5 powodów, dla których warto przechowywać dokumenty w formie cyfrowej

Postępująca cyfrowa transformacja wymusza na działach personalnych zmianę dotychczasowego sposobu działania. To właśnie na nich spoczywa odpowiedzialność za przeniesienie pewnych procesów kadrowych o poziom wyżej – do cyfrowej rzeczywistości. Dzięki temu często to właśnie dział HR staje się motorem zmian i liderem, który prowadzi całą firmę ku cyfryzacji.

Jak wynika z raportu Deloitte „Zmiana zasad w erze cyfryzacji” [1], ponad 56 proc. respondentów dopasowuje swoje programy HR tak, aby umożliwić wykorzystanie narzędzi cyfrowych i mobilnych. Jeden z pierwszych kroków w tym zakresie to wykorzystanie e-dokumentów, ponieważ szereg procesów, szczególnie kadrowo – płacowych, opiera się właśnie na dokumentach. Oto 5 powodów, by rozpocząć cyfryzację już teraz.

  1. Szybsze i tańsze procesy kadrowe

Cyfryzacja w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą pozwala odciążyć dział HR od żmudnych i czasochłonnych czynności. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać ich cyfrowe kopie, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. W rezultacie wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej i taniej.

  1. Usprawnienie i uproszczenie procesów kadrowych

Elektroniczna teczka osobowa to nie jedyny obszar, który niesie ze sobą znaczne uproszenie pracy. Dzięki rozwiązaniu GAVDI eDeklaracje, generowanie oraz wysyłka corocznych deklaracji odbywa się w sposób automatyczny. Z kolei za sam proces dostarczenia zarówno deklaracji, jak i pasków płacowych, czy też zestawień RMUA do pracowników, odpowiada rozwiązanie GAVDI ePaski. Dzięki niemu, wygenerowane automatycznie w systemie kadrowym dokumenty zostają opatrzone podpisem elektronicznym, następnie w formie pliku PDF w zaszyfrowanej formie wysyłane są do każdego pracownika na wskazany przez niego adres e-mail. Co więcej, w połączeniu z technologiami samoobsługowymi, pracownicy mogą samodzielnie, niezależnie od czasu i miejsca, z poziomu dowolnego urządzenia, pobrać comiesięczny pasek płacowy, roczną deklarację podatkową, czy chociażby zmienić numer konta do przelewu wynagrodzenia. W rezultacie, ograniczona zostaje liczba zapytań do działu HR, ponieważ większość informacji pracownik jest w stanie sprawdzić i zweryfikować sam. To znacząco usprawnia i upraszcza pracę.

  1. Dopasowanie do zmieniających się przepisów prawnych

Powodem, dla którego warto rozważyć przejście na cyfrowy obieg dokumentów w firmie, jest zapowiadana zmiana przepisów prawnych [2]. Zgodnie z projektem ustawy, od września 2018 roku pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. Co to oznacza? Nic innego, jak rezygnację z tradycyjnej dokumentacji w formie papierowej. Po wejściu w życie ustawy, pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila, a wnioski urlopowe, deklaracje podatkowe czy paski płacowe zyskają nowy, cyfrowy wymiar. Choć ustawa jest aktualnie w fazie konsultacji i zacznie obowiązywać od 1 września 2018 roku, warto już dziś podjąć kroki, które przygotują organizację do tego przedsięwzięcia.

  1. Krótki czas i niewielki koszt wdrożenia

Mogłoby się wydawać, że wdrożenie rozwiązań IT wpierających pracę działu HR, ograniczających koszty i wreszcie – upraszczających prace, idzie w parze z milionowymi budżetami. Nic bardziej mylnego. Implementacja rozwiązania informatycznego uzupełniającego system (np. SAP HCM) o wyżej wspomniane narzędzia i produkty, nie wymaga znacznych nakładów czasu i wysokich kosztów. Co więcej, wdrożenie większości rozwiązań jest możliwe w ciągu zaledwie kilku tygodni.

  1. Ewolucja, nie rewolucja

Warto uświadomić sobie, że korzystanie z e-dokumentów to zupełnie nowy wymiar obsługi kadrowo – płacowej. Optymalizacja pracy całej firmy, bezpieczeństwo danych, szybkość pozyskiwania ważnych informacji, czy redukcja kosztów – to tylko część korzyści, które wynikają z cyfryzacji dokumentów pracowniczych. Korzyści należy upatrywać także w zakresie realizacji misji i strategii firmy. Odciążony od żmudnych i czasochłonnych czynności dział personalny, może skupić się na strategicznym wsparciu biznesu oraz pomocy w zakresie realizacji celów całej organizacji.

 

[1] Raport Deloitte, Zmiana zasad w erze cyfryzacji. Trendy HR 2017.

[2] Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przygotowywany przez Ministerstwo Rozwoju i Finansów.

 


Autor: Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania zasobami ludzkimi.

Z przyjemnością poznamy Twoją opinię

      Skomentuj

      Dołącz do naszego newslettera!

      You have Successfully Subscribed!

      Share This
      HRstandard.pl
      Login/Register access is temporary disabled