Strona główna » Prawo pracy » Rewolucja w dokumentacji pracowniczej – czy jesteście gotowi?

Prawo pracyWiedza

Rewolucja w dokumentacji pracowniczej – czy jesteście gotowi?

Kaja

5 listopada 2018

Działy kadr czeka sporo pracy w związku ze zmianami, które wejdą w życie już 1 stycznia 2019 r. Zmianie ulegnie m.in forma i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także zakres i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników.

Forma papierowa lub elektroniczna

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Obecnie przedsiębiorcy nie mają takiego wyboru i muszą przechowywać akta osobowe pracowników wyłącznie w postaci papierowej. Pracodawcy, którzy będą chcieli zmienić formę prowadzenia akt na elektroniczną będą musieli sporządzić odwzorowanie cyfrowe dokumentów. Skan musi być opatrzony podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Pracodawca będzie musiał poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania takiego zawiadomienia. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

10 lat zamiast 50

Od nowego roku skróci się również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (art. 51 u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Przez taki sam okres pracodawcy muszą również przechowywać dokumentację płacową pracowników (art. 125 a pkt 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mieli obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą, a zatem w myśl definicji zawartej w nowym art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, przez okres 10 lat. Okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dla kogo zmiany?

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Należy podkreślić, że do dokumentacji pracowniczej należy również zaliczyć ewidencję czasu pracy. Jest to bowiem dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Od nowego roku dokumenty związane z ewidencją należy również przechowywać przez okres 10 lat. Obecnie przepisy nie precyzują wprost okresu przechowywania tego rodzaju dokumentacji. W praktyce przedsiębiorcy przechowują ewidencję czasu pracy do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń z tego tytułu, a zatem przez okres 3 lat. Stosownie bowiem do art. 291 § 1 Kodeks pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Nowy, skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywał w stosunku do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem wynosić będzie nadal 50 lat. Niemniej jednak w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.  okres przechowywania dokumentacji będzie mógł zostać skrócony również do 10 lat. Warunkiem takiego skrócenia będzie złożenie przez pracodawcę w ZUS raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Natomiast akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem będą musiały być przechowywane na dotychczasowych zasadach, a zatem przez 50 lat.

Nowe obowiązki pracodawców

Przepisy, które wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. nakładają również na pracodawców nowy obowiązek informacyjny. W przypadku zakończenia pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Ponadto, na wniosek pracownika lub byłego pracownika, pracodawcy będą musieli wydać im kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe po nowemu

Z kolei zgodnie z projektowanymi przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które również mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r., zmieni się zakres i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników. Przede wszystkim do dotychczasowych 3 części tych akt (A, B i C) dojdzie nowa część D, w której znajdą się odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Części A, B i C będą zawierać takie same dokumenty jak dotychczas. Część A związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia. Część C z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Dodatkowo będzie istnieć możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. część A1 – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie). Z kolei dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych będą przechowywane w częściach dotyczących konkretnej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W przypadku zatarcia kary, cała część dotycząca zatartej kary będzie usuwana. Pozostałym częściom dotyczącym innych kar będą przyporządkowywane następujące po sobie numery.

Projektowane przepisy rozszerzają również zakres dokumentów, które pracodawca będzie musiał przechowywać. W aktach osobowych pracownika będzie trzeba przechowywać nie tylko orzeczenia lekarskie pracowników, ale również skierowania na te badania. Do tej pory nie było to uregulowane i w związku z tym pojawiały się sprzeczne opinie w tym zakresie.  

Ewidencja czasu pracy

Według projektowanych przepisów na ewidencję czasu pracy, którą pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika, składać się będzie:

1. karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informacje m.in. o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy (a zatem nie będzie wystarczające zaznaczenie, że pracownik pracował np. 8 godzin w danym dniu, ale będzie trzeba dodatkowo wpisywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy danego pracownika w poszczególnych dobach;
2. wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, czy ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy;
3. dokumenty związane m.in. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (a zatem będzie trzeba przechowywać  np. korespondencje z pracownikiem określającą zakres zadań i czas na ich wykonanie);
4. zgody pracownika o których mowa w art. 148 pkt 3 i art. 178 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Wbrew wcześniejszym pomysłom, nie będzie obowiązku gromadzenia kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019r. Przy czym dotyczyć będą jedynie pracowników zatrudnionych od nowego roku. W stosunku do pracowników zatrudnionych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia, działy kadr będą miały 12 miesięcy, licząc od 1 stycznia 2019 r., na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji tych pracowników do nowych przepisów.

Autor:

Michał Włodarczyk – adwokat w zespole prawa pracy kancelarii BMSP Boryczko Malinowska. Specjalizuje się w prawie pracy. Doradza podmiotom gospodarczym między innymi w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę. Również zawierania umów o zakazie konkurencji, monitoringu pracowników, równego traktowania. Sporządzania wewnętrznych regulacji pracodawcy takich jak np. regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania. Reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa pracy. W swojej praktyce współpracuje blisko z działami HR.