Każdy zawód wiąże się ze swego rodzaju sezonowością. Bywają okresy „martwe”, w których jest niewiele pracy i potencjał pracowników nie jest w pełni wykorzystywany. Wszyscy znają również sytuacje, w których nawał obowiązków uniemożliwia efektywne działanie.
Wtedy „na już” potrzebni są nowi pracownicy, najlepiej posiadający odpowiednią wiedzę i umiejętności, a zadania nie tak pilne są odkładane na niedookreślone „później”. Niestety takie funkcjonowanie znacznie zmniejsza skuteczność działania. Wynika z tego jasny wniosek – warto, aby strategia firmy uwzględniała takie czynniki jak sezonowość usług firmy. Dzięki temu firma nie będzie stratna zatrudniając nadmiar pracowników, a z kolei osoby już zatrudnione nie będą w okresach zastoju obawiać się o swoje stanowiska pracy.
Jak wykorzystać okres zastoju?
Trudno prowadzić firmę bez długoterminowego planowania. Brak strategii może być przyczyną strat finansowych, kadrowych, a nawet spowodować niedostrzeżenie szans rozwoju przedsiębiorstwa. Żeby tego uniknąć trzeba starać się dostosować działania firmy do zmian zachodzących na rynku. W wielu branżach okres letni jest czasem spowolnienia. Warto jednak unikać marazmu i lenistwa, które mogą się wkraść między pracowników firmy. Żeby zapobiec mało efektywnej pracy, lepiej pozwolić pracownikom na zasłużone urlopy. Dzięki regeneracji po powrocie będą pracować ze zdwojoną energią. Dlaczego by nie pozwolić nawet na przedłużenie urlopu? Dzięki temu nie będzie trzeba opłacać pracownika, który nie ma aktualnie naglących obowiązków. Coraz większa liczba pracowników ceni sobie swobodę działania i możliwość zatrudnienia w elastycznym wymiarze czasu pracy. Jeśli Twój pracownik jest zapalonym komivoyagerem pozwól mu na spełnianie marzeń, ale oczywiście poza sezonem! Obie strony na tym zyskają – Ty obniżenie kosztów, a zatrudniony będzie mógł realizować swoje pasje. Poza oczywistymi korzyściami, o których już wspomniano, możemy również liczyć na wdzięczność ze strony pracownika, a – jak wiadomo – dobra atmosfera w pracy jest jednym z najważniejszych czynników motywujących pracowników.
Największym błędem menadżera jest pozwolenie pracownikom na „nic nierobienie”. Nawet jeśli będzie to wynikać z małej liczby zleceń, braku zbliżających się deadline’ów czy po prostu okresu urlopowego, spowoduje obniżenie poziomu motywacji do pracy, a przecież to jest najistotniejszy element, nad którym ciężko pracuje każdy menadżer. Jedynym rozwiązaniem jest potraktowanie mniejszej liczby zleceń jako czasu zmian. Warto, jeśli jest taka możliwość, pozamykać stare sprawy firmy. Niestety często wiąże się to z niewdzięczną pracą związaną z przygotowaniem dokumentacji. Większość pracowników unika tego typu zadań, dlatego stwórz dokładny plan. Podziel zadania między poszczególnych pracowników (oczywiście dopasuj je do ich umiejętności, wiedzy i predyspozycji osobowościowych) oraz określ daty ich realizacji. Jeśli istnieje szansa na połączenie zadań związanych z realizacją różnych zleceń, projektów, wykorzystaj ją, żeby przyspieszyć realizowanie niewdzięcznych obowiązków. Plan omów z zespołem. Dzięki temu prawdopodobnie wspólnie znajdziecie skuteczne rozwiązania, a co więcej – zaangażujesz ich w realizowanie zadania. Jeśli masz taką możliwość, przeanalizuj dotychczasowe funkcjonowanie firmy. Może warto wprowadzić jakieś zmiany? To jest najlepszy moment. Trzeba liczyć się z tym, że każda zmiana będzie przyczyną tymczasowego obniżenia efektywności pracowników. To normalne – dlatego uwzględnij to w pracy zespołu. Daj pracownikom możliwość współdecydowania o nich, a następnie czas na popełnianie błędów i ćwiczenie nowych rozwiązań.
Zastanów się czy nie jest to idealny czas na zatrudnienie nowego pracownika. Dzięki temu będziesz miał czas na przeszkolenie go i zintegrowanie z zespołem. W sytuacji kiedy ilość pracy w firmie znowu wzrośnie, będziesz już miał kompetentnego pracownika, który będzie wsparciem dla pozostałych członków grupy. Wiele firm popełnia podstawowy błąd, gdyż proces rekrutacji przeprowadza w momencie zintensyfikowanej pracy. Przez to nie są w stanie zapewnić nowej osobie odpowiedniego przeszkolenia, co jest przyczyną znacznej liczby błędów młodego pracownika. Co więcej, jego wiedza będzie powierzchowna i może mieć problem ze zrozumieniem znaczenia i stopnia istotności wykonywanych przez siebie zadań. W ten sposób utrudnimy pracę nie tylko jemu, ale również osobom z nim współpracującym. Wiele zadań opiera się na pracy zespołowej, dlatego nie tylko kompetencje nowego pracownika mają znaczenie, ale również jego predyspozycje osobowościowe. Nagła decyzja o zatrudnieniu nowej osoby oraz brak czasu na przeprowadzenie właściwej rekrutacji może być przyczyną niedopasowania predyspozycji osobowościowych pracownika do potrzeb zespołu. W ten sposób możemy zaszkodzić własnym pracownikom. Grupa może funkcjonować właściwie, jedynie jeśli składa się z osób o różnym podejściu do realizowanych zadań. Pracownicy o podobnej osobowości będą współpracować bezkonfliktowo, a menadżer nie będzie miał trudności z zarządzaniem. Jednak celem jest skuteczne realizowanie zadań. Dlatego jeśli dwie osoby myślą tak samo, jedna z nich jest zbędna. Kierując się tą zasadą staraj się dobierać pracowników w taki sposób, aby mogli się uzupełniać – zarówno tych, którzy są nastawieni na szybką realizację zadań, jak i tych którzy są mniej skuteczni, ale dobrze sobie radzą w kierowaniu relacjami w grupie.
A może jest coś jeszcze na co warto przeznaczyć czas w okresie zastoju?
Autor: Sabina Matuszewska
Image courtesy of koratmember/FreeDigitalPhotos.net
