Najistotniejszym elementem procesu coachingowego jest sesja, która jest rodzajem roboczego spotkania coacha i podopiecznego. W trakcie spotkania ten ostatni ma się starać określić, w jaki sposób chce się zbliżyć do celu, który sobie wyznaczył. Średni czas sesji to dwie godziny. W zależności od ustaleń między coachem a podopiecznym sesje mogą się odbywać ze zmienną częstotliwością. Dla przykładu: coachingi dla młodego stażem pracownika odbywają się najczęściej raz w tygodniu, dla średniozaawansowanego personelu raz na dwa tygodnie, a dla zaawansowanych pracowników nie rzadziej niż raz w miesiącu.
Konstrukcja sesji coachingowej
Kluczowym aspektem prowadzenia coachingu narzędziowego jest zbudowanie u podopiecznego zaufania do coacha — chodzi o to, by pracownik mógł bez obaw odsłonić przed coachem różne swoje braki w zakresie umiejętności zawodowych. Elementami sesji coachingowej, które pomagają zbudować zaufanie, są:
W praktyce wygląda to tak, że cele pracy i zasady współpracy ustalane są podczas jednego, zazwyczaj pierwszego spotkania, które umownie nazywamy sesją zerową. Określenie celów pracy jest potrzebne coachowi do przeprowadzenia obserwacji działań podopiecznego — coach musi wiedzieć, które działania podopiecznego zbliżają pracownika do realizacji celów, a które go od tego oddalają. Bez tej wiedzy może tylko snuć przypuszczenia, do jakiego celu zmierza jego podopieczny, lub próbować narzucać swoją interpretację (zdarza się to, kiedy coach jest szefem podopiecznego i ma sporą wiedzę na temat problemu nękającego pracownika oraz możliwych rozwiązań tej kwestii). Wprawdzie obserwacje lub wskazówki takiego szefa coacha mogą okazać się jak najbardziej trafne, jednak nie będzie to już coaching, tylko typowy instruktaż (pracownik słucha, a szef wyjaśnia, jak i co należy zrobić).
Określenie zasad współpracy zazwyczaj kończy się zawarciem kontraktu regulującego zasady pracy coachingowej. Mając kontrakt po ręką, łatwiej będzie i podopiecznemu, i coachowi ocenić, czy praca coachingowa jest zgodna z przyjętymi ustaleniami. Kontrakt pozwala ponadto obu stronom od początku orientować się, w czym uczestniczą, i wziąć za ten udział pełną odpowiedzialność. Do pracy stricte coachingowej można przejść dopiero, gdy oba te elementy (cele i kontrakt) zostaną ustalone.
Spotkania coachingowe nie powinny odbywać się według jednego powtarzalnego scenariusza. Dobór czynności i wypowiedzi coacha na poszczególnych etapach procesu zależy od wielu czynników, m.in. uprzednio wyznaczonych celów i zasad współpracy, tego, czy w miejscu pracy podopiecznego istnieje możliwość prowadzenia obserwacji, a także poziomu motywacji podopiecznego, jego temperamentu oraz doświadczenia samego coacha.
Na wstępie coach przypomina skrótowo przebieg poprzedniej sesji (lub odnosi się do ustalonych na sesji „zerowej” celów pracy coachingowej), niekiedy omawia efekt realizacji zadania domowego (jeśli takie zostało wyznaczone) i wspólnie z podopiecznym ustala cele bieżącego spotkania. Następnie obserwuje — jeśli ma taką możliwość — działania podopiecznego w rzeczywistych sytuacjach w jego pracy (notując swoje spostrzeżenia), aby poznać faktyczny poziom jego umiejętności i przygotować się do udzielenia podopiecznemu wsparcia poprzez informacje zwrotną oraz trening nowej umiejętności zawodowej. Jeśli obserwacja w miejscu pracy nie jest możliwa, warto, aby coach poprosił podopiecznego o symulację takiej sytuacji, mówiąc np.: Zademonstruj mi, jak zachowujesz się w tej sytuacji. Po prostu pokaż, co dokładnie robisz i mówisz, kiedy na przykład prowadzisz spotkanie ze swoim zespołem lub przekonujesz kogoś z innego działu do twojej koncepcji albo też odmawiasz klientowi spełnienia jego prośby, a nie chcesz go zarazem urazić.
Dzięki zobaczeniu podopiecznego w działaniu coach może mu pomóc znaleźć nowe pomysły na to, jak inaczej mógłby się zachować/co powiedzieć, aby zadziałać bardziej efektywnie i zbliżyć się do założonych celów. Po zakończeniu obserwacji (rozmowy), ale nadal przed etapem treningu nowych umiejętności, coach powinien dopilnować jeszcze kilku rzeczy:
Końcowe ćwiczenia, poprzedzające wdrożenie nowych umiejętności zawodowych, są niezmiernie istotnym elementem. Bez nich sesja pozostanie niedomknięta, a potencjał spotkania coachingowego niewykorzystany.
Coach jest osobą, która pomaga podopiecznemu przetrenować nowe umiejętności zawodowe w bezpiecznych warunkach. Warto wyraźnie zaznaczyć, że coach występuje w relacji z podopiecznym na równej stopie — w żaden sposób się nie wywyższa i nie okazuje swojej przewagi (np. większego zasobu wiedzy).
Obserwacja, a następnie wspólne omówienie rzeczywistych zachowań podopiecznego, umożliwiają przygotowanie pracownika do najważniejszego elementu coachingu on the job, jakim jest trening nowych umiejętności zawodowych.
Dyskusja podsumowująca, którą prowadzimy po obserwacji, pozwala zastanowić się, co jeszcze można zrobić, by podopieczny skuteczniej zbliżył się do wyznaczonych sobie celów. Warto, aby poszczególne propozycje podopieczny przetrenował „na sucho”, czyli zastosował nową umiejętność zawodową w obecności coacha, korzystając z metody odgrywania ról — podopieczny odgrywa siebie w realnej sytuacji, a coach np. klienta.
Dzięki podsumowaniu sesji proces staje się kompletny, a podopieczny ma większe poczucie sukcesu — wie, że dzięki współpracy z coachem nauczył się konkretnej umiejętności przydatnej w jego pracy. Łatwiej również będzie podopiecznemu wyznaczyć kolejne umiejętności, które będzie rozwijał w następnych spotkaniach z coachem.
Podsumowując, zaplanuj w najbliższym miesiącu minimum 2-3 sesje z wybranym podwładnym. Wykorzystaj powyższe rekomendacje do zbudowania mądrej sesji coachingowej. Podziel się z nami swoimi wnioskami pod adresem: robert.zych@kontraktosh.pl
Powodzenia
Robert Zych, Wojciech Badura autorzy książki Szef w roli Coacha i zespół Kontrakt OSH
Wspomniana książka – „Szef w roli coacha” to doskonały podręcznik dla wszystkich, którzy chcą zmienić swój zespół – na lepsze i na dobre!