W którym miejscu w strukturze firmy najlepiej czułaby się komunikacja wewnętrzna? Pracując blisko zespołu HR, zarządu a może w dziale public relations? Co powinno o tym decydować? Miejsce ma znaczenie, ale nie ono jest kluczowe.
Jak nazwa wskazuje, komunikacja wewnętrzna powinna być blisko… komunikacji. Sugerowałoby to osadzenie jej w strukturze w dziale PR, komunikacji korporacyjnej lub w marketingu. To tam są osoby z właściwymi kompetencjami w zakresie komunikacji. Rozwiązanie tej kwestii nie jest jednak tak jednoznaczne.
Specjalista od komunikacji wewnętrznej
Osoba, której powierzamy komunikację wewnętrzną w organizacji, powinna być w dużej mierze PR-owcem, który zna narzędzia komunikacji, wie, jak ich skutecznie użyć i jak skonstruować przekaz, by osiągnąć cel. To też po części marketingowiec, który umie promować, reklamować, ale też sprzedawać treści i idee. Także osoba, której bliscy są pracownicy i ich sprawy, a więc kwestie właściwe dla działu HR. Powinien również być strategicznym partnerem dla organizacji – szczególnie dla kadry kierowniczej – w zakresie komunikacji, budowania zaangażowania i identyfikacji z firmą, wspierając realizację jej celów biznesowych.
Globalne badanie z początku 2016 r. State of the Sector autorstwa brytyjskiej agencji Gatehouse pokazało, że osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną najczęściej pracują w zespole PR lub komunikacji korporacyjnej (36%), na kolejnych miejscach znalazły się HR (18%) i samodzielna jednostka w strukturze (14%). Zwyciężyło tu osadzenie komunikacji u jej podstaw.
Bliżej źródeł czy ludzi
Zorganizowanie stanowiska ds. komunikacji wewnętrznej w dziale PR czy komunikacji korporacyjnej ma wiele plusów. Komunikacja wewnętrzna ma swoje korzenie w public relations. Korzysta z podobnych narzędzi, będąc blisko PR, ma szybki i stały dostęp do informacji komunikowanych na zewnątrz organizacji, które w pierwszej kolejności powinny być przekazane pracownikom. Osadzenie całej komunikacji w jednym zespole pozwala również na zarządzanie całokształtem komunikacji w firmie z jednego miejsca, a to zwiększa szansę na strategiczne podejście do realizowanych działań.
Jeśli jednak zdecydujemy się, aby specjalista ds. komunikacji wewnętrznej miał swoje stanowisko w zespole HR, damy mu bezpośredni dostęp do najbardziej pożądanych przez pracowników informacji. Ponieważ to, co najbardziej interesuje każdego pracownika, to on sam, jego zadania, korzyści z pracy i ocena jego działań. Poza tym zespół HR odgrywa bardzo dużą rolę w organizacji. Odpowiada za budowanie zaangażowania, dysponuje licznymi narzędziami motywacyjnymi, to tu kształtowana jest polityka personalna.
U szczytu władzy czy w pojedynkę
Zdecydowanie się na ulokowanie komunikacji wewnętrznej bliżej zarządu powinno z kolei umożliwić dostęp do najważniejszych, strategicznych informacji dotyczących firmy i zwiększyć szanse na przeforsowanie pomysłów w zakresie planowanych działań komunikacyjnych. Może również pomóc w objęciu roli strategicznego doradcy w zakresie komunikacji w organizacji.
Skoro jednak każde z rozwiązań ma plusy, ale nie jest idealnym rozwiązaniem, to może należałoby oddać oddzielną przestrzeń w strukturze dla komunikacji wewnętrznej? Samodzielna komórka mogłaby na równych zasadach ściśle współpracować z pozostałymi działami i raportować bezpośrednio do zarządu jak inne obszary funkcjonowania firmy. Jej przedstawiciel przemieszczałby się swobodnie bez żadnych zależności pomiędzy kolejnymi zespołami, by być bliżej wszystkich obszarów działania organizacji, poznać specyfikę ich pracy i wyzwania komunikacyjne.
Miejsce a znaczenie
To, w jakim miejscu ulokujemy stanowisko ds. komunikacji wewnętrznej, ma znacznie. Również to, komu będzie podlegać i jak daleko będzie z tego miejsca do kluczowych zespołów organizacji i informacji, którymi dysponują. Ważniejsze jednak jest nadanie działaniom komunikacji wewnętrznej odpowiedniej wagi i przypisanie im celów. Istotne jest także przygotowanie osoby czy zespołu odpowiedzialnego za komunikację do pełnienia tej funkcji, rozwój ich kompetencji i danie im możliwości realizowania powierzonych funkcji. Jeśli jednak działania przypisane komunikacji wewnętrznej będą na końcu listy zadań do wykonania dla całej organizacji, bez priorytetu i zasobów (zarówno narzędziowych, jak i personalnych), to niezależnie od tego, gdzie osadzimy je w strukturze, niewiele osiągniemy.
Dlatego planując ulokowanie tego obszaru w strukturze firmy, warto najpierw zastanowić się, co chcemy dzięki komunikacji wewnętrznej osiągnąć, jaki jest jej cel, jakie kompetencje powinien mieć specjalista ją reprezentujący, gdzie są ulokowane narzędzia dedykowane komunikacji, który zespół dysponuje podobnym zestawem umiejętności i czy z tego miejsca uda się komunikacji dotrzeć bezproblemowo do wszystkich obszarów działania firmy, by wspierać je skutecznie w komunikacji, a co za tym idzie realizacji celów biznesowych przypisanych każdemu działowi. Bo nie o miejsce tu chodzi a o świadomość wyzwań i możliwości, jakie niesie komunikacja wewnętrzna i o jej priorytet w hierarchii działań firmy.
- Zobacz również: 8 najczęstszych błędów w projektach HR!
Autorka: Maja Biernacka, prowadzi agencję komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”.
