Już co drugi pracownik przyznaje się do problemów z dekoncentracją i marnowania czasu w pracy. Nie pracując, najczęściej spędzamy czas na portalach społecznościowych. Aż 77% pracowników posiadających konto na Facebooku korzysta z niego będąc w pracy nawet do 2 godzin dziennie. Dużo czasu pochłaniają również prywatne rozmowy i nieefektywne spotkania. To realny problem wielu firm, bo według szacunków, koszty jakie ponosi pracodawca z tytułu nieefektywnego czasu pracy mogą wynieść nawet kilka tysięcy dolarów na pracownika rocznie . Poziom dekoncentracji można zmniejszyć niekoniecznie poprzez np. blokowanie wybranych stron internetowych, ale poprzez zwiększanie motywacji i zaangażowania pracowników.
Aż 66% badanych przez TNS Polska przyznaje, że ich problemy ze skupieniem uwagi wynikają głównie ze zmęczenia. Nic w tym dziwnego skoro Polacy należą do najbardziej zapracowanych narodów Europy. Według danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju Polska zajmuje już ósme miejsce wśród krajów członkowskich pod względem liczby przepracowanych godzin, wynoszącej 1923 godziny na pracownika rocznie. W Unii Europejskiej wyprzedzają nas tylko Grecy, natomiast Niemcy pracują najmniej – 1371 godzin. To oni jednak są najbardziej produktywni. Jak się okazuje, nie czas spędzony w biurze, a organizacja i skupienie determinują naszą efektywność. Wyniki badań nad zakłócaczami czasu w pracy pokazują różnice w opinii pracowników i pracodawców na temat aktywności zabierających im najwięcej uwagi. Według pracodawców są to: rozmowy telefoniczne (52%), Internet (44%) i plotkowanie (37%). Dopiero na dalszych pozycjach znalazły się takie elementy jak portale społecznościowe, spotkania czy inni pracownicy. Zupełnie inne spojrzenie na tę kwestię mają sami zatrudnieni. Jako największych pożeraczy czasu wskazują oni: Internet (26%), zbyt liczne spotkania (24%) oraz denerwujących współpracowników (24%). Z kolei wśród portali, na których najczęściej tracą czas w czołówce wymieniają Facebook i Linkedin. Równie nieproduktywnym zajęciem okazują się firmowe spotkania. Nie tylko ich organizacja zabiera cenne minuty. Okazuje się, że nawet 91% pracowników może wcale nie być w nie zaangażowanych.
– Średnio 33 minuty dziennie spędzamy na samym planowaniu spotkań, a aż 4 godziny w tygodniu na przygotowywaniu się do nich. Łącznie pracownicy średniego szczebla poświęcają 35% swojego czasu pracy na różnego typu zebrania, w przypadku kadry zarządzającej jest to nawet 50%. Czas spędzany na spotkaniach, zwłaszcza tych nieproduktywnych to realne koszty ponoszone przez pracodawców. Analizy Mikomax pokazują, że przeciętne spotkanie może trwać nawet 1/3 krócej, jeśli przeprowadzimy je na stojąco. Okazuje się, że w tej pozycji lepiej się koncentrujemy i nie rozpraszamy się na innych czynnościach takich jak sprawdzanie maili – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu Mikomax Smart Office, spółki która wprowadziła na rynek biurko Stand Up, wyposażone w unikalną technologię manualnej zmiany wysokości blatu. Dzięki temu w kilka chwil można przejść z pozycji siedzącej do stojącej.
Oprócz bardziej efektywnego spędzania czasu na spotkaniach, pracodawcy szukają innych metod zwiększania czasu produktywnie spędzanego w biurze. Przykładowo w Szwecji rośnie zainteresowanie 6-godzinnym dniem pracy. Rok temu jedna z instytucji rozpoczęła eksperyment mający ocenić, który z systemów pracy: 6-o czy 8-ogodzinny jest bardziej efektywny. Urzędników podzielono na dwie grupy, z czego jedną z nich poproszono o nie korzystanie w ciągu dnia z mediów społecznościowych i unikanie czynników rozpraszających uwagę. Okazało się, że urzędnicy departamentu pracujący w krótszym wymiarze czasu byli bardziej produktywni niż grupa kontrolna, pracująca 40 godzin tygodniowo. Jak zauważają pracodawcy, osoby pracujące w takim systemie mają więcej energii do wykonywania zadań w pracy, a także do zajęć pozazawodowych. Centrum usług Toyoty w Göteborgu wprowadziło 6-godzinny dzień pracy już 13 lat temu. Szefowie zauważyli nie tylko większą satysfakcję z pracy u pracowników, ale także wzrost zysków aż o 25%.
– Przede wszystkim należy pamiętać, że jeżeli decydujemy się zatrudnić konkretną osobę, to decydujemy się również na to, żeby obdarzyć ją zaufaniem. Kiedy otrzymujemy sygnały, że dany pracownik nie radzi sobie z pewną swobodą, którą gwarantujemy w ramach pracy, oznacza to, że to być może my, jako firma, popełniliśmy błąd na etapie rekrutacji. Z zaufaniem idzie często także zwiększona swoboda definiowania czasu i miejsca pracy. Istnieje jednak ryzyko, ze sama zmiana formy w jakiej praca jest wykonywana, bez głębszej zmiany kultury i sposobu funkcjonowania organizacji, przyniesie więcej szkód niż pożytku. Wówczas bowiem będziemy raczej mówić o grupie freelancerów wykonujących projekt na rzecz zleceniodawcy, niż o zespole – komentuje Przemysław Herman, Finance Director Flint Group.
Motywować czy kontrolować?
Badania pokazują, że im wyższa satysfakcja z pracy, tym bardziej przykładamy się do swoich obowiązków. Ci szczęśliwi spędzają na zadaniach 80% swojego czasu, zaś nieszczęśliwi – tylko 40%. Dlatego coraz więcej pracodawców, także w Polsce, zamiast blokowania konkretnych stron w sieci, podejmują działania mające na celu zwiększenie samej motywacji pracowników. jest wsparcie specjalistów w rozwijaniu ich pasji oraz wspólne dzielenie ich pomiędzy pozostałych członków zespołu.
Jednym z bardziej popularnych obszarów rozwoju pracownika, który wspierają przedsiębiorcy, jest działalność sportowo-rekreacyjna. W Cartrack Polska, gdzie zatrudniamy ponad 50 osób, założyliśmy Cartrack Sports Team. Naszym pracownikom dofinansowujemy m.in. wyjazdy na imprezy sportowe czy np. opłaty startowe związane z udziałem w zawodach sportowych i biegach. Aktywność sportowa w mniejszych przedsiębiorstwach stanowi świetne narzędzie integracji zespołu, mające bezpośredni wpływ na codzienne życie prywatne i zawodowe kadry – komentuje Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska.
Jak wskazują badani pracownicy, jednym ze znaczących zakłócaczy ich pracy są inni ludzie. Sposobem na poradzenie sobie z tym problemem jest wprowadzenie do firmy pracy zdalnej. Na rynku istnieją firmy, które oferują swoim pracownikom połączenie częściowej pracy w biurze z systemem home office. Jednak mało prawdopodobne jest, że w przyszłości uda się wyeliminować wszystkie elementy zakłócające naszą uwagę w pracy. Wyzwaniem dla pracodawców jest dziś model pracy preferowany przez najmłodszych pracowników. Jak wskazują eksperci, to właśnie oni – przedstawiciele pokolenia Y i Z są czterokrotnie bardziej podatni na marnowanie czasu w pracy niż osoby starsze. Co ciekawe, częściej rozpraszają się mężczyźni niż kobiety – odpowiednio 62 i 48%. Podobne wyniki prezentują badania TNS Polska – to panowie częściej przyznają się do dekoncentracji: 30% vs. 22% dla kobiet. Być może jedynym rozwiązaniem stanie się zatem całkowite uelastycznienie czasu pracy i dostosowanie go, przynajmniej w branżach usługowych, do indywidualnych potrzeb pracownika.
Źródło: Linkleaders
