Stanowią one kluczowy element procesu rekrutacyjnego, aczkolwiek często pomija się ich istotną rolę i potencjał. Mowa tu o informacji zwrotnej, czyli konstruktywnym feedbacku. Ten nieoceniony aspekt dotyczy nie tylko kandydatów, lecz także wszystkich uczestników procesu rekrutacyjnego. Dlaczego tak samo istotny jest feedback przekazywany przez klienta firmie rekrutacyjnej, jak ten dostarczany przez rekrutera dla kandydatów?
Kwestia udzielania informacji zwrotnej w kontekście procesów rekrutacyjnych niezmiennie budzi intensywne debaty, zarówno w realnych rozmowach, jak i na platformach internetowych. To zrozumiałe zjawisko, które znajduje odzwierciedlenie w raporcie „Doświadczenie Kandydata w Polsce 2021”, gdzie wynika, że ponad 60% kandydatów oczekuje od rekruterów konstruktywnego feedbacku, niezależnie od etapu, na którym zostali wykluczeni z procesu rekrutacyjnego. Warto jednak zauważyć, że tylko 34% firm przekazuje taką informację wszystkim kandydatom, którzy uczestniczyli w procesie.
W toku rekrutacji feedback odnosi się zawsze do wszystkich istotnych stron związanych z tym procesem:
-kandydata,
-pracodawcy,
-rekrutera.
Najbardziej zauważalna i donośna jest debata na temat udzielania informacji zwrotnej dla kandydatów. Warto zapoznać się z wieloma cennymi artykułami poświęconymi temu zagadnieniu.
W swoim tekście skupię się jednak na temacie przekazywania informacji zwrotnej w kontekście relacji między head hunterem a pracodawcą. Jeśli zaś chodzi o udzielanie feedbacku dla kandydatów, zamierzam przedstawić istotne zagadnienia w skróconej formie i skierować zainteresowanych do istniejących już opracowań w tej dziedzinie.
Czym jest (a powinno być) przekazywanie informacji zwrotnej dla kandydatów w procesie rekrutacji?
Na wstępie warto wyjaśnić różnicę między informacją o statusie kandydata (np. odrzuceniem) a samym feedbackiem. Informacja o statusie jest klarownym przekazem, który opisuje aktualną sytuację aplikanta w konkretnym etapie rekrutacji. To albo kandydat idzie dalej, albo droga została zakończona.
Feedback to z kolei szczegółowa informacja zwrotna, która powinna zawierać konkretne i prawdziwe wyjaśnienia dotyczące podejmowanych decyzji w odniesieniu do kandydata po konkretnym etapie rekrutacji. Zazwyczaj dotyczy to odrzucenia kandydata, chociaż warto pamiętać (zwłaszcza w procesach wieloetapowych), że feedback można również przekazać, gdy kandydat przechodzi do kolejnego etapu.
Jakie znaczenie ma feedback dla kandydata?
1. Pozwala zrozumieć powody decyzji podejmowanych przez rekrutera.
2. Umożliwia wyciągnięcie wniosków i wprowadzenie otrzymanej informacji zwrotnej w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
3. Dzięki niemu firma pozostawia po sobie pozytywne wrażenie.
Oczywiście stopień wiedzy rekrutera na temat kandydata i związane z tym możliwości udzielenia feedbacku zmienia się w miarę rozwoju procesu rekrutacji. Informacje, które posiadamy na etapie analizy przesłanych CV, znacząco się różnią od tych, które mamy po przeprowadzeniu wywiadu. Warto również podkreślić, że decyzje podejmowane przez rekrutera nie opierają się wyłącznie na spełnianiu określonych kryteriów przez kandydata. Istotne jest również, czy w puli kandydatów zainteresowanych danym stanowiskiem znajdują się osoby bardziej odpowiednie pod względem profilu.
Dlaczego kandydaci nie otrzymują feedbacku (a czasem nawet statusu aplikacji)?
Pomimo zastosowanych narzędzi i procedur, które jako rekruterzy wdrażamy, zdarza się, że nie udzielamy informacji zwrotnej. Ja również miałem takie sytuacje, a co gorsza, zdarzyło mi się opóźnienie w przekazywaniu informacji o statusie kandydata. Wszystkim za to serdecznie przepraszam.
Istnieje wiele różnych powodów, dla których kandydaci nie otrzymują feedbacku. Najczęściej związane są z:
1. Trudnością w opracowaniu spersonalizowanego feedbacku dla setek aplikujących na etapie analizy CV.
2. W natłoku obowiązków, mimo stosowania narzędzi kontrolujących pracę rekrutera, mogą zdarzyć się przeoczenia.
3. Brakiem informacji od klienta. Brak feedbacku może być szczególnie frustrujący dla kandydatów, zwłaszcza gdy odpadają w ostatniej fazie – po spotkaniu z klientem. Niestety, jeśli jako rekruterzy nie posiadamy informacji zwrotnej od klienta dotyczącej powodów decyzji, nie możemy przekazać takiej informacji kandydatowi.
Znaczenie informacji zwrotnej od klienta dla firmy rekrutacyjnej
W każdej relacji biznesowej istnieje konkretny cel do osiągnięcia. W dzisiejszym szybkim tempie działania, kiedy osiągamy spodziewany wynik zlecenia, często pomijamy etap podsumowania tej współpracy. To jednak błąd o dużej wadze. Dlaczego? Bo dokładna analiza procesu rekrutacji i dokonanie oceny tego, co było skuteczne oraz co można było zrobić inaczej, umożliwia skuteczniejsze prowadzenie kolejnych projektów. Tą „skuteczność” rozumiem jako szybkość, efektywność oraz większe zadowolenie ze strony obu stron.
Jak więc należy podejść do przekazywania informacji zwrotnej firmie zajmującej się Executive Search? Przedstawiam poniżej 11 pytań, na które warto odpowiedzieć, wydając feedback partnerowi w obszarze rekrutacji.
1. Czy head hunter zrealizował proces rekrutacji zgodnie z tym, co obiecywał w etapie przedstawienia usługi?
2. Jak oceniamy sposób komunikacji dotyczący przebiegu projektu?
3. Jaką wartość miały dla nas generowane raporty w trakcie projektu? (Chodzi o podsumowanie briefu, strategię poszukiwań, listę potencjalnych kandydatów, listę finalnych kandydatów oraz raporty rekomendacyjne).
4. Czy zostaliśmy informowani na bieżąco o statusie projektu i ewentualnych wyzwaniach związanych z realizacją?
5. Czy kandydaci spełnili nasze oczekiwania?
6. Jakie jest nasze odczucie co do dopasowania kandydatów do naszej kultury organizacyjnej?
7. Jakie elementy procesu rekrutacji mogłyby zostać poprawione w przyszłych projektach?
8. Czego nam brakowało w naszej współpracy?
9. Czy otrzymaliśmy informacje na temat tego, jak kandydaci postrzegają naszą firmę i stanowisko, na które prowadziliśmy rekrutację?
10. Jakie wartości dodatkowe uzyskaliśmy dzięki współpracy?
11. Co wyróżniało się szczególnie pozytywnie we współpracy z firmą rekrutacyjną/konsultantem?
Warto również zwrócić się do konsultanta z zakresu Executive Search, który nadzorował projekt, o udzielenie informacji zwrotnej. Na jakie aspekty warto zwrócić uwagę w takim feedbacku?
1. Jakie działania moglibyśmy jako zleceniodawca podjąć inaczej, aby nasza współpraca z partnerem z obszaru Executive Search była bardziej skuteczna na różnych etapach?
o Etap briefingu
o Komunikacja podczas realizacji projektu
o Proces oceny kandydatów i podejmowania decyzji
2. Co, według perspektywy kandydatów, mogłoby zostać poprawione w procesie rekrutacji? Jakie zmiany moglibyśmy wprowadzić?
3. Jaki jest obecny wizerunek naszej firmy w oczach kandydatów?
4. Jak reagują na naszą ofertę rekrutacyjną?
5. Czy sposób, w jaki oceniamy kompetencje i dopasowanie kulturowe kandydatów, jest dla nich jasny i zrozumiały?
Na zakończenie, warto zaznaczyć, że informacja zwrotna stanowi niezwykle potężne narzędzie. Jeśli zostanie właściwie przekazana, ma moc nie tylko poprawienia jakości współpracy, lecz także stanowi silne motywujące źródło dla dalszego zaangażowania!
