„Be brief”, czyli o skuteczności komunikowania zwięźle i na temat
Nadmiar komunikatów w korporacjach obniża efektywność pracy i jest dla organizacji wyzwaniem, na które poszukują one systemowych rozwiązań. Przeciążenie informacjami jest już faktem i przestaje być traktowane jako indywidualny problem pracownika.
Podczas kiedy firmy zastanawiają się nad centralnymi mechanizmami wspomagającymi przepływ informacji, autor „Brief” udowadnia, że ma sposób na to, aby każdy z nas, nawet w ich rosnącym zalewie, komunikował się lepiej i skuteczniej.
Granice między poszczególnymi obszarami funkcjonowania firm zacierają się. Poszukując inspiracji i pomysłów na skuteczne działania budujące wizerunek pracodawcy warto sięgnąć do lektury z pokrewnych obszarów – komunikacji, marketingu czy reklamy. Dobre pomysły nie powstają z niczego, kreatywność musimy zasilać informacjami z różnych dziedzin i dyscyplin.
Joseph McCormack spędził ponad 20 lat doradzając firmom, jak efektywnie komunikować się z otoczeniem. Na bazie wieloletnich doświadczeń napisał książkę o tym, jak być zwięzłym i konkretnym- dosłownie: „Jak mówiąc mniej, osiągnąć więcej.” Trochę może dziwić, że potrzebna była cała książka, żeby przekonać do komunikowania się krótko i na temat, ale zdecydowanie lektura warta jest uwagi.
Poza zawartymi poradami, jak tworzyć zwięzłe i skuteczne wypowiedzi, książka dowodzi, że nadszedł czas, aby zacząć świadomie zarządzać informacjami, które odbieramy. Przytoczone statystyki są bowiem przytłaczające i pokazują, jaki negatywny wpływ może mieć przeciążenie, które powodują bombardujące nas w każdej minucie nowe informacje. Gdzie w tym wszystkim konieczność mówienia krótko i na temat? Otóż 56 sekund- to przeciętny czas jaki Amerykanie spędzają na jednej stronie internetowej, mniej niż 4 minuty- to średni czas przeznaczony na obejrzenie filmiku na YouTube. Chcesz mieć wpływ na odbiorców i komunikować się skutecznie? Już w pierwszych linijkach przechodź do konkretów, w pierwszych sekundach mów o tym, co najważniejsze.
Dzisiejsza komunikacja w biznesie powoli zaczyna przypominać bitwę o uwagę i skupienie odbiorców- zanim kolejny SMS, mail lub telefon bezpowrotnie odbierze nam ich uwagę. Czy w tym szaleństwie jest metoda? McCormack stara się przekonać, że tak i daje nam rozwiązania, które pozwolą skrócić i wzmocnić komunikację, wskazując, że klucz do skuteczności leży w przygotowaniu. Aby stworzyć zwięzły i skuteczny komunikat musimy poświęcić czas na precyzyjne określenie celu komunikacji oraz wykrystalizowanie najważniejszych informacji.
Chociaż przedstawione argumenty za tworzeniem krótkich prezentacji, prowadzeniem zwięzłych wystąpień i spotkań są dobrze uzasadnione, to według mnie McCormack nie bierze pod uwagę jednej z ludzkich przypadłości- cenimy bardziej pracę, która sprawia wrażenie, że zostało włożone w nią dużo wysiłku. Ten mechanizm, udowodniony przez psychologów, niestety czasem działa wbrew racjonalnym przesłankom. Przez to może się zdarzyć, że krótka, ale wcześniej przemyślana prezentacja, zrobi mniejsze wrażenie, niż opasły Power Point z informacjami zebranymi na 30 slajdach. I nie ma znaczenia, że ta pierwsza kosztowała dużo więcej czasu i wysiłku.
Może więc tytuł książki powinien być rozszerzony o dodatkowy człon: Be brief. Be brave- odważ się mówić krótko i na temat, a będziesz komunikować się skutecznie.
Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less, Joseph McCormac, Wiley
Autorka: Magdalena Selwant-Różycka wykładowca na menadżerskich studiach podyplomowych Employer Brandingu www.studiaeb.pl
