Partner realizujący wdrożenie systemu IT w firmie jest jak doświadczony przewodnik. Oprócz posiadania merytorycznej wiedzy powinien on dostrzegać i rozumieć potrzeby organizacji i zaproponować taką ścieżkę wdrożenia, aby w efekcie klient otrzymał optymalne rozwiązanie i kompetencje umożliwiające jego użytkowanie, utrzymanie i rozwój. Innymi słowy – dobry partner wdrożeniowy powinien trzymać firmę za rękę i pomóc jej przejść sprawnie przez poszczególne fazy projektu. Jak znaleźć wiarygodnego partnera, który wpisuje się w te kryteria? Na co należy zwrócić uwagę?
Zdaniem wielu przedstawicieli świata biznesu i specjalistów HR sprawne zarządzanie procesami kadrowymi nie jest możliwe bez odpowiednich narzędzi informatycznych. Systemy IT do zarządzania zasobami ludzkimi mają mi.in. wspierać zarządzanie wydajnością i rozwojem pracowników, upraszczać oraz usprawniać czynności kadrowo-administracyjne, czy zapewniać dostęp do różnego rodzaju analiz. Rozwiązania IT muszą zatem w pełni wpisywać się w potrzeby pracowników działu personalnego, jak również odpowiadać na wyzwania, w obliczu których stają menedżerowie i zarządy firm. Aby implementacja systemu informatycznego przebiegła pomyślnie i sprawnie warto dokładnie przyjrzeć się przyszłemu partnerowi. Dlaczego? W tym zakresie swoimi doświadczeniami oraz praktykami podzielili się przedstawiciele pięciu firm, którzy stanęli kiedyś przed takim wyborem. W każdej poniżej wymienionej organizacji za implementację rozwiązań IT zarówno w obszarze systemu SAP HCM (Grupa Żywiec S.A, PKP CARGO, Grupa Impel), jak i SAP SuccessFactors (Grupa NEUCA, DeLaval) odpowiedzialna była spółka GAVDI Polska.
Przepis na odpowiedniego partnera – twarda wiedza i doświadczenie
Podjęcie decyzji o wyborze odpowiedniego partnera wdrożeniowego jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu całego wdrożenia i jego sukcesu. To sformułowanie może wydawać się proste i banalne. Ogólnie wiadomo, że należy przeanalizować doświadczenie, wiedzę i kompetencje, wielkość zespołu oraz referencje, jakimi może poszczycić się firma. Jednak, gdy firma staje przed wyborem dostawcy rozwiązania IT dla siebie, to wcale już tak łatwo nie jest. Zdaniem Andrzeja Zielińskiego, Dyrektora Departamentu Polityki Personalnej w Grupie NEUCA, firma podejmująca się wdrożenia powinna perfekcyjnie znać system. W Grupie NEUCA spółka GAVDI Polska wdrażała rozwiązanie chmurowe SAP SuccessFactors w obszarze portalu komunikacyjnego (JAM), onboardingu, Employee Central, szkoleń, celów i ocen oraz sukcesji i rozwoju. Dlatego też rozpatrywane było doświadczenie firmy w realizacji podobnych projektów, ponieważ – jak podkreśla Zieliński – znajomość systemu, a doświadczenie w implementacji danych rozwiązań nie zawsze muszą iść w parze.
Innym istotnym czynnikiem, na który warto zwrócić uwagę przy wyborze partnera jest szeroka i kompleksowa wiedza na temat procesów HR. Jej odpowiednie wykorzystanie ma bezpośredni wpływ na jakość i efektywność projektowanych rozwiązań. Na takie cechy wskazuje Izabela Kurzepa, Kierownik ds. Administracji Personalnej w Grupie Żywiec S.A.. Jej zdaniem przy wyborze partnera wdrożeniowego oprócz doświadczenia, opinii na temat innych projektów oraz prezentowanych kompetencji, ważne jest aby firma dokonująca wdrożenia wyróżniała się szerszym spojrzeniem na ogół procesów biznesowych i aktualnych trendów, a następnie umiejętnie wspierała je z wykorzystaniem swoich narzędzi oraz rozwiązań.
Miękkie kompetencje także bardzo istotne
Istnieje szereg kompetencji związanych z cechami psychospołecznymi, które pełnią tak samo ważną rolę jak wiedza i doświadczenie. Niekiedy mogą nawet przeważyć szalę i przy wyborze okazać się decydujące. Na te aspekty zwraca uwagę Jolanta Hoffman, Global Compensation & Benefits Director, z firmy DeLaval. Jak się okazuje, poza bardzo dobrą znajomością systemu przez konsultantów, istotną kwestią jest ich poziom zaangażowania w realizowane czynności projektowe oraz indywidualne podejście do klienta. Chodzi o to, aby po rozpoznaniu potrzeb klienta, konsultant był w stanie doradzić i zaproponować rozwiązanie, także dla takich oczekiwań, które niekoniecznie wpisują się w standardowe funkcjonalności systemu. Z kolei zdaniem Jolanty Durasiewicz, Zastępcy Dyrektora Operacyjnego Procesów Kadrowo-Płacowych z Grupy Impel, przy wyborze partnera wdrożeniowego warto wziąć pod lupę takie elementy jak: liczbę wdrożeń ukończonych zgodnie z harmonogramem, liczbę nowych pomysłów, które były generowane przy implementacji rozwiązań IT, a także umiejętność określenia zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Świadczą one o terminowości, proaktywności i odpowiedniej organizacji, niezbędnej przy realizacji projektów.
Poza sztandarowymi cechami, które powinny charakteryzować partnera wdrożeniowego, gros przedstawicieli świata HR wymienia także takie cechy jak: kompleksowe wsparcie, doradztwo, wysoki standard współpracy, wiedzę na temat rynkowych trendów. Zdaniem Elżbiety Zdrach, Zastępcy Dyrektora Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi w PKP CARGO, partner wdrożeniowy powinien umieć reagować na zauważone błędy, uwagi i wymagania klienta, a następnie elastycznie je obsługiwać. Ważne jest przede wszystkim nieszablonowe podejście, ponieważ każda firma ma swoją specyfikę, dynamikę działania oraz inne uwarunkowania biznesowe.
Z wyborem odpowiedniego partnera wdrożeniowego jest jak ze znalezieniem dobrego przewodnika, który nie tylko dostarczy wiedzę, ale też spowoduje, że wyprawa przebiegnie zgodnie z planem oraz wykształci nowe kompetencje ugruntowane doświadczeniem i współdziałaniem. Z kolei po osiągnięciu celu pojawi się satysfakcja z przebytej drogi i osiągniętego rezultatu. Podobnie jest z wyborem firmy, która będzie dokonywać wdrożenia w organizacji. Kompetentny zespół, mający wiedzę na temat procesów HR, doświadczony i znający potrzeby klienta, sprawnie przeprowadzi firmę przez cały proces wdrożenia tak, aby po stracie produktywnym systemu zespół klienta był w stanie nie tylko użytkować system, ale także samodzielnie nim administrować i wykorzystywać jego potencjał.
Autor: Teresa Olszewska – Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej usługi związane z rozwiązaniem SAP HR i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
