To, co mówisz jest równie ważne, jak to, jak mówisz. Jak budować przekaz, by rozkochać pracowników w organizacji, dla której pracują? Wbrew pozorom ten cel nie jest wcale taki trudny do osiągnięcia.
Działania komunikacyjne wciąż stanowią istotny element działań zespołów PR, czy zarządzania zasobami ludzkimi. Chcąc nie chcąc wpływają na budowanie opinii na temat pracodawcy. Styl, forma i język, w jakim rozmawiamy z ludźmi powinny być bliskie kulturze, jaka panuje w firmie. Czasem jednak warto postawić, choć w części tego typu działań, na nieco więcej luzu. Puścić oczko do pracowników. Zebrać śmieszne przygody i opowieści. Żeby rozkochać swoich pracowników ważne są czyny. To, jak motywujemy, pracujemy, wspieramy, doradzamy. Jednak istotne jest także to, w jaki sposób o tym mówimy. Bo sama informacja w zależności od formy nabiera często całkowicie różnego znaczenia i jest odmiennie odczytywana przez odbiorców.
Nie mów tylko językiem korzyści – mów prawdę
Ten dysonans zna bardzo wiele osób z własnych doświadczeń. Niby miało być tak cudownie, a jest jakoś zdecydowanie szarzej. Niby zasady miały dotyczyć wszystkich, a koncentrują się raczej na kluczowych managerach. Każda komunikacja opiera się na prawdzie. Zakrzywianie rzeczywistości nie zdaje efektu na dłuższą metę. Jeśli zasady premiowania są inne, mówmy o tym. Pokazujmy chociażby klucz do jej wyliczenia, czy wskazujmy choćby kryteria brane pod jej uwagę. Nie ma nic gorszego niż rozczarowanie pracownika, który myśli, że spełnił wszystkie kryteria do nagrody finansowej, a na koniec kwartału dowiaduje się, że jednak nie.
Patrz oczyma odbiorcy
Unikaj anglojęzycznych sformułowań. Pisz krótkie zdania. Nie bój się podawania przykładów. Stawiaj pytania retoryczne. Nie unikaj wypunktowań – one ułatwiają zapoznanie się z tekstem. Wykorzystuj infografiki, własne zdjęcia z wydarzeń i krótkie materiały wideo. Sprawiaj, że każde działania i forma komunikacji odpowiada na potrzeby odbiorców. Nie twórz zbyt długich ankiet. Zawsze informuj o orientacyjnym czasie lektury. Pamiętaj też, że lepiej pozytywnie zaskakiwać niż rozczarować. Po prostu patrz na wszystko, co tworzysz oczami odbiorcy. Nie swoimi. Nie bój się prosić o recenzje i uwagi. Dzięki nim to, co przygotujesz, wraz z upływem czasu będzie coraz bliższe potrzebom.
Zawsze myśl o ludziach – nie o działach i zespołach
Nie dział produkcji, ale Grzegorz, Włodzimierz i Marzena. Nie dział PR – tylko Karolina i Ewa. Mów o sukcesach przez pryzmat konkretnych osób, a nie zespołów. Dziękuj za zaangażowanie nie tylko zbiorowo, ale też indywidualnie. Choćby kopiując podobny mail i wysyłając go oddzielnie do każdego z członków zespołu przy ważnym projekcie. Nie dziękuj też wyłącznie za sukcesy, ale też za dobrze przygotowany projekt, czy świetnie wykonane zadanie. Wbrew pozorom koncentrowanie się na ludziach nie tylko motywuje wskazywanych. Pokazuje, że każdy może osiągnąć cel i spotkać się z wyzwaniem. Dzięki temu poczucie dostępności sukcesu będzie bliższe większej liczbie pracowników.
Sprawiaj radość i doceniaj
Jak wzmocnić zainteresowanie firmowym newsletterem czy informacjami na tablicy ogłoszeń? Warto angażować pracowników do drobnej rywalizacji czy aktywności, nawet w formie konkursów z niewielką nagrodą. Jej wybór zależy od potrzeb. Może to być bon na zakupy, dodatkowy dzień płatnego wolnego, czy spełnienie jakiegoś marzenia. Nie ma jednej recepty. Warto jednak, aby niespodzianka motywowała do podjęcia drobnego wyzwania, a jej beneficjent zawsze potem został pokazany. Niby to drobna rzecz, a bardzo często zmienia podejście do tego typu działań. Komunikacja wewnętrzna powinna być także zespołem działań, które nie tylko informują, ale także angażują do interakcji z firmą. Nie bójmy się dziękować za aktywność.
Dawaj równe szanse
Chociaż organizacje często deklarują politykę równych szans, czy zarządzanie różnorodnością, w praktyce komunikacyjnej nie wygląda to spektakularnie. Wbrew pozorom nawet zwykły firmowy newsletter, jeśli taka jest kultura organizacyjna firmy, może być okazją do podzielenia się – jeśli będą chętni – naszymi małymi, także prywatnymi sukcesami… ukończeniem studiów, zawarciem związku, czy pojawieniem się w życiu pociechy. Równe szanse to także jednakowe traktowanie każdej z płci – choćby w tak prozaicznych kwestiach jak teksty naszych dokumentów pisane w formie męskiej, bądź żeńskiej, czy działania adresowane do wszystkich pracowników – niezależnie od pozycji w firmie. Nie nagradzaj pierwszych odpowiadających na newsletter, bo to może wzmacniać np. pozycję pracowników biurowych nad produkcyjnymi. Nie zakładaj też, że każdy korzysta z komputera. Czasem łączenie różnych nośników dzielenia się wiedzą i informacjami to najlepsze rozwiązanie.
Każdy związek, także ten oparty na relacji między pracownikiem a pracodawcą, wymaga odpowiedniego dialogu i dopasowanej do potrzeb komunikacji. Otwartość, prawdomówność i szczerość nie powinny być tylko wytartymi hasłami. Zasady etyki to zdecydowanie coś więcej niż zbiór tworzony przez zespół odpowiedzialny za firmowy compliance. Jak w każdym związku warto dobierać język do odbiorcy, mówić o uczuciach szczerze, choć z odpowiednią dozą szacunku – tak, aby nawet najtrudniejsza informacja, mimo wszystko potrafiła choć trochę zmotywować. W czasach, gdy zespoły od zarządzania zasobami ludzkimi będą musiały nie tylko walczyć o nowych specjalistów, ale także utwierdzać zatrudnionych, że to dobre miejsce rozwoju, właśnie komunikacja oparta na wartościach, może być właściwym wyzwaniem, jakie warto podjąć już dzisiaj w firmie.
Autor: Adam Piwek
Mind Progress Group
