Czas robi swoje, a ty? – jak organizować swój plan dnia cz.1

4Szybowiec, po wyholowaniu na odpowiednią wysokość rozpoczyna samodzielny lot. Wykorzystuje prądy termiczne
i orograficzne w celu utrzymania lub zwiększenia swojej wysokości i prędkości. Pilot wykorzystuje czynniki, na które nie ma wpływu i dzięki temu szybowce należą do najdoskonalszych statków powietrznych jeżeli chodzi
o gospodarowanie energią. Analogicznie jest z nami
i z czasem. Każdy z nas może wykorzystać upływający czas, na którzy nie ma wpływu, dla własnych potrzeb i korzyści.

 

 

 

Czas przemija zupełnie nie zważając na nasze wysiłki i starania włożone w próbę ujarzmienia go. Spójrzmy prawdzie w oczy: nie zarządzamy czasem, kiedy spotkanie zaplanowane na 40 minut niepostrzeżenie przeciąga się do 50 minut. Tym na co mamy realny wpływ jesteśmy my sami i nasze działania. Dlatego zachęcam aby od dzisiaj stać się pilotem własnych działań. Ja zaś pomogę wykonać pierwszy krok.

W mojej praktyce zawodowej jako coach często spotykam się z klientami, którzy mierzą się z trudnością w umiejętnym gospodarowaniem swoim czasem. Najczęściej pojawiają się dwie sytuacje problemowe:

1) Pierwszą z nich nazwałam syndromem komara, nawiązując do wypowiedzi Stephena Bayne: Jestem trochę jak komar na plaży naturystów. Wiem, co chcę zrobić, ale nie wiem, gdzie zacząć. Otóż to! Często mamy tak wiele różnorodnych zadań, że nie wiemy od którego rozpocząć, bo każde wydaje się bardzo ważne. Najczęściej wówczas zaczynamy po trochu każdego aby w rezultacie żadnego nie zakończyć w oczekiwanym terminie.
2) Drugą częstą sytuację nazwę syndromem bojownika (aby pozostać w królestwie zwierząt). Bojownik jest rybką, która nie posiada mechanizmów chroniących go przed przejedzeniem się, dlatego też właściciele bojowników muszą rozważnie dawkować im pokarm, bo nierzadko zdarza się, że ryby umierają z powodu nadmiaru pożywienia. Syndrom bojownika spotyka osoby, które wyznaczają sobie więcej zdań, niż są w stanie realnie wykonać. Jednak w związku z tym, że MUSZĄ je zrobić – płacą za to wysoką cenę niewyspania, pozostawania w pracy zbyt długo, narastającego poczucia presji i stresu związanego z piętrzącą się listą spraw niezałatwionych, podczas gdy zaplanowane terminy ich ukończenia zbliżają się nieubłaganie.

Czy potraficie utożsamić się z jedną z powyższych sytuacji? Zapewne tak. Na pocieszenie mogę zapewnić, że istnieje jednak ratunek. Obie przedstawione przeze mnie sytuacje są ściśle związane ze stale zmieniającą się rzeczywistością w której żyjemy. Świat biegnie do przodu, a prędkość tego biegu nieustannie nabiera tempa. Technologia, informacje, wielość spraw do zrozumienia, do przemyślenia, natłok sytuacji czekających na naszą reakcję. A kiedy słyszymy znajomy dźwięk przychodzącego smsa podskakujemy zniecierpliwieni i natychmiast sprawdzamy treść wiadomości. Wobec narastającej ilości spraw na naszych listach „do zrobienia” potrzebna jest pomoc. Jak to trafnie napisał Stanisław Jerzy Lec „Czas robi swoje. A ty człowieku?”.

Do dzieła więc! Przedstawię teraz dwie metody planowania czasu, które uważam za najbardziej skuteczne, tak aby każdy „komar” i „bojownik” mógł sam wybrać metodę, która bardziej mu odpowiada. Być może słyszałeś już kiedyś o nich, ale tym razem zapraszam, żeby samemu uzbroić się w kartkę i długopis, i spróbować zmierzyć się z natłokiem spraw.

Ćwiczenie 1 – Metoda Ważne-Pilne

Metoda ta, opracowana przez Edwina Blissa pomaga dokonać rozróżnienia między zadaniami pilnymi a ważnymi, dzięki czemu pomaga ustalić priorytety w kontekście celów zarówno życiowych jak i zawodowych. Zastosowanie tej struktury pomoże ci uporządkować i ocenić każdy z priorytetów.

Do wykonania tego ćwiczenia potrzebujesz dwie kartki papieru oraz długopis. Na jednej z kartek wypisz wszystkie zadania, jakie masz do wykonania. Bez względu na ich istotność czy zbliżający się termin realizacji. Wypisz wszystkie sprawy do wykonania, jakie przychodzą ci do głowy.

Drugą kartkę podziel tak jak widzisz to na obrazku.

12345

Teraz twoim zadaniem jest umieszczenie każdej z wypisanych spraw w odpowiedniej ćwiartce. Postępuj zgodnie z poniższym kluczem:

Ważne i pilne: Niektóre zadania są zarówno ważne, jak i pilne (np. odbudowanie dachu po huraganie, czy realizacja zobowiązania, które termin właśnie mija). Trzeba je natychmiast wykonać, aby życie mogło toczyć się dalej.
Ważne i niepilne: są to działania, jak np. tworzenie długofalowych planów, strategii, uczenie się, rozwój osobisty, budowanie relacji z innymi – są one niezmiernie ważne, lecz nie wydają się pilne. Możemy nie zajmować się nimi przez wiele dni, ale jeśli byśmy w ogóle z nich zrezygnowali – stracilibyśmy bardzo wiele.
Nieważne i pilne: Te działania wydają się wymagać naszej natychmiastowej uwagi. Mimo pilnego charakteru nie są szczególnie istotne, natomiast często zaburzają naszą koncentrację na tym, co jest naprawdę ważne (np. odbieranie telefonów, odpisywanie na niepotrzebne listy
i pisma, czy załatwianie spraw zrzuconych na nas przez kogoś innego).
Nieważne i niepilne: to często coś, co przynosi ulgę, jest „pożeraczem czasu”, może to być np. oglądanie telewizji, plotkowanie, surfowanie po internecie.

Podsumowując:
Zadania „ważne” to najbardziej produktywne wykorzystanie naszego czasu, wnoszą one znaczący wkład w realizację projektu lub osiągnięcie celu. Sprawy „ważne” niosą ze sobą długofalowe konsekwencje.
Zadania „pilne” muszą być wykonane natychmiast, mogą być istotne bądź zupełnie nieistotne dla naszych celów. Sprawy „pilne” mają tendencje do pochłaniania naszej uwagi bez względu na to, czy są naprawdę ważne.

 

c.d.n.

 

Część druga artykułu znajduje się tutaj.

 

autor: Agata Białkowska – coach, trener, poszukiwaczka wyzwań oraz pasjonatka ludzi. Wytchnienie znajduje podróżując po świecie oraz jeżdżąc konno

 

 

Z przyjemnością poznamy Twoją opinię

Skomentuj

Wystarczy 5 sekund aby być zawsze na bieżąco.

Zapisz się do naszego newslettera tutaj:

Informacje o najciekawszych artykułach i nowościach w świecie HR.





Dziękujemy za zapisanie do naszego newslettera. Od teraz będziesz na bieżąco ze światem HR.

Share This
HRstandard.pl
Login/Register access is temporary disabled