Spotkania kaskadowe polegają na przekazywaniu określonych informacji z zazwyczaj najwyższego szczebla w firmowej hierarchii do pracowników zajmujących niższe stanowiska. Dobrze przeprowadzone mogą skutecznie realizować cele komunikacji wewnętrznej w organizacji. Dlaczego warto rozważyć wdrożenie takiego modelu w firmie?
Informacje, które przekazujemy pracownikom podczas spotkań kaskadowych, mogą być jednolite dla wszystkich odbiorców lub być wzbogacane – gdy schodzimy w dół hierarchii – poprzez dodanie kolejnych, bardziej szczegółowych danych dotyczących działu, oddziału czy regionu. Wykorzystanie spotkań kaskadowych sprawdzi się szczególnie do zakomunikowania:
Najskuteczniej twarzą w twarz
Dlaczego warto podjąć trud organizacji spotkań kaskadowych? Spośród narzędzi komunikacji wewnętrznej instrumenty, które dają szansę na bezpośredni dialog pomiędzy nadawcą i odbiorcą, są bardzo skuteczne. Szczególnie jeśli kaskadowany temat jest złożony i może rodzić wątpliwości. Spotkanie daje wtedy szansę na natychmiastową reakcję i udzielenie odpowiedzi. To także dobra okazja do edukowania odbiorców, motywowania ich do działania i budowania zaangażowania. Aby zrealizować te cele potrzebne są zdolności perswazyjne nadawcy, by skutecznie wpływać na postawy odbiorców i wywołać w nich pożądane reakcje. Spotkania te warto też wykorzystać do budowania wizerunku kadry kierowniczej odpowiedzialnej za proces kaskady.
Trudności do pokonania
Ale taka forma komunikacji ma również wady i to nie małe. Jedną z nich są koszty czasowe – proces kaskady w dużych firmach może obejmować w sumie wiele godzin spotkań. Wymaga także posiadania odpowiednich kompetencji przez kadrę kierowniczą, której powierzamy zadanie przekazania określonych informacji. Prowadzenie spotkania w taki sposób, by zrealizować cel – zmotywować czy zaangażować odbiorców – to sztuka, która wymaga posiadania i rozwijania odpowiednich kompetencji. Dlatego warto zwrócić uwagę na stałe podnoszenie zdolności komunikacyjnych kadry kierowniczej.
Trudno również kontrolować jakość organizacji i przeprowadzania takich spotkań w całej organizacji. Dobrym sposobem jest branie udziału w wybranych spotkaniach przez specjalistę ds. komunikacji wewnętrznej, by sprawdzić, jak zarówno nadawca radzi sobie z przekazywaniem informacji, ale też, jak reaguje jego audytorium – jakie zgłasza pytania, co budzi największe wątpliwości i emocje.
Wadą tego narzędzia komunikacji wewnętrznej jest także możliwość powstania zniekształceń komunikacyjnych podczas procesu kaskadowania. Po raz kolejny ważnym elementem okazuje się odpowiednie przygotowanie osób, które będą odpowiadały za kaskadę, ale także wyposażenie ich w niezbędne materiały.
Jak kaskadować skutecznie?
Dobrym rozwiązaniem praktykowanym przez firmy jest przygotowywanie prezentacji do omówienia podczas spotkania, w której zamieszczane są najważniejsze informacje do skaskadowania. Może być ona przygotowana przez zespół komunikacji wewnętrznej we współpracy ze wszystkimi działami firmy, które odpowiedzialne będą za dostarczenie informacji do prezentacji ze swoich obszarów działania. Ważne jest, aby mieć wypracowany schemat zbierania, selekcji i publikacji informacji – co prezentuje, który dział i w jakiej formie. Pamiętajmy, że informacje te muszą być na pewnym poziomie ogólności. Założeniem kaskady jest, aby np. dyrektor odpowiadający za księgowość firmy był w stanie przekazać zawarte w prezentacji informacje dystrybuowane np. przez zespół produktu czy HR. Budując przekaz, weźmy pod uwagę obecność informacji od zarządu w kaskadowych materiałach. Pomogą one w budowaniu wizerunku najwyższej kadry kierowniczej, ale też wzmocnią przekaz ze względu na autorytet tego nadawcy.
Planując firmową kaskadę, warto także poświęcić czas na doprecyzowanie zasad komunikacyjnych obowiązujących podczas spotkania i pilnować jego cykliczności. Dajmy szansę pracownikom na bieżące zadawanie pytań, a po skończonym procesie kaskady opublikujmy materiały w np. firmowym intranecie lub roześlijmy je do pracowników e-mailem, szczególnie do tych osób, które nie uczestniczyły w procesie kaskady.
Ciekawy i skuteczny model kaskadowania informacji podczas spotkań stosuje poznańska fabryka GSK Pharmaceuticals. Po szczegóły zapraszam na bloga do wpisu „Spotkania kaskadowe w GSK – case study”.
Autorka: Maja Biernacka
Communications Manager w agencji komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
