Dobry program kadrowy to taki, który jest dopasowany do biznesowych potrzeb firmy. Jednak, aby wybrać ten optymalny, trzeba wpierw poznać możliwości takich aplikacji. W tym celu warto zajrzeć na nową stronę internetową jednego z producentów oprogramowania dla firm, na której przedsiębiorcy znajdą szereg praktycznych informacji zarówno o obszarach zastosowań, jak i funkcjach programów kadrowych dla firm różnej wielkości.
Kapitał ludzki – filar każdej firmy
Przedsiębiorcy powszechnie wskazują, że najważniejszym aktywem w ich firmach są ludzie. Nawet jeśli sami pracownicy na co dzień tego jakoś mocno nie odczuwają, to tak jest. Bez dobrej kadry trudno myśleć o jakimkolwiek sukcesie biznesowym. Nie mniej ważne od samego doboru personelu, jest sprawne nim zarządzanie. To obok rekrutacji, kluczowe zadanie dla specjalistów z działów HR – kadr i płac, którzy przy licznej załodze nie poradziliby sobie bez specjalistycznych narzędzi, czyli programów kadrowych. Tego rodzaje aplikacje pozwalają zautoryzować szereg procesów HR oraz zminimalizować ryzyko kosztownych błędów. Zresztą dobre oprogramowanie kadrowo – płacowe to nie tylko wsparcie dla menadżerów, ale także samych pracowników, którzy są jego aktywnymi użytkownikami (mogą zgłaszać nieobecności czy monitorować swój czas pracy). Obecnie profesjonalne programy kadrowe to rozbudowane systemy, które zapewniają specjalistom od kadr i płac zarówno w małych rodzinnych firmach, jak i dużych korporacjach pomoc w wielu obszarach HR.
Najważniejsze to:
~ Automatyzacja – dzięki automatyzacji wielu powtarzalnych czynności można znacząco zredukować efekt zmęczenia i frustracji wśród specjalistów HR. Nie muszą oni wykonywać codziennie wielu nudnych, aczkolwiek koniecznych operacji, mogą skupić się na rzeczach najważniejszych. W ten sposób ich cały potencjał może być wykorzystany do zadań wymagających kreatywności. To wszystko sprawia, że automatyzacja pozwala nie tylko zwiększyć efektywność działań, ale także ograniczyć błędy.
~ Wynagrodzenia dla pracowników i zleceniobiorców – programy kadrowe są zdecydowanie szybsze i lepsze od ludzi w zakresie wyliczania wynagrodzeń. Powierzając to zadanie aplikacji, można nie tylko zaoszczędzić czas, ale także wyeliminować błędy. Programy kadrowo – płacowe są na bieżąco aktualizowane o zmiany w przepisach, dlatego mamy pewność, że wyliczenia będą zawsze zgodne z aktualnie obowiązującymi zasadami.
~ Premie, nagrody i deklaracje PIT i ZUS – obok wyliczania wynagrodzeń, oprogramowanie kadrowo – płacowe zapewnia pomoc przy wyliczaniu zmiennych składników pensji każdego pracownika (premie uznaniowe, nagrody, dodatki stażowe i funkcyjne itp.). Program jest w stanie wyliczyć te dodatki każdemu pracownikowi według spersonalizowanych wytycznych. Dodatkowo aplikacja wygeneruje automatycznie deklaracje PIT i ZUS dla każdego pracownika z osobna.
~ Czas pracy – program kadrowy pozwala ewidencjonować czas pracy pracowników, także w zakresie pracy zdalnej, która swój renesans miała przy okazji pandemii Covid-19. W programie Comarch HRM (link) można tworzyć kompleksowe grafiki pracy, zawierające informacje nie tylko o urlopach, delegacjach i innych nieobecnościach, ale także o pracy w domu.
~ Rejestracja czasu pracy – nowoczesny program kadrowo – płacowy pozwala kontrolować kodeksowy czas pracy pracowników. Comarch TNA to system rejestracji czasu pracy, który dzięki integracji z programem kadrowym umożliwia kompleksowe monitorowanie aktywności pracowników.
~ PPK w programie kadrowo – płacowym – programy tego typu muszą się mierzyć, co rusz z nowymi wyzwaniami. Jednym z ostatnich są Pracownicze Plany Kapitałowe, z którymi aplikacje kadrowe radzą sobie już bardzo dobrze. Comarch PPK w połączeniu z programem do kadr i płac jest w stanie zapanować nad wszystkimi aspektami PPK (m.in. prowadzenie ewidencji pracowników przystępujących do i występujących z programu, naliczanie i ewidencję miesięcznych składek czy generowanie plików o składkach dla instytucji finansowych).
~ Elektroniczne akta pracownicze – dzięki digitalizacji biznesu standardowe papierowe teczki można zastąpić nowoczesnymi e-teczkami osobowymi, które można przygotować w programie kadrowo – płacowym. Elektroniczne segregatory zawierają komplet wymaganych dokumentów dotyczących historii zatrudnienia danej osoby w firmie (CV, list motywacyjny, zaświadczenie z badań medycyny pracy, dyplomy uczelni, świadectwa pracy, umowa o pracę, szkolenia, nagany czy upomnienia).
~ Pozyskiwanie, utrzymanie i rozwój pracownika – współczesne programy kadrowe pozwalają nie tylko na prowadzenie zimnych wyliczeń, ale także nawiązanie zindywidualizowanych relacji z pracownikami. Te są ważne, szczególnie, jeśli chodzi o młode pokolenia zaliczane to tzw. millenialsów i zetek, które oczekuje podmiotowego traktowania w pracy. Tego rodzaju narzędzia, poprzez jasny system oceny pracowniczej, spełniają się także w roli motywatorów do dalszego rozwoju.
~ Elektroniczny obieg dokumentów – nowoczesny program kadrowo – płacowy umożliwia także wejście na wyższy poziom digitalizacji firmy. Dzięki integracji Comarch HRM i Comarch DMS można pozbyć się na zawsze papierowych dokumentów, a przez to wyeliminować nie tylko błędy, ale także wszystkie problemy związane przechowywaniem czy przetwarzaniem dokumentów.
Współczesne środowisko biznesowe stanowi nie lada wyzwanie dla firm. Zmianie nieustannie podlegają nie tylko warunki, ale także przepisy i uregulowania. To implikuje, że nowoczesny program kadrowo – płacowy powinien być elastyczny, gotowy na zmiany i potrzeby różnych branż (np. transportowej – Pakiet mobilność to zbiór unijnych przepisów regulujących czas i warunki pracy kierowców międzynarodowych).
Przegląd najważniejszych funkcji programu kadrowo płacowego znajdziesz na stronie: link
U nas w firmie używamy Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace. Można go pobrać stąd:
https://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kadry-i-place