Bądź na bieżąco Kariera HR Pressroom Rozwijaj się Wiedza

HR Inspiracje – Praca z wielokulturowymi zespołami projektowymi

14 września 2015

Jedną z najistotniejszych rzeczy, jakie musimy sobie uświadomić mówiąc o zespole projektowym to fakt, że w jego skład nie wchodzi wyłącznie dostawca – realizator projektu. To także osoby po stronie odbiorcy, które w dobie globalizacji i rosnącego znaczenia polskich usług IT, są coraz częściej cudzoziemcami. Współpraca z nim wydaje się nam czasem sprawą banalnie prostą, ale wbrew pozorom często taką nie jest.

Każdy kto miał możliwość pracy w zespole wielokulturowym lub nim zarządzał, chyba zgodzi się, że grupy mieszane w pracy, to zdecydowanie zaleta. Ale zdarza się, że projekt realizowany w takim otoczeniu, nie jest pozbawiony drobnych niedogodności. Szczególnie, jeśli zespół nie jest dobrze dobrany lub w jego skład wchodzą osoby, którym nikt wcześniej nie powiedział jak zachowywać się w obliczu innej kultury, przyzwyczajeń etc.

Naturalną cechą każdego człowieka jest wtapianie się w środowisko w którym się urodził i wychował, a nagła konieczność zmiany swoich przyzwyczajeń czy trybu pracy, budzi naturalny wewnętrzny sprzeciw (większy lub mniejszy). Przejmujemy wzorce od naszych rodziców i nauczycieli i jeśli są to osoby tej samej narodowości, od najmłodszych lat mamy we krwi zachowania zgodne z naszą kulturą i tradycją. Przekłada się to także na sposób w jaki wykonujemy nasze zawodowe obowiązki.

W przypadku zadań projektowych dobre przygotowanie zespołu wielokulturowego do wspólnej pracy jest szczególnie ważne, bo o ile w innym trybie pracy ewentualne animozje zazwyczaj pojawiają się od pierwszych chwil, o tyle w niektórych projektach możemy się z tym zetknąć dopiero w kolejnych jego fazach, czasem nawet końcowych kiedy jest już za późno na jakiekolwiek zmiany. Dzieje się tak gdy ludzie pracują oddzielnie nad danym odcinkiem pracy i komasacja zadań następuje dopiero pod koniec projektu.

Obszary które mogą być problematyczne

Różny tryb pracy to jeden z obszarów, który może okazać się problemem w zespole wielokulturowym. Jeśli mamy zespół, który tworzą osoby np. w różnych oddziałach na świecie, sprawdzenie jak sobie radzą z rozproszoną komunikacją jest podstawą. Oczywiście w dobie technologii hi-tech, pozwalającej na pracę zdalną nie wydaje się to być na pierwszy rzut oka problemem ale zanim założymy, że będziemy w trakcie projektu w stanie uzgadniać coś zdalnie z pracownikiem po drugiej stronie kuli ziemskiej upewnijmy się, że będzie to najlepszy sposób i że rozumiemy to samo pod danymi pojęciami. Dobrym wyjściem jest zorganizowanie na początku projektu spotkania twarzą w twarz ze wszystkimi pracownikami, by pewne rzeczy ustalić i pozbyć się wątpliwości.

Problemem dla niektórych w pracy wielonarodowej – międzykontynentalnej, mogą być strefy czasowe. Ale w dobrze przygotowanych projektach może to być wielką zaletą. Praca trwa nieprzerwanie przez 24 godziny na dobę, bo na przykład to co przygotuje osoba z Nowej Zelandii, jest kontynuowane tego samego dnia załóżmy w Polsce. Ale tutaj musimy uważać by nie wpaść w pułapkę zbyt szczegółowego planowania, bez uprzedniego sprawdzenia każdego detalu związanego z przyszłym funkcjonowaniem naszego zespołu. Bardzo ważnym czynnikiem jest choćby kultura pracy w danym kraju. Inaczej na przykład do wyznaczonych terminów podchodzą pracownicy z Europy, dla których tzw. deadline jest określeniem nieprzekraczalnym i ostatecznym, a inaczej mieszkańcy Azji czy Afryki. Tam odstępstwa od ustalonego czasu może być niemalże normą. Trzeba nauczyć się tymi różnicami zarządzać i planować z dużym wyprzedzeniem niektóre zadania, powierzane osobom stosującym się do mniejszego rygoru czasowego.

Ktoś mógłby zapytać: czemu w takiej sytuacji nie zrezygnować z osób, które nie trzymają się ściśle określonych terminów? Moja odpowiedź jest wynikiem długoletniego doświadczenia. Nie warto rezygnować z utalentowanych pracowników z takiego powodu. Wystarczy jeśli kierownik projektu odpowiednio zaplanuje pracę takim osobom. Oczywiście nie mówimy o akceptacji niewywiązywania się z narzuconych terminów. Mowa jedynie o braniu pod uwagę, że dla jednych zadanie wyznaczone do wykonania np. na pierwszą połowę tygodnia oznacza poniedziałek, dla innych końcowe godziny dnia pracy w środę.

Zespoły wielokulturowe to także różne podejście do sposobu realizacji projektu. Przykładami skrajnymi mogą tu być na przykład Niemcy i Izrael. W przypadku niemieckich pracowników i partnerów, wszystkie zadania muszą być spisane, formalnie omówione i uzgodnione. W drugim przypadku większość bieżących zadań jest ustalanych na bieżąco, bez konieczności zapisywania każdego szczegółu. Przy budowaniu zespołu projektowego przydaje się także znajomość geografii i historii. Niestety nadal na świecie są nacje, które są zwaśnione i pochodzący z nich członkowie zespołu raczej nie będą ze sobą efektywnie współpracować. Oczywiście w idealnym świecie podjęlibyśmy działania w celu integracji i zasypywania konfliktów, ale jestem zwolennikiem pozostawienia tego odpowiednim organizacjom i stowarzyszeniom, a my w tym czasie skupmy się na budowaniu takiego zespołu, który zagwarantuje sukces.

Komunikacja z klientem

Język angielski jest w zasadzie podstawowym językiem w międzynarodowych projektach. Są jednak nadal kraje (również w Europie) z których klienci wymagają, by członkowie zespołu współpracującego posługiwali się ich narodowym językiem, nawet jeśli wszyscy w tej firmie świetnie znają angielski. Wielokrotnie spotykałem się w swojej pracy z taką sytuacją i dziś wiem, że wbrew pozorom może to stanowić problem.

W zespołach wielokulturowych jest jeszcze jeden problem związany z komunikacją. Nie wszyscy rozumiemy to samo pod tymi samymi pojęciami, nawet jeśli wszyscy znamy świetnie język angielski. W naszych projektach, w ramach których dostarczamy systemy loteryjne, różne detale techniczne bardzo często są określane tym samym mianem. Dlatego niezwykle ważne jest byśmy na każdym etapie projektu sprawdzali czy na pewno rozumiemy to samo w danym kontekście. W swojej pracy przestrzegam żelaznej zasady, że owszem zespół może pracować razem będąc na co dzień na różnych końcach świata, ale bezwarunkowo dwa razy (co najmniej oczywiście) musi się spotkać: na początku projektu podczas ustalania wymagań projektowych z klientem i podczas odbioru pracy.

Przekaz niewerbalny. Różny w różnych kulturach

Rzeczą niby oczywistą może się nam wydać fakt, że różne kultury stosują różne przekazy niewerbalne. Może jednak okazać się, że niekoniecznie wiemy o tym naprawdę. Są kultury, które są nadal dla siebie jak przysłowiowe ogień i woda, i połączenie ich bez wiedzy dlaczego ich zachowanie jest takie a nie inne, może być przyczyną nieporozumień w zespole. Przykładem na pewno mogą tu być np. powściągliwi Skandynawowie i bardzo energiczni w swoich reakcjach np. mieszkańcy Bliskiego Wschodu. To co dla nas Europejczyków będzie krzykiem, na przykład dla Izraelitów będzie zwykłą wymianą opinii. Warto o tym pamiętać.

Podsumowanie

Rada której mógłbym udzielić osobom, które chcą pracować w zespołach wielokulturowych to: poznaj kulturę z którą masz pracować, dopiero później zacznij tę pracę. O wiele łatwiej będzie realizować wspólnie zadania, jeśli poznamy siebie nawzajem i zrozumiemy zachowania z którymi możemy się spotkać. Niełatwe zadanie stoi także przed kierownikami projektów, które mają być realizowane przez zespół wielokulturowy, jeśli mamy w nim osoby których nie znamy. Dobierając ich musimy pamiętać, że każdy z nich musi mieć motywację do pracy w takim zespole, nie mieć uprzedzeń rasowych, posiadać umiejętność dopasowywanie się do innych oraz posiadać choćby podstawową wiedzę na temat kultury z której wywodzą się pozostali członkowie zespołu. Bez tych podstaw nie mamy dużych szans na sprawną współpracę.

Jeśli czujemy, że któryś z członków naszego zespołu ma wewnętrzny opór przed akceptacją innej kultury, koloru skóry czy zwyczajów, natychmiast przypiszmy tę osobę do innego projektu. Zespół będzie ze sobą pracował od kilku do kilkunastu miesięcy. Nie ma w tym czasie miejsca na jakikolwiek zgrzyt.

Autor: Jarosław Dąbrowski
Dyrektor ds. technologii GTECH Poland (Grupa IGT)

CZYTAJ TEŻ: HR Inspiracje – Z komunikacyjnej bańki do komunikacyjnej bajki