System FTB – innowacyjne narzędzie on-line wspierające proces rekrutacji w administracji publicznej
We współpracy z pięcioma europejskimi partnerami, wypracowane zostało nowoczesne narzędzie on-line, którego zadaniem jest ułatwienie i przyspieszenie procesów rekrutacyjnych w urzędach administracji publicznej. System FTB pozwala intuicyjnie i logicznie zaplanować i zrealizować procesy rekrutacyjne, pozwalając przy tym na stały monitoring postępu poszczególnych etapów i aktywności urzędników zaangażowanych w te procesy. Dzięki zastosowaniu systemu FTB, kompetencje zatrudnionych pracowników w większym stopniu odpowiadają oczekiwaniom przełożonych i potrzebom kadrowym urzędów.
System odpowiedzią na oczekiwania administracji publicznej
Jednym z najistotniejszych wyzwań, jakie obecnie stoją przed administracją publiczną jest konieczność zapewnienia transparentności wszelkich realizowanych działań. Przejrzystość zyskuje szczególne znaczenie w kontekście prowadzonej polityki kadrowej w urzędach administracji publicznej. Zatrudnienie odpowiedniego kandydata, który spełnia postawione przed nim wymagania i sprawdzi się na danym stanowisku urzędniczym, pozwala zminimalizować ryzyko popełnianych błędów i usprawnić funkcjonowanie urzędu. Odpowiedzią na te oczekiwania jest System FTB, który przygotowany został z myślą o potrzebach i specyfice funkcjonowania urzędów administracji publicznej. System ten porządkuje, przyspiesza i czyni transparentnym procesy rekrutacyjne. Jest przy tym całkowicie nieodpłatny dla urzędów w Polsce, Austrii, Czechach, Grecji, Hiszpanii i Włoszech, gdyż finansowany jest przez Komisję Europejską. Liderem projektu jest krakowska firma badawczo-konsultingowa Orange Hill Sp. z o.o.
Cały proces rekrutacji w jednym narzędziu
System FTB obejmuje całość procesu rekrutacji – od zdefiniowania zadań na stanowisku pracy i powiązanych z nimi wymagań, poprzez czterostopniową selekcję, aż do wyboru najlepszego kandydata, wyznaczenia mu celów rozwojowych i oceny ich osiągnięcia w trakcie okresu próbnego. Zachowuje przy tym dużą elastyczność. Urząd sam decyduje o przebiegu rekrutacji – w zależności od potrzeb, etapy rekrutacji mogą być mniej lub bardziej rozbudowane.
System FTB funkcjonuje całkowicie w środowisku internetowym i nie wymaga żadnych inwestycji ze strony urzędu. Gwarantuje przejrzystość przebiegu całego procesu, jego szybką realizację, wyeliminowanie błędów oraz ułatwia komunikację z kandydatami. System ułożony jest w intuicyjną ścieżkę, dzięki czemu użytkownik ma poczucie, że jest prowadzony krok po kroku przez cały proces.
Zaletą systemu jest możliwość zaangażowania do procesu rekrutacji szerszego grona pracowników (przedstawicieli jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy kadrowe, przyszłego przełożonego, współpracowników). Wybrane przez koordynatora osoby biorą udział w procesie definiowania zadań, jakie wykonywać będzie przyszły pracownik oraz powiązanych z nimi wymagań, które należy stawiać kandydatom. W ramach systemu udostępniony został rozbudowany panel konsultacyjny (zwany panelem burzy mózgów), dzięki któremu możliwe jest spojrzenie na stanowisko pracy z różnych perspektyw, co zwiększa szanse stworzenia jego kompletnego, rzetelnego opisu. Możliwe jest również korzystanie z predefiniowanych szablonów.
Jednym z założeń systemu jest połączenie zadań na planowanym stanowisku pracy z wymaganiami, jakie stawiane są kandydatom ubiegającym się o to stanowisko. Gwarantuje to stawianie wymagań adekwatnych do realizowanych zadań. System wymaga, aby każde z wymagań zostało przynajmniej jednokrotnie zweryfikowane w toku rekrutacji.
Wielostopniowa selekcja kandydatów
System FTB umożliwia selekcję kandydatów na 4 różnych etapach: analiza dokumentacji przesłana przez kandydatów, test wiedzy (on-line), test kwalifikacyjny realizowany w urzędzie (lub dowolna inne forma weryfikacji kwalifikacji wykonywana bezpośrednio w urzędzie) oraz rozmowa kwalifikacyjna. Osoby odpowiedzialne za realizację procesu selekcji, mają możliwość monitorowania nadesłanych aplikacji on-line w czasie rzeczywistym. Na bieżąco można także przeglądać historię rekrutacji poszczególnych kandydatów i sprawdzać, jakie kandydat osiągnął wyniki we wcześniejszych etapach rekrutacji.
System umożliwia komunikację z kandydatami, dając możliwość wysłania indywidualnych wiadomości mailowych zarówno do poszczególnych kandydatów, jak do wybranej grupy kandydatów.
Kandydat, który przejdzie przez tak skonstruowany proces rekrutacji, z pewnością będzie spełniał wszystkie wymagania, jakie oczekiwane są na stanowisku pracy.
Kierunki rozwoju i ocena pracownika w okresie próbnym
Wartością dodaną wdrożenia systemu FTB jest możliwość wskazania kierunków rozwoju nowozatrudnionej osoby oraz weryfikacja osiągnięcia celów rozwojowych w trakcie trwania okresu próbnego. Plan rozwoju może obejmować zarówno obszary, w których podczas procesu rekrutacji zdiagnozowano luki kompetencyjne danej osoby, jak również inne, określone przez urząd aspekty. Pozwala zatem zgromadzić dane do pierwszej oceny pracownika.
Kontakt
Zainteresowanych przedstawicieli urzędów administracji publicznej, zachęcamy do kontaktu z firmą Orange Hill Sp. z o. o. (tel. 12 353 05 59, maciej.glogowski@orangehill.pl).
Autor: Maciej Głogowski
Orange Hill Sp. z o.o.
Gromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu i możliwość przeprowadzania całego procesu w jednym narzędziu, to duża oszczędność czasu. Sama prowadząc agencję pośrednictwa pracy widzę, jak dużym ułatwieniem jest korzystanie z systemu, który umożliwia filtrowanie profili według wielu parametrów oraz lepsze i szybsze dopasowywanie kandydatów. Korzystam z rozwiązania dedykowanego stworzonego przez firmę Kamee. Myślę, że w dobre rozwiązanie warto jest zainwestować!