Każdy jest w stanie wyobrazić sobie firmę o skostniałej strukturze. Najlepiej korporację, w której na zmianę obowiązków, bądź awans można liczyć jedynie w momencie odejścia współpracownika na emeryturę. Dodatkowo wszystkie sprawy trzeba załatwiać zgodnie z wyznaczonymi procedurami, bez wyjątku. Szczególnie, że każdy z pracowników jest odpowiedzialny za ściśle określony obszar. Dlatego największym wyzwaniem dla nowych osób jest poznanie zakresów odpowiedzialności współpracowników i procedur panujących w firmie. Jeśli chodzi o zadania na poszczególnych stanowiskach to nie zmieniają się przez wiele lat, dlatego pracownicy stosunkowo szybko nabierają wprawy w tym, czym się zajmują.
Fakt, jest to przejaskrawiony obraz, ale tłumaczy dlaczego osoby zajmujące się zarządzaniem zaczęły poszukiwać innych rozwiązań i nowych sposobów na zarządzanie zespołami i organizacjami. Nadmiar poziomów decyzyjnych i wydłużanie się czasu na podjęcie jakiejkolwiek decyzji są niewątpliwie frustrujące. Dlatego chciałabym zaprezentować kilka słów o bardzo ciekawym sposobie zarządzania – holokracji.
W firmach stosujących zasady holokracji decyzje podejmują poszczególne kręgi, czyli zespoły robocze. Pracownicy nie mają określonych stanowisk, a role. Każda przypisana rola daje określoną siłę sprawczą. Zasady działania są skonstruowane w taki sposób, żeby wspierać elastyczność i zaangażowanie pracowników. Dlatego jest to struktura opierająca się na różnych kręgach (jeden krąg może zawierać kilka zespołów niższego poziomu). Reguły działania są spisane w konstytucji, która określa zasady tworzenia i eliminowania poszczególnych kręgów. Dzięki temu mogą one samodzielnie się zawiązywać i nadzorować własną pracę. Niektóre firmy na początku tworzenia się zespołu spisują protokoły z ustaleniami określającymi obowiązki poszczególnych ról i cel zespołu, jak i miary efektywności.
Na pierwszy rzut oka – pomysł szalony. Mimo, że nie ma danych, które by wskazywały jednoznacznie efektywność tego rozwiązania, opierając się na doświadczeniach firm, które urzeczywistniły powyższe założenia, można stwierdzić, że jest to ciekawe rozwiązanie dla firm, które:
– nie nadążają z dzisiejszą rzeczywistością. Zdarzyło Ci się, że mało istotną kwestię załatwiałeś przez tydzień? Potrzebowałeś akcepty różnych osób, a ostatecznie musiałeś czekać aż jedna z nich poświęci kilka minut na realizację Twojej prośby przez kolejne parę dni? To znaczy, że system pracy w Twojej firmie nie odpowiada na potrzeby dzisiejszego rynku. Dziś trzeba działać szybko, a żeby to było możliwe, osoby niżej w strukturze, również powinny mieć możliwość podejmowania decyzji.
– nie radzą sobie z wspieraniem talentów współpracowników. Holokracja bardzo ułatwia pracownikom możliwość rozwoju kolejnych kompetencji. Pracownicy mają przypisane role. Każdy może mieć ich kilka i w zależności od zespołu, z którym współpracuje będzie pełnił inne zadania. Oczywiście są osoby, które mają wśród swoich zadań przypisywanie ról, są to Lead Link. Mają za zadanie łączyć działania kręgów w większy kontekst, tak żeby istotne działania i informacje przepływały pomiędzy zespołami. Jeśli jednak chodzi o samo przypisywanie ról to zespoły mogą się sprzeciwić poszczególnym zmianom, jeśli uznają, że z ich powodu zespół cofnie się w swoich działaniach.
– na stanowiskach liderskich i zarządczych mają osoby spełniające swoją rolę w sposób niesatysfakcjonujący, co powoduje frustrację w zespole. Rozczarowanie działaniem „góry”, która nie zawsze zna wszystkie bolączki pracowników, można oczyścić poprzez zastosowanie bardziej demokratycznych rozwiązań. W Zappos [1] od czasu wprowadzenia tego systemu pojawiło się dwa razy więcej osób o roli „głównych ogniw” niż było menadżerów przed wdrożeniem nowego sposobu pracy. Jednak zarządzanie wygląda zupełnie inaczej niż dotychczas. Mniejsze znaczenie ma nadzór nad realizowanymi przez poszczególne osobami zadaniami i wyznaczanie kierunku. Najważniejszym obowiązkiem jest ułatwienie zespołowi pracy i wsparcie działań projektowych. „Główne ogniwo” dba o to, żeby ludzie nie ulegali swoim starym nawykom i nie poddawali się opinii byłych przełożonych. Jak widać, holokracja to bardzo wymagający system pracy, gdyż oczekuje od każdego pracownika aktywnego uczestnictwa w dyskusjach i umiejętności sprzeciwiania się w grupie.
W przypadku tego rodzaju zmian diabeł tkwi w szczegółach, a doświadczenia firm, które wycofały się z pracy w tym systemie (np. Medium [2]), podpowiadają, że nie jest on łatwy do zaimplementowania. Niewątpliwie wymaga od wszystkich pracowników poświęcania większej ilości czasu na dyskusje i podejmowanie decyzji projektowych. Dodatkowo wymaga dużego zaangażowania w procedury, jak i w zarządzenie przepływem informacji, które mogą umknąć w pracy w poszczególnych kręgach. Początki holokracji to walka z przyzwyczajeniami pracowników. Od zawsze funkcjonujemy w systemach hierarchicznych, więc taka zmiana może być początkowo trudna do zaakceptowania. W tym systemie wszyscy pracownicy muszą znać podstawy zarządzania – każdy jest odpowiedzialny za zarządzanie swoimi rolami i wynikającymi z nich zadaniami, jak i „współzarządzaniem” zespołami, w których pracuje.
Na ten moment ciężko stwierdzić czy ten sposób pracy podnosi efektywność. Pracodawcy stosujący holokrację twierdzą, że od momentu jej wdrożenia zauważalny jest wzrost zaangażowania. W końcu każdy pracownik staje się swoim menadżerem, a autonomia może być związana z większym poczuciem odpowiedzialności za swoje zadania. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to rozwiązanie, które będzie się sprawdzało w każdej branży, jak i kulturze. Firmy, których działalność opiera się na stabilności, nie mogą sobie pozwolić na tego rodzaju zmiany, co wyklucza choćby branżę bankową. Istnieją jednak przedsiębiorstwa, które wdrożyły jedynie część praktyk związanych z holokracją. Nikt nie powiedział, że trzeba korzystać jedynie z jednego podejścia. Warto wykorzystywać rozwiązania, które sprawdzą się w kontekście określonej firmy.
[1] http://www.zappos.com/core-values
Autorka: Pasjonatka HR. Obecnie realizuje swoje ambicje w firmie informatycznej Setapp Sp. z o.o., gdzie zajmuje się employer brandingiem, rekrutacją, jak i wspiera pracowników we wszelakich, istotnych dla nich kwestiach. W wolnych chwilach swoimi przemyśleniami i spostrzeżeniami dotyczącymi branży dzieli się na portalach HRstandard czy GoldenLine.
