dostali, a dlaczego nie.

Ostatecznie nasz pierwszy duży proces rekrutacyjny zakończył się sukcesem.

Poziom kandydatów był bardzo wysoki i bez problemu zrekrutowaliśmy tyle osób, ile chcieliśmy. Wciąż mamy bogatą bazę osób, do których możemy się zgłosić, gdybyśmy potrzebowali kolejnego wsparcia. Nieprzewidzianym rezultatem całego procesu był wzrost rozpoznawalności naszej firmy za sprawą wszystkich pomocnych osób, które udostępniały nasz film.

Rezultaty przekroczyły nasze najśmielsze oczekiwania.

Komentarze i wnioski

Od opisywanej rekrutacji minęło ok. pół roku. Z prawie wszystkimi przyjętymi wtedy osobami wciąż współpracujemy. W międzyczasie doszła do nas jeszcze jedna osoba. Dzięki zdobytej perspektywie czasu możemy teraz spojrzeć chłodnym okiem na to, czego się nauczyliśmy.

Wnioski:

1. Możesz zapoznać kandydatów z przyszłym szefem.
Mówi się że człowiek przychodzi do firmy, a odchodzi od szefa. Skoro jest on tak istotny w procesie wyboru pracy, to warto byłoby ten element wykorzystać. Zapoznanie kandydatów z przyszłym przełożonym już na pierwszym etapie rekrutacji może być strzałem w dziesiątkę.

2. Warto wykorzystać obraz i video. Nie tylko ze Stocka.
Żyjemy w czasach zdominowanych przez przekaz obrazkowy (memy, komiksy, infografiki) i video. Wykorzystanie tych mediów może znacząco uatrakcyjnić i wyróżnić naszą ofertę pracy. Dzięki temu aplikujący czuje, że zadbaliśmy o to, aby lepiej poznał przedstawiane stanowisko. Można to zrobić za pomocą filmu, infografiki czy zdjęcia przyszłego zespołu.

3. Na facebooku też są kandydaci
Mało kto szuka pracy na facebooku. Jednak jest to miejsce pełne interakcji, w którym nasi kandydaci i ich znajomi spędzają bardzo dużo czasu. Niektórzy widząc ogłoszenie o pracę, które pasuje do profilu znajomego chętnie go tagują, co zwiększa szansę na dotarcie kandydata do naszej firmy. Musimy tylko pamiętać, aby nasze ogłoszenie było dopasowane do charakteru portalu.

Oczywiście opisane przez nas rozwiązanie nie jest idealne w każdym wypadku.

Nie zawsze można nakręcić film. Nie zawsze przyszły szef chce wystąpić przed kamerą. I nie każdy kandydat będzie lubił taką formę komunikacji. Ogłoszenia o pracę na facebooku też mogą zbrzydnąć.

Ale warto eksperymentować. Z nagraniem filmu. Dodaniem do ogłoszenia infografiki czy zdjęcia. Poproszeniem managera o napisanie krótkiego listu do kandydatów, w którym opowie swoimi słowami, kogo tak naprawdę potrzebuje.

Opcji jest wiele i mamy nadzieję, że nasz HRowy Case Study zachęci Was do poszukiwań 🙂

Autorzy Case Study: ExplainVisually