Z botami można porozmawiać na firmowe tematy lub poprosić o pomoc w rozwiązaniu codziennych zadań. Użyć możemy ich w komunikacji wewnętrznej i HR. Czym są boty i jakie dają możliwości?
Boty to programy komputerowe, które mogą zastąpić nas w wykonywaniu wybranych czynności. Osadzone są na stronach internetowych, intranetowych lub w komunikatorach. Możemy z nimi porozmawiać także za pośrednictwem SMS-ów. Taka rozmowa wygląda na naturalną konwersację podobną do tych, które odbywamy z kolegami z pracy. Boty są więc naszym zastępstwem. I choć mogą budzić obawy – w końcu to roboty a my stajemy się mniej potrzebni – warto przyjrzeć się możliwościom, jakie dają i rozważyć skorzystanie z ich pomocy.
Boty w HR
Botom możemy delegować część naszych zadań. I tak np. boty mogą wyręczyć dział HR w udostępnianiu pracownikom informacji o dniach urlopu, które przysługują danej osobie. Wystarczy, że zapytamy o to bota, a on sprawdzi, z ilu dni wakacji możemy jeszcze skorzystać. Bot przekaże również wiadomość do systemu, że jesteśmy na zwolnieniu lekarskim. Udzieli nam informacji o firmowych benefitach, ostatnich zmianach w regulaminie wynagradzania czy planowanych premiach. Może też poinformować w określonym czasie kandydata do pracy o zbliżającym się spotkaniu i dokładnym miejscu, gdzie ma się udać. Podeśle mu też mapkę wraz z instrukcjami dojazdu. A gdy już kandydat pojawi się w firmie i zgłosi się do recepcji, bot poinformuje osobę od rekrutacji, że czeka na nią gość.
Boty w komunikacji wewnętrznej
Zastosowany do wsparcia komunikacji wewnętrznej bot może poinformować pracowników o ostatnich firmowych newsach. Może nam też wysyłać regularnie informacje na dany temat. Podpytamy go o program firmowego wydarzenia, na które wybieramy się. Przypomni nam o spotkaniu zarządu ze wszystkimi pracownikami i zapisze nasze pytanie do prezesa. Możemy zapytać go o cele biznesowe, historię firmy czy etap, na jakim jest dany projekt i kto za niego odpowiada.
Bot pomoże nam też znaleźć kontakt do danego pracownika czy dokument w intranecie. Zamiast przeszukiwać firmową strukturę organizacyjną, możemy go zapytać, kto odpowiada za daną sprawę, a on sprawdzi to i podeśle nam numer telefonu i adres emailowy właściwej osoby. Może nawet od razu ustalić, czy ta osoba jest obecna w pracy.
Bot pomagacz i asystent
Zamiast dzwonić do działu IT, możemy np. awarię sprzętu zgłosić do bota, a on sprawdzi, który pracownik odpowiada za naprawę takiego urządzenia i wróci do nas z informacją, czy osoba ta jest dostępna i gotowa przyjąć zlecenie od nas. A jeśli naprawa nie jest skomplikowana, bot podpowie nam, jak sami możemy spróbować rozwiązać tę kwestię.
To bot może pomóc nam rozliczyć delegację. Wystarczy, że przekażemy mu skany lub zdjęcia faktur i podamy wydane kwoty, a on zaksięguje to tam, gdzie trzeba. Podobnie będzie z rezerwacją zasobów. Bot zarezerwuje dla nas salkę, zapyta osobę, z którą chcemy się spotkać, czy ma czas lub od razu sprawdzi w jej kalendarzu, czy jest wolna. Podobnie może być z firmowym autem. I nie zapomnijmy włączyć go, gdy planujemy nieobecność w pracy. Odpowie wtedy osobom, które będą nas szukały, kiedy wrócimy i kto nas zastępuje.
Zastosowanie botów może być bardzo szerokie. Każdy dział w firmie jest w stanie znaleźć zadanie dla bota, który mógłby go wspierać w codziennej pracy, a przede wszystkim odciążyć od najprostszych czynności. Naprzeciw tym zespołom wyszedł ostatnio Facebook, który ogłosił, że stworzył ponad 100 botów, które udostępnił na Workplace by Facebook – swoim społecznościowym portalu dedykowanym firmom do wewnętrznego użytku.
Boty to trend, który warto śledzić niezależnie od tego, czy jesteśmy fanami sztucznej inteligencji. Jej obecność w naszym życiu będzie coraz większa.
Autorka: Maja Biernacka, prowadzi agencję komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT i bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni
[…] Boty – wsparcie dla HR i komunikacji wewnętrznej […]