Integracja dla większości pracowników niesie ze sobą pozytywny przekaz: zabawa, rozrywka, odpoczynek. Czas, gdy po wytężonych projektach i zadaniach zespół może się spotkać i pobyć ze sobą bez poruszania tylko i wyłącznie kwestii zawodowych. I choć znajdą się tacy dla których integracja jest udręką czy stratą czasu i pieniędzy to warto zastanowić się, czym jest, a czym być powinna. Jak i po co się integrować i jakie korzyści może wyciągnąć pracownik, a przede wszystkim pracodawca.
Od integracji nie ma dziś ucieczki. Nawet najbardziej sceptyczni i oporni pracodawcy zmuszeni są do przeprowadzania działań integracyjnych. W nowoczesnych firmach bez względu na ich specyfikę, branżę, zakres działalności czy w końcu wielkość funkcjonują zespoły (sprzedażowe, projektowe, czy choćby księgowe). Rozwój każdego biznesu niesie ze sobą konieczność rozwoju struktur i całych zespołów. Aby zespoły mogły sprawnie i skutecznie realizować zadania muszą jednak nauczyć się razem funkcjonować.
Planując integrację warto zatem zacząć od przeanalizowania jak funkcjonują poszczególne zespoły w firmie. Jakie relacje łącza ludzi, na ile efektywnie realizują wspólne zadania, czy zespół lubi ze sobą współpracować, potrafi się wspierać i mobilizować w trudniejszych momentach czy też walczy ze sobą i konkuruje. O ile w pierwszym przypadku łatwo uzyskać poparcie pracowników dla tych inicjatyw, o tyle w drugim trzeba już mocno się postarać. Ale zawsze warto to robić. Korzyści w tym przypadku są obopólne.
Dobrze funkcjonujący zespół to ludzie, którzy nie tylko rozumieją swoje role zawodowe, specyfikę branży, którą tworzą, a także nie tylko ci, którzy błyszczą wiedzą merytoryczną– to przede wszystkim grupa, która potrafi współdziałać, wspierać się i mobilizować, dzielić wiedzą a także lubi ze sobą pracować i widzi sens tej pracy.
Pracodawcy coraz częściej zaczynają doceniać rolę integracji i ją popierać. Dążą także do tego, aby nie kojarzyła się ze spotkaniami tylko alkoholowo- tanecznymi i większą niż zwykle swobodą w relacjach towarzyskich między pracownikami.
Integracja, aby przyniosła oczekiwane rezultaty musi spełniać kilka podstawowych warunków. Pierwszym z nich jest dobrowolność. Do integracji warto zachęcać, ale nie warto zmuszać. O ile zrozumiała jest jedno czy dwurazowa nieobecność, o tyle w przypadku jawnego unikania spotkań z zespołem warto dociekać i analizować, dlaczego tak się dzieje. Postawa pracownika w stosunku do integracji bardzo wiele mówi o tym jak czuje się on w grupie, w której pracuje, na ile identyfikuje się z zespołem, jak jest przez niego oceniany i jak sam go ocenia. Poświęcając odpowiednią ilość czasu na uzyskanie takiej informacji mamy szansę na zyskanie informacji o dysfunkcjach zespołu lub ewentualnych trudnościach (np.komunikacyjnych pracownika zespołu), które uniemożliwiają aktywne uczestnictwo lub w najlepszym przypadku maksymalnie je ograniczają.
Inną ważną kwestią w planowaniu integracji jest jasne postawienie celu- czemu to spotkanie ma służyć i jaką formę przybrać. Czy zespół ostatnio wykazywał się i jest to forma nagrody czy wręcz przeciwnie- relacje się psują i ludziom trudniej jest się komunikować i pracować ze sobą. Mając jasny obraz i dobrze zdefiniowany cel łatwiej i skuteczniej możemy przeprowadzić działania.
Kolejnym istotnym z punktu widzenia pracownika elementem jest zebranie (czy tez próba zebrania) informacji, jaki rodzaj integracji jest najbardziej pożądany i akceptowany przez pracowników. Nie każdy bowiem odnajdzie się w całonocnej imprezie z alkoholem czy spływie kajakowym. Rolą działu HR nie jest spełnienie oczekiwań wszystkich pracowników, co nigdy nie będzie możliwe, ale uwzględnienie takich elementów, które nie wykluczą żadnej z grup pracowników i umożliwią aktywne uczestnictwo. Dobrym rozwiązaniem stosowanym coraz częściej i chętniej przez firmy są ankiety wewnętrzne przeprowadzane po każdej większej inicjatywie. Daje to obraz tego, co nie zawsze pracownicy chcą powiedzieć wprost.
Integracja powinna być także dobrze zaplanowana w czasie. Nie powinno się jej organizować w chwili, kiedy firma przeżywa największe zmiany, kiedy nie ma jasności, co do zatrudnienia. Integracji nie należy traktować, jako zasłony dymnej, odpowiedzi na kłopoty, rekompensaty dla pracowników. Nie należy jej także organizować w celu odwrócenia uwagi od innych istotnych rzeczy, które dzieją się lub mają wkrótce nastąpić.
Ważną częścią integracji jest zaproszenie do niej znaczących osób w firmie lub zespole. Nie oznacza to jednak konieczności zacieśniania więzów menadżerów z personelem sprzątającym. Obecność menadżera jest natomiast sygnałem dla pracowników, że dana inicjatywa jest ważna i popierana z punktu widzenia przełożonych. Warto zatem brać w niej udział i budować wzajemne relacje.
Dobrze zaplanowana, zorganizowana i przeprowadzona integracja jest w stanie umocnić i usprawnić zespół, a także przyczynić się do zwiększenia identyfikacji z nim i całą organizacją. Błędy wynikające z braku świadomości odnośnie jej roli i funkcji są za to kosztowne a niekiedy nieodwracalne. Potrafią zespół podzielić i zniechęcić – nie tylko do pracy, ale i do całej organizacji. Planując integracje dobrze, zatem dokładnie zweryfikować, które jej elementy w naszej firmie sprawdzą się najlepiej i pozwolą osiągnąć spodziewany efekt.
Autor: Anna Kowalczyk, psycholog , specjalista ds. HR w Nexio Management
Nie od dziś wiadomo, że zintegrowany zespół funkcjonuje dużo bardziej efektywnie. I cieszy mnie to, że tyle firm obecnie bardzo zwraca uwagę na to, aby co jakiś czas organizowane były imprezy integracyjne. To na pewno wyjdzie każdej firmie na dobre 🙂
Ankiety to dość ciekawe rozwiązanie, jednak ich wynik w dużej mirze może zależeć od ogólnego zainteresowania potencjalną imprezą. Myślę że przy organizacji eventu firmowego warto połączyć kilka dość od siebie różnych elementów. W taki sposób by każdy pracownik na imprezie znalazł coś dla siebie.
Ja uważam, że konieczne jest, żeby firma dała coś od siebie. Dla mnie to niezmiernie ważne, żeby pracodawca szanował fakt, że pracownik potrzebuje też odpoczynku, chce się realizować nie tylko w pracy, ma rodzinę. Taki mieliśmy problem z poprzednią firmą mojego męża, która delegowała go non stop i organizowała imprezy tylko dla pracowników 🙁 bez osób towarzyszących. To było troszkę smutne, bo nie dość, że w tygodniu pracował w Londynie, to jeszcze w weekendy jechał raz na jakiś czas do Berlina na imprezę, na którą nie mógł wziąć mnie 🙁 Teraz pracuje dla innej spółki i mają o wiele luźniejsze reguły. Często organizują imprezy i spotkania zespołu Michała, na które może wziąć ze sobą osobę towarzyszącą. Te imprezy są fantastyczne! Ja sama prowadzę mały biznes i zapytałam się jednej z dziewczyn, kto im to organizuje. Ja oczywiście mam małą firemkę, ale eventy dla naszych klientów organizujemy od tego czasu regularnie z Orchidea Group. Niesamowite, że jest firma która może obsługiwać takie kolosy jak Bayer, ale w dalszym ciągu ma wiele dobrego do zaoferowania malutkim przedsiębiorcom.