W ciągu zaledwie kilku lat portale intranetowe przekształciły się z prostego repozytorium informacji w jedno z głównych narzędzi regulacji procesów biznesowych, kultury korporacyjnej oraz adaptacji i szkoleń nowych pracowników. Dziś intranet coraz częściej przybiera formę sieci społecznościowej, dając szerokie możliwości zarządzania motywacją i lojalnością pracowników.
Współczesne firmy borykają się z problemem motywacji pracowników. Zaangażowanie pracowników oraz ich zadowolenie ma bowiem realne przełożenie na ich produktywność. Z badań agencji Gullup, która od 75 lat bada poziom zaangażowania w przedsiębiorstwach wynika, że firmy z wyższym poziomem zaangażowania pracowników znacząco wyprzedzają swoich konkurentów pod kątem zysków (wykres nr 1):
Wykres 1
Zaangażowanie i zadowolenie pracowników to złożony problem, który nie ma uniwersalnego rozwiązania. Badania innej agencji – Aberdeen Group pokazują jednak, że w organizacjach, które używają społecznościowych narzędzi, zaangażowanie pracowników wzrasta co roku o 18 proc. Firmy, które takich narzędzi nie stosują, odnotowują jedynie 1 proc. wzrost.
Wdrożenie intranetu społecznościowego może mieć zatem pozytywny wpływ na zadowolenie zespołu, jego lojalność i motywację. Jakie inne zalety kryją społecznościowe sieci korporacyjne?
Otwartość i wygoda
Korporacyjną sieć społecznościową najprościej można opisać jako intranet, w którym wszyscy pracownicy mogą kreować treści i łatwo kontaktować się ze sobą. W odróżnieniu od tradycyjnej rozsyłki informacji, społecznościowy intranet pozwala bardzo szybko otrzymać informację zwrotną. Pracownik jest nie tylko biernym odbiorcą, ale może też ocenić zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie. Taki krok jest oceniany przez pracowników jako większe otwarcie się organizacji, co pozytywnie wpływa na wewnętrzny, ale też i zewnętrzny HR-branding.
Przesunięcie pracy w stronę zabawy jest dobrze przyjmowanym nurtem przez pracowników. Podobnie dzieje się w przypadku stosowania wyników „gier” pracowniczych o punkty, zamiast poważnie brzmiących ocen. Pewnym stałym czynnościom nadaje się elementy gier lub zabaw, dzięki czemu pracownikom łatwiej się włączyć się w proces. Ma to bardzo pozytywny wpływ na produktywność – mówi Tomasz Jabłoński, założyciel iTagmy, organizacji specjalizującej się w zarządzaniu zadaniami i przepływem informacji.
Ukryta wiedza
Wewnątrzkorporacyjna sieć społecznościowa jest niczym lustro, w którym bardzo dokładnie odbijają się pracownicy, ich relacje oraz struktura firmy. Analizując aktywność użytkowników, można zidentyfikować formalnych i nieformalnych liderów, określić zasięg i członków nieformalnych grup oraz obserwować interakcje zachodzące pomiędzy oraz w ramach tych społeczności. Procesy, które do tej pory były niewidoczne, mogą podlegać analizie i dzięki temu przyczyniać się do zwiększania efektywności w organizacji.
Coraz częściej osoby zarządzające w firmach zdają sobie sprawę, że najważniejsze kompetencje pracowników leżą w sferze „wiedzy ukrytej”, czyli tej znajdującej się w głowie, a nie na papierze – w formie dokumentów lub danych. Szacuje się, że stosunek wiedzy ukrytej i jawnej kształtuje się w proporcji 80:20. Dzięki sieciom społecznościowym, możemy chociaż część tej wiedzy wydobyć na zewnątrz – tłumaczy Tomasz Jabłoński.
Wymiana wiedzy
Intranet społecznościowy pozwala pracownikom szybciej nawiązywać relacje, co jest istotne zwłaszcza dla dużych i międzynarodowych organizacji. Pracownicy mogą kontaktować się ze sobą i wymieniać doświadczeniem. Jest to szczególnie ważne dla nowych pracowników. Nowa osoba może od razu uzyskać odpowiedzi na nurtujące ją pytania, znaleźć pracowników o podobnym profilu zawodowym oraz nawiązać z nimi kontakt. Dzięki wsparciu innych, nowy pracownik szybciej adaptuje się i rozwija.
Społecznościowy intranet sprzyja także doświadczonym pracownikom. Im więcej osób zwraca się do eksperta z pytaniem, zostawia swoje komentarze oraz „lajki”, tym wyższy jego status w organizacji i profesjonalne uznanie. Realna wymiana wiedzy jest jedną z największych zalet społecznościowej sieci korporacyjnej.
Osoby kreatywne, dzięki umiejętnościom autopromocji, często odnoszą z sieci społecznościowych więcej korzyści niż osoby bardziej introwertyczne, ale pozostające bardzo dobrymi specjalistami. Jednak wciąż jest to dla introwertyków sposób na prezentację swojej wiedzy w wygodnej dl nich formie – bez publicznych wystąpień, czy dużych i stresujących narad – wyjaśnia Tomasz Jabłoński.
Warunki udanego wdrożenia
Powodzenie korporacyjnej sieci społecznościowej w dużej mierze zależy od spójnej i konsekwentnej polityki firmy. Jeżeli ten kanał komunikacji nie jest prawidłowo zarządzany, pozostanie tylko nudną technologią, a nie przydatnym narzędziem. Intranet musi być stale rozwijany, a informacje udostępniane pracownikom – aktualne.
Ważne, aby do wdrożenia i zarządzania społecznościowym intranetem zaangażować odpowiednich interesariuszy: dział HR, IT oraz specjalistę do spraw komunikacji wewnętrznej. Są to osoby, których działania są kluczowe dla powodzenia projektu – podsumowuje Tomasz Jabłoński.
Źródło: iTagma
