Współczesna gospodarka staje się w coraz większym stopniu globalna, zinformatyzowana i oparta na wiedzy. Największy wpływ na środowisko pracy ma szybki rozwój technologii teleinformatycznych (ICT), umożliwiając powstawanie nowych form organizacji pracy (m.in. telepraca) oraz zarządzanie zespołami pracującymi w rozproszeniu geograficznym. Rozwój technologii ICT zmodyfikował znaczenie miejsca pracy: aby pracować nie trzeba iść do pracy.
Praca poza siedzibą firmy wymaga nowych kompetencji pracowników i managerów.
E-pracownik
Praca na odległość bez bezpośredniego nadzoru wymaga większej motywacji wewnętrznej i odpowiedzialności osobistej – pracownik ma większą samodzielność, sam dba o właściwą organizację pracy i wykonuje bardziej zróżnicowane zadania. Ogromne znaczenie mają umiejętności związane z komunikowaniem i nawiązywaniem relacji interpersonalnych (w tym jasnej komunikacji pisemnej).
Można wymienić trzy kluczowe kompetencje ułatwiające pracę zdalną:
- Samodzielność – chęć podejmowania decyzji i wywierania wpływu;
- Innowacyjność – umiejętność radzenia sobie w sytuacjach nietypowych i niepowtarzalnych;
- Adaptacyjność – umiejętność przystosowania do nowych zadań i sytuacji, zdolność adaptacji społecznej.
Niezbędne jest także opanowanie tzw. kompetencji wirtualnych jak umiejętność komunikacji z użyciem tekstu jako głównego nośnika informacji, poszukiwanie informacji poprzez różne media, samodzielne odkrywanie nowych funkcjonalności narzędzi internetowych. Praca zdalna ma bardziej zindywidualizowany charakter – umożliwia dopasowanie stylu pracy do zadań, samodzielne kształtowanie czasu pracy, zarządzania swoim życiem i karierą.
E- manager
Wraz z pojawieniem się nowych form organizacji pracy zmieniają się potrzeby co do funkcji kierowniczych. Szefowie funkcjonujący w tradycyjnych organizacjach będą zmuszeni podnosić swoje kwalifikacje, aby funkcjonować w strukturach mniej hierarchicznych i projektowych. Nowe wyzwania zmuszają menedżerów do przekazania części dotychczasowych uprawnień pracownikom, czyli świadomego przekazywania wpływu odpowiednio do wymagań sytuacyjnych (tzw. deinfluentyzacja).
Manager rozproszonego zespołu musi być bardziej otwarty, elastyczny, nastawiony na relacje, skłonny do delegowania odpowiedzialności i wspierania indywidualnego rozwoju pracowników. Jednym z kluczowych zadań e-managera jest zarządzanie komunikacją i wiedzą.
Komunikacja
Podstawowym warunkiem efektywnego działania rozproszonych zespołów jest wyposażenie w niezawodne narzędzia do komunikacji i współpracy. Badania nad skutecznością kanałów komunikacji dowodzą, że ok. 55% komunikatów odczytujemy z form niewerbalnych (np. mowa ciała), 38% informacji odbieramy za pośrednictwem intonacji głosu, a tylko 7% informacji jest przekazywanych poprzez słowa (tekst). Stąd zespołom pracującym w rozproszeniu trudno jest budować klimat zaufania i porozumienia tylko w oparciu o komunikację pisemną.
Pocztą elektroniczną najbardziej wskazane jest przesyłanie tylko informacji rutynowych, zaś w kontaktach bezpośrednich (telefon i spotkanie) informacji bardziej złożonych i wymagających uzgodnień. W wirtualnym świecie dużo łatwiej o pomyłki i nieporozumienia. Nie chodzi tu tylko o problemy posługiwania się językiem obcym, ale również te, wynikające z różnic kulturowych. Dlatego podczas wirtualnych spotkań powinny powstawać notatki (podsumowanie), w których czytelnie spisuje się kto i w jakim czasie realizuje poszczególne działania.
Ocena wyników e-pracy
Kluczem do sukcesu w kierowaniu pracą zdalną jest zaufanie, które jest czynnikiem dużo bardziej ważnym niż w tradycyjnych formach pracy. Zaufanie i kontrola są ze sobą ściśle związane – można nawet powiedzieć, że jest to relacja dwubiegunowa: im więcej zaufania, tym mnie kontroli i odwrotnie. Brak zaufania powoduje przekonanie o konieczności częstej kontroli wykonywanej pracy. W zespołach rozproszonych zaufanie spełnia funkcje kontroli w tradycyjnych formach pracy.
Kształtowanie kultury elastyczności Wzory kulturowe wspierające tradycyjne hierarchiczne systemy organizacyjne sprzyjały niskiej tolerancji niepewności.
Warunkiem zastosowania metod zarządzania adekwatnych do nowych warunków jest zatem zmiana kulturowa polegająca głównie na zmniejszaniu dystansu władzy (spłaszczaniu hierarchii) oraz wspieraniu większej tolerancji niepewności. Zmiana kultury organizacyjnej jest procesem długotrwałym. W celu zwiększania elastyczności firmy i otwartości na nowe formy organizacji pracy kierownictwo powinno stopniowo wprowadzać takie praktyki, które wzmacniają poŜądane zachowania pracowników:
- stwarzanie sytuacji wzmacniających wiarę we własne siły i zaufanie do siebie,
- stwarzanie sytuacji, w których pracownicy mogliby zachowywać się w sposób niezależny,
- stopniowe uczenie pracowników podejmowania decyzji,
- stwarzanie sytuacji, w których pracownicy musieliby stawać twarzą w twarz z konfliktem,
- ukierunkowywanie pracowników na działania wspomagające twórczość i inicjatywy.
W organizacja wirtualnych i nowych formach organizacji pracy czynniki psychologiczne i kulturowe są ważniejsze niż w tradycyjnych. Badania wykazują, że przywiązanie polskich pracowników do wzorów kultury niskiej tolerancji niepewności może być czynnikiem opóźniających przystosowanie organizacji do elastycznych form organizacji pracy.
Źródło: Biznesowy Serwis Informacyjny
Autorzy: TGC Corporate Services
