Ile razy zdarzyło Ci się frustrować z powodu źle skonstruowanego, za długiego czy wręcz zbędnego e-maila, który otrzymałeś? Zdarza Ci się brać udział w ping-pongowej wymianie wiadomości zamiast skupić się na rozwiązywaniu zadań w pracy? Istnieją proste zasady, które pozwolą na skuteczniejszą komunikację za pośrednictwem e-maila. Są banalne. Tylko dlaczego tak rzadko je stosujemy?
Poznaj 10 zasad, które pozwolą Ci komunikować się skuteczniej drogą e-mailową.
Dobierz odbiorców.
Zasada brzmi, aby w pierwszej części e-maila, czyli w rubryce DO wpisywać kontakty tylko do osób, od których oczekujemy działania. Z kolei w część DW (do wiadomości) osoby, które mają tylko zapoznać się z przesłanymi informacjami. Od tych osób nie oczekujemy reakcji.
Zmniejsz liczbę adresatów.
Jeśli chcemy zwiększyć szanse na uzyskanie odpowiedzi na naszego e-maila, powinniśmy ograniczyć liczbę odbiorców. Działa to na takiej samej zasadzie, jak efekt widza w psychologii – im więcej świadków zdarzenia, tym mniej osób reaguje.
Nie rozmawiaj, tylko przesyłaj dane.
Jeśli chcesz szybko załatwić daną sprawę, zadzwoń lub zapytaj o to na komunikatorze wewnętrznym. E-maila powinniśmy używać przede wszystkim do przesyłania danych albo w celu zakomunikowania tematu większej liczbie osób. Żyjemy jednak w czasach, gdzie za pośrednictwem e-maila załatwiamy wszystko. Warto zastanowić się, ile czasu zajmuje nam rozwiązanie zadania tą drogą i czy ta forma jest faktycznie najskuteczniejsza.
Podpowiedź w tytule wiadomości.
Sformułuj tytuł e-maila tak, by oddawał on jego zawartość. Warto również użyć w tytule wiadomości podpowiedzi (np. na początku tematu) sugerującej, czego e-mail dotyczy. Może to być słowo: decyzja, przypomnienie, zadanie itp. Dzięki temu odbiorca od razu będzie wiedział, co powinien zrobić z Twoją wiadomością.
Czytelny tytuł.
Formułuj tytuł e-maila tak, by oddawał najważniejszą zawartość Twojej wiadomości i umożliwiał późniejsze łatwe wyszukanie jej w skrzynce e-mailowej. Możesz np. używać nazwy projektu jako pierwszego słowa tytułu np. [nazwa projektu], a potem wpisać dalszą część tytułu e-maila, która od razu zasugeruje jego zawartość. Wpisanie nazwy projektu na początku tematu ułatwi kategoryzowanie e-maili.
E-mail jak z obrazka.
Stosowanie pogrubień, wypunktowań, akapitów poprawia czytelność wiadomości. Warto więc je stosować. Nie powinniśmy jednak nadużywać wykrzykników czy dużych liter. Te drugie w netykiecie oznaczają krzyk. Dla poprawy czytelności można stosować także @ do oznaczenia osób, do których kierujemy daną część wiadomości, gdy e-maila wysyłamy do kilku osób np. @Marcin.
Pisz krótko i na temat.
Nie pisz rozdziału książki w e-mailu, a jeśli zaczynasz, to znak, że używasz złego narzędzia komunikacji. Złożone tematy lepiej omówić na spotkaniu lub telefonicznie. Dobrym zwyczajem jest też określenie w pierwszym zdaniu wiadomości, w jakiej sprawie kontaktujemy się, by w kolejnych linijkach rozwinąć tę kwestię.
Nie odkładaj na później.
Jeśli sprawa opisana w e-mailu jest prosta i możesz ją wykonać w ciągu 15 minut, zrób to od razu i odpisz. A jeśli wymaga większego nakładu pracy, poinformuj nadawcę, kiedy będziesz mógł zająć się tą kwestią.
Gra w ping-ponga.
Odpowiadaj na wszystkie pytania zawarte w wiadomości, aby uniknąć zbędnej wymiany kolejnych e-maili. Nie odbijaj piłeczki – dąż do szybkiego załatwienia sprawy. Sprawdź również, czy każdy e-mail, który otrzymujesz, wymaga odpowiedzi. Rozważ, czy warto wysyłać e-maile grzecznościowe.
Grupuj wątki.
Ciekawym rozwiązaniem jest stosowanie zasady polegającej na opisywaniu w jednej wiadomości tylko jednego tematu. Dzięki temu po zamknięciu wątku, możesz od razu odhaczyć sprawę jako załatwioną i skupić się na kolejnej.
Zasady te są proste w zastosowaniu. Warto wybrać kilka, które do nas przemawiają i podzielić się nimi z naszymi odbiorcami. Zwiększamy wtedy swoje szanse na to, że komunikacja za pośrednictwem e-maila będzie nie tylko skuteczniejsza, ale i przyjemniejsza.
Autorka: Maja Biernacka, Communications Manager w bee DIFFERENT – agencja komunikacji wewnętrznej, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
