Nowoczesna polityka personalna coraz częściej wymaga stosowania różnych narzędzi usprawniających działania w tym obszarze. Dyrektorzy HR dostrzegają zalety takich rozwiązań, jakimi są systemy informatyczne wspomagające obsługę procesów zarządzania personelem. Rynek oferuje wiele systemów dla HR, różniących się pod względem funkcjonalności czy możliwości dostosowania do konkretnych organizacji. Aby dokonać dobrego wyboru takiego rozwiązania, warto zwrócić uwagę, czy spełnia ono kryteria ważne dla konkretnej organizacji. Omówione poniżej najbardziej istotne kryteria wraz z zestawem pytań, jakie warto zadać dostawcy systemu, powinny pomóc w podjęciu słusznej decyzji.
1. System dla wszystkich pracowników
Obecnie odbiorcami rozwiązań HR nie są już tylko działy kadrowo-płacowe, ale cała organizacja. Każdy pracownik jest uczestnikiem procesów personelowych i potrzebuje związanych z tym informacji (np. o naliczonych mu wynagrodzeniach, o szkoleniach, o wynikach jego oceny okresowej, o obiegu akceptacji jego wniosków itd.). Zarządzający zespołami muszą mieć dostęp do informacji o swoich pracownikach, a także możliwość zatwierdzania planów urlopowych swoich podwładnych czy planowania czasu pracy dla całego zespołu.
W związku z powyższym warto zadać dostawcy rozwiązania następujące pytania:
a. Kto będzie użytkownikiem systemu? Czy tylko specjalizowane działy firmy czy cała organizacja?
b. Czy dostęp pracownika do informacji i funkcjonalności jest ustalany na podstawie jego roli w firmie? Czy można to zmieniać i elastycznie dostosowywać do potrzeb?
c. Czy każdy pracownik otrzymuje odpowiedni, tj. zależny od jego roli w organizacji, interfejs do korzystania z systemu (np. pracownicy kadr i płac czy HR będą pracować bezpośrednio w aplikacji, mając możliwość definiowania, obsługi i monitorowania działań, zaś pozostali pracownicy będą korzystać z systemu wygodnie bo przez przeglądarkę internetową, zgodnie z przypisanymi do nich uprawieniami)?
2. Rozwiązanie zawsze zgodne z otoczeniem prawnym
Systemy kadrowo-płacowe, co oczywiste, muszą być dostosowywane do otoczenia prawnego. Warto tu jednak zwrócić uwagę na następujące elementy:
a. Czy w dokumentacji systemu są opisy, w jaki sposób aplikacja realizuje zgodność z przepisami i w zakresie których przepisów?
Zgodność z przepisami powinna być związana z tymi elementami, które realizuje system. Warto pamiętać, że nie zawsze system podpowiada czy kontroluje poprawność danych pod kątem prawnym, czasem takie dostosowanie polega tylko na prawidłowym wprowadzeniu danych przygotowanych przez operatora.
b. Czy deklaracja dostawcy oprogramowania o zgodności z przepisami jest potwierdzona np. poprzez certyfikat lub inny dokument wydany przez niezależny i opiniotwórczy podmiot?
Wydanie certyfikatu wiąże się z badaniami i przeglądem funkcjonalności oprogramowania pod kątem zgodności z konkretnymi aktami prawnymi, obowiązującymi w danym momencie.
c. Czy po zakupie oprogramowania dostawca zapewnia aktualizowanie systemów do zmian prawnych? W jaki sposób się to odbywa?
Nabywając oprogramowanie, klient otrzymuje zapewnienie o zgodności z przepisami często wraz z certyfikatem oraz prezentacją (dokumentacją), w jaki sposób jest to realizowane w systemie. Otoczenie prawne w zakresie kadrowo-płacowym podlega wielu zmianom w krótkim czasie. Warto więc zwrócić uwagę, w jaki sposób dostawca uzupełnia swoje produkty pod kątem zmian w przepisach (często klient jest narażony na oczekiwanie na nową wersję oprogramowania i konieczność aktualizacji całej wersji ).
3. Pełna ewidencja informacji o pracowniku
Obecnie coraz częściej pojawia się potrzeba gromadzenia (poza typowo kadrowymi) takich informacji, które pozwolą na kompleksową obsługę pracownika, także w zakresie np. przekazanego mu sprzętu, użytkowania przez niego samochodu służbowego czy posiadania odpowiedniej dla realizowanych przez niego prac odzieży ochronnej.
Warto tutaj zadać następujące pytanie:
a. Czy system umożliwi ewidencję także dodatkowych informacji o pracowniku, wynikających ze specyfiki danej organizacji (dotyczących np. powierzonego pracownikowi wyposażenia, sprzętu)?
4. Planowanie i rozliczanie czasu pracy
Osoby zarządzające zespołami powinny mieć możliwość pracy z wykorzystaniem wygodnego interfejsu np. w przeglądarce internetowej z obsługą kalendarzy pracowników. System powinien wspomagać zaplanowanie prac zgodnie z przepisami kodeksu pracy np. z uwzględnieniem koniecznych przerw w pracy. Wprowadzone dane o czasie przepracowanym pozwalają działom kadrowo-płacowym rozliczyć koszty prac.
To, o co tu warto zapytać dostawcę rozwiązania, to przede wszystkim:
a. Czy system ma funkcjonalności wspomagające planowanie i rozliczenia czasu pracy?
b. Czy funkcjonalności te są dostępne także dla zarządzających zespołami (a nie jedynie dla działów kadrowo-płacowych wprowadzających czas pracy już po wykonaniu prac)? Czy wspomagają one planowanie z uwzględnieniem zgodności z przepisami (nawet jeśli wprowadzający plany nie są ekspertami w tej dziedzinie)?
c. Czy interfejs do planowania ma wygodną graficzną prezentację kalendarzy i czasu pracy planowanego i rzeczywistego?
c.d.n.
Autor: Renata Łukasik, Dyrektor ds. oprogramowania i Członek Zarządu Macrologic SA
