Strona główna » Prawo pracy » Zmiana zasad gormadzenia danych osobowych pracowników

Prawo pracyWiedza

Zmiana zasad gormadzenia danych osobowych pracowników

redakcja

18 września 2017

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych oraz projekt ustawy zawierającej przepisy wprowadzające tę ustawę. Oba projekty mają na celu zapewnienie dostosowania krajowego porządku prawnego do nowych norm prawnych zawartych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (tzw. RODO), który to akt zacznie być bezpośrednio stosowany od 25 maja 2018 r. Projekt ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych zmienia m.in. kodeks pracy w części dotyczącej gromadzenia danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy.

Co zawierają proponowane przepisy?

Zmianie ma ulec art. 22¹ § 1 kodeksu pracy zawierający katalog danych osobowych, których ujawnienia może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. I tak, zgodnie z zaproponowaną zmianą, pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy podania:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• adresu do korespondencji;
• adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu;
• wykształcenia;
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W porównaniu z aktualnie obowiązującym prawem, pracodawca będzie mógł zatem żądać dodatkowo podania adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu kandydata, czego pod rządami obecnych przepisów robić nie może. Jest to niewątpliwie zmiana pozytywna i przede wszystkim praktyczna, dostosowująca przepisy do życiowych potrzeb i powszechnej praktyki (aktualnie kandydaci i tak przesyłają te dane dobrowolnie w CV). Pracodawca nie będzie mógł za to żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania imion rodziców oraz adresu zamieszkania (jedynie adresu do korespondencji).

A zatrudnieni?

Natomiast od osoby już zatrudnionej, pracodawca będzie mógł się domagać podania:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Co ciekawe projekt zakłada, że przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i numeru telefonu, już po nawiązaniu stosunku pracy, będzie możliwe wyłącznie, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Również przetwarzanie innych danych osobowych (nie wymienionych powyżej) będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczyć one będą stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą na to zgodę. Przy czym projekt zakłada, że przetwarzanie danych osobowych związanych ze sferą intymną człowieka takich jak dane o nałogach, stanie zdrowia oraz o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, nie będzie możliwe nawet za zgodą pracownika.

Brak zgody nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, czy też wypowiedzenia stosunku pracy.

Dodatkowo pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Dane biometryczne

Nowością jest uregulowanie zasad gromadzenia danych biometrycznych w zakresie zatrudnienia. Projekt zmian w kodeksie pracy zakłada, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych będzie mogło obejmować tylko dane osobowe pracownika (a zatem nie kandydata do pracy), będą one musiały dotyczyć stosunku pracy, a pracownik będzie musiał wyrazić na to zgodę (w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej).

Monitoring w miejscu pracy

Pracodawcy doczekają się również uregulowania kwestii stosowania monitoringu w miejscu pracy. Kwestia ta nie była do tej pory uregulowana przez polskie przepisy prawa pracy. Pracodawcy opierali się głównie na wytycznych GIODO, czy orzecznictwie sądów polskich i europejskich. Zaproponowane przepisy przewidują, że dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli uzna to za koniczne. Monitoring nie będzie jednak mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Nie będzie mógł również obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, zwłaszcza pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

Tak uzyskane dane osobowe pracowników pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały one zebrane. Będzie mógł je przechowywać przez okres niezbędny dla realizacji tych celów. Co ważne, pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca będzie miał obowiązek poinformować go o stosowaniu monitoringu.

Projekt Ministerstwa Cyfryzacji zostanie teraz poddany konsultacjom społecznym. Nowe przepisy mają wejść w życie do 25 maja 2018 roku.

Michał Włodarczyk – adwokat w zespole prawa pracy kancelarii BMSP Boryczko Malinowska. Specjalizuje się w prawie pracy. Doradza podmiotom gospodarczym, między innymi w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę. W zakres jego specjalizacji wchodzi też zawieranie umów o zakazie konkurencji, monitoringu pracowników, równego traktowania, sporządzania wewnętrznych regulacji pracodawcy takich jak np. regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania. Reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa pracy. W swojej praktyce współpracuje blisko z działami HR.