Odpowiadając za komunikację wewnętrzną w firmie lub myśląc o jej właściwym zorganizowaniu warto przygotować strategię działania. Nie tylko uporządkuje ona nasze plany i sposób ich realizacji, ale także będzie kompasem w drodze do osiągnięcia założonych celów.
Strategia komunikacji wewnętrznej może składać się z 4 etapów – z diagnozy obecnego stanu komunikacji w firmie, zaplanowania działań komunikacyjnych, określenia sposobu ich realizacji oraz ewaluacji wprowadzonych zmian.
1. Zbadaj punkt wyjścia
Bez diagnozy stanu zdrowia, podejmowanie leczenia nie ma sensu. A do czego może prowadzić leczenie na oko, wszyscy wiemy. Dlatego poświęcenie czasu na etap diagnozy jest bardzo ważne. Powinniśmy dowiedzieć się, jak obecnie wygląda stan komunikacji wewnętrznej w naszej organizacji, aby wykorzystując zdobyte w ten sposób dane ułożyć skuteczny plan działania.
Na tym etapie tworzenia strategii komunikacji wewnętrznej przydadzą nam się nie tylko przeprowadzenie audytu w postaci badania opinii uczestników komunikacji, ale także przyjrzenie się narzędziom komunikacji stosowanym w firmie. Warto również przeanalizować strategię biznesową firmy, której komunikacja wewnętrzna powinna być integralną częścią. Jeśli w przeszłości w naszej firmie przeprowadzano badania zaangażowania pracowników czy analizę kultury organizacyjnej, w wynikach tych badań także znajdziemy wiele cennych wskazówek opisujących zachowania komunikacyjne w organizacji.
Do analizy warto włączyć również strategię PR, HR czy employer brandingu, jeśli posiadamy takie dokumenty. Dobrym sposobem na przyjrzenie się komunikacji w firmie jest wykonanie analizy SWOT oraz określenie grup interesów (odnalezienie sojuszników, zdefiniowanie osób obojętnych i przeciwników). Nie zapominajmy też o analizie obecnych trendów komunikacji i benchmarku, czyli podejrzeniu, jak robią to inne firmy.
2. Zaplanuj przestrzeń działania
Ważnymi elementami fazy planowania strategii komunikacji wewnętrznej są: określenie czasu, jaki przewidujemy na wdrożenie strategii, terytorium, na jakim będzie ona realizowana (centrala firmy, jej oddziały itp.) oraz zespołu odpowiedzialnego za jej implementację. Kluczową kwestią jest jednak określenie celów, jakie chcemy zrealizować dzięki wdrożeniu strategii. Musimy bowiem wiedzieć, dokąd zmierzamy i w którym momencie możemy powiedzieć, że dotarliśmy do celu.
Aby ułatwić sobie to zadanie, należy wyciągnąć z części diagnozy najważniejsze problemy, jakie odkryliśmy podczas analizy stanu obecnego komunikacji w firmie. To na ich podstawie formułujemy cele, które odpowiedzą na dany problem, tzn. rozwiążą go. W kolejnym kroku powinniśmy skupić się na zdefiniowaniu wszystkich grup docelowych komunikacji oraz dokładnym ich scharakteryzowaniu.
3. Wybierz najlepsze narzędzia
Etap realizacji w tworzeniu strategii komunikacji wewnętrznej to wybór narzędzi, które pomogą nam osiągnąć cele. A gdy już wybierzemy odpowiednie instrumenty, sprawdźmy, czy mamy je w swoich zasobach czy może musimy takie narzędzia dopiero wdrożyć w firmie. Może być również tak, że narzędzie, które mamy, będzie wymagało rewitalizacji. Warto także odpowiedzieć sobie na pytanie, czy zespół dedykowany komunikacji, który obecnie działa w naszej firmie, jest w stanie wdrożyć taką strategię czy może jednym z elementów strategii powinno być zatrudnienie nowego specjalisty lub rozwój zespołu np. poprzez udział w szkoleniach.
Tu także warto przy każdym narzędziu, kampanii, czy planie komunikacji opisać spodziewane efekty. Wtedy stworzenie założeń ostatniego etapu budowania strategii – ewaluacji – będzie łatwiejsze. Podczas tej części pisania strategii musimy także dokładnie zaplanować budżet wdrożenia naszego przedsięwzięcia (pamiętajmy o zaplanowaniu rezerwy finansowej) oraz spisać harmonogram działania.
4. Określ mierniki sukcesu
Dla wielu specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej mierzenie efektów komunikacji to najtrudniejsza część tworzenia strategii. Każde działanie powinno jednak zostać zmierzone, dlatego nie powinniśmy bagatelizować tej części dokumentu. Tylko wtedy dowiemy się, czy spodziewane efekty zostały osiągnięte. Warto spisać tu podsumowanie oczekiwanych rezultatów z planowanych działań (jakie nowe narzędzia wdrożymy, jakie zmiany powinny zajść w komunikacji z konkretnymi grupami docelowymi, jakie bariery chcemy zlikwidować itp.). Określając mierniki efektywności i skuteczności naszych działań, warto założyć dwie wartości – minimum i optimum.
Pamiętajmy również, że mierniki to nie tylko statystyki np. odwiedzin intranetu czy liczby osób, które wzięły udział w akcji skierowanej do pracowników. Celem komunikacji wewnętrznej jest przede wszystkim zmiana postaw i działań odbiorców a to także należy uwzględnić, określając możliwe mierniki naszego sukcesu z realizacji strategii wewnętrznej w organizacji.
Autorka: Maja Biernacka
Communication Manager, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni„
