Jak stworzyć odpowiednie środowisko pracy dla generacji Millenium i Z? Czas na digital workplace!
Myśląc o nowoczesnym środowisku pracy odpowiadającym na preferencje nowych generacji, trzeba wziąć pod uwagę czynnik cyfrowy. Blogowanie, dzielenie się plikami, tekstami, obrazkami za pomocą serwisów społecznościowych, praca zdalna niezależnie od czasu i miejsca – to wszystko składa się na trend digital workplace, który coraz śmielej wkracza do firm. O trendzie digital workplace, komunikacji i… dżemie rozmawialiśmy z Andrzejem Zielińskim, Dyrektorem Departamentu Polityki Personalnej w NEUCA.
Dlaczego budowanie cyfrowego środowiska pracy jest dziś tak ważne?
Cyfrowe środowisko pracy idealnie wpisuje się w potrzeby pokoleń, które stają się coraz większą siłą na rynku pracy – Millenialsów, jak również kolejnej generacji, tzw. Z. Oba te pokolenia często określa się mianem „homo informaticus”, czy wręcz nazywa technoholikami. Dla przedstawicieli tych generacji nowinki technologiczne, korzystanie z urządzeń mobilnych, serwisów społecznościowych jest na porządku dziennym. Oni wręcz wychowali się z technologią jako integralną częścią ich świata i tego samego oczekują w miejscu pracy. To wszystko wymaga od firm nowego podejścia w kształtowaniu środowiska pracy, najlepiej przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Innym, równie ciekawym trendem jest elastyczna praca – coraz więcej ludzi zarabia na życie właściwie nie wychodząc z domu. Możliwość pracy zdalnej za pośrednictwem urządzeń mobilnych, niezależnie od czasu i miejsca jest tym, czego potrzebują przedstawiciele pokolenia Y i Z.
Jak i czy ten trend przekłada się na komunikację wewnętrzną w Pana firmie?
W tak dynamicznie zmieniającym się świecie coraz częściej do interakcji pomiędzy pracownikami dochodzi właśnie na poziomie rozwiązań technologicznych, a nie w realnym, fizycznym otoczeniu. W związku z tym, należy pracownikom stworzyć jedno, spójne środowisko pracy z przejrzystym intefejsem i dostępem do najważniejszych informacji. Dlatego pracownikom Grupy NEUCA tworzymy odpowiednie warunki do wymiany wiedzy, aby przebiegała ona w sposób uporządkowany, a członkowie zespołu mogli sprawnie znaleźć najbardziej potrzebne informacje, skontaktować się z menadżerem, zaplanować pracę grupową, czy dzielić się plikami multimedialnymi z innymi pracownikami.
W teorii brzmi to dobrze, jednak jak jest z praktyką? Czy potrzebne są do tego specjalne narzędzia?
Lista narzędzi, które można wykorzystywać do komunikacji wewnętrznej jest długa. Jednak nam zależało na tym, aby wybrane rozwiązanie idealnie wpisywało się w nasze potrzeby. Z jednej strony miało służyć do sprawnej wymiany informacji pomiędzy pracownikami i poszczególnymi działami firmy, z drugiej – pozytywnie wpływać na poziom zaangażowania pracowników i zachęcać ich do dzielenia się wiedzą i informacją, co z kolei miało podnieść efektywność pracy. Dlatego wybraliśmy rozwiązanie chmurowe SAP SuccessFactors JAM, czyli wewnętrzny serwis firmowy, z którego korzystamy od niedawna. Wcześniej korzystaliśmy z tradycyjnego intranetu.
Postawiliście Państwo na pracę w chmurze. To dość znacząca zmiana. Jak przygotowywaliście do niej pracowników firmy?
Za cel postawiliśmy sobie zaangażowanie jak największej liczby pracowników do korzystania z nowego systemu. Dlatego naszym działaniom wdrożeniowym towarzyszył dobry plan komunikacji. Do jego realizacji mocno włączył się zarząd, dyrektorzy departamentów oraz menadżerowie. Co zrobiliśmy? Nagraliśmy humorystyczne, krótkie filmiki z dystansem pokazujące m.in. nasze życie „po godzinach”. Następnie nagrania zostały udostępnione właśnie w JAM-ie, co przyczyniło się do wzrostu liczby pracowników korzystających z serwisu i poziomu zaangażowania.
To dość niekonwencjonalne podejście.
Tak, to prawda. Pokusiliśmy się też o grę słów z wykorzystaniem nazwy systemu. W naszej firmowej nomenklaturze serwis JAM został przemianowany na „Dżem” – słodkie, owocowe przetwory. Sam przekaz został dodatkowo wzmocniony licznymi grafikami z hasłem „Otwórz się na Dżem”, a naszym pracownikom wręczaliśmy słoik dżemu z napisem przypominającym o nowouruchomionym portalu.
Brzmi jak rewolucja.
Czy rewolucja? Tak bym tego nie nazwał. Moduł SAP SuccessFactors JAM, wdrożony przez firmę GAVDI, komunikowaliśmy jako rozwiązanie, wprowadzające świeżość, nową formę wymiany wiedzy. W naszej komunikacji podkreślaliśmy, że jest to narzędzie dostępne z poziomu urządzeń mobilnych. Zależało nam, aby działające już procesy odzwierciedlić w lepszym interfejsie, czyli takim, który jest zgodny z preferencjami Millenialsów, bo umożliwia bardzo szybki dostęp do najważniejszych danych za pomocą kilku kliknięć. Zależało nam, aby pracownicy uczyli się nowego narzędzia i poznawali jego możliwości nie w drodze rewolucji, a ewolucji, czyli poprzez stopniową naukę i poznawanie kolejnych funkcjonalności tego rozwiązania.
Skoro już jesteśmy przy pracownikach – jakie są ich reakcje?
Z „Dżemu” korzystamy od niedawna. Już teraz widzimy duże zainteresowanie i przyrost liczby użytkowników – ostateczny pomiar efektywności wdrożenia dopiero przed nami. Nowy system jednak na tyle dobrze wpisuje się w nasze potrzeby, że zdecydowaliśmy się na kolejne rozwiązania dostępne w ramach SAP SuccessFactors i wspólnie z GAVDI wdrażamy obecnie moduły Cele i Oceny, Employee Central, Learning oraz zarządzanie sukcesją i rozwojem, rozważamy też kolejne.
Więcej na temat realizowanego wdrożenia dowiesz się podczas wydarzenia „Let’s JAM together. Gdzie są nasi ludzie w cyfrowej rewolucji?”, które odbędzie się we wtorek 27 września b.r. o godz. 10:00 w Kinie ILUZJON, przy ulicy Narbutta 50a w Warszawie.
