Odpowiadasz za komunikację wewnętrzną firmowego projektu? Chcesz zwiększyć sukces dobrego zakomunikowania go pracownikom? Poszukaj w organizacji ambasadorów i włącz ich w aktywną promocję projektu.
Stwórz profil ambasadora
Ambasador firmowego projektu to osoba, która odpowiada za jego promocję, informując o założeniach, celach i przebiegu. Ma za zadanie poszerzać grono odbiorców projektu i budować pożądany wizerunek wokół realizowanych działań, by wspierać zespół projektowy w osiągnięciu założonych celów.
Nie każdy pracownik będzie odpowiednim kandydatem na ambasadora projektu. Szukając takich osób, warto zwrócić uwagę na ich cechy. Osoba taka powinna być chętna do działania, zaangażowana i dobrze zorientowana w codziennym życiu organizacji. Musi też oprócz chęci mieć dostęp czasowy i terytorialny do grupy pracowników, do których chcemy dotrzeć z przekazem. Ważne jest, by miała dobrą opinię wśród pracowników, była lubiana i umiała budować relacje, jak również je podtrzymywać. A o to wcale nie tak łatwo w dzisiejszych czasach. Kreatywność, przebojowość i zdolności perswazyjne także mogą odegrać ważną rolę. Ambasador powinien być jednak przede wszystkim wiarygodny w oczach współpracowników. Zanim rozpoczniemy poszukiwania, warto zastanowić się, jakimi cechami powinien odznaczać się nasz idealny ambasador.
Znajdź właściwą osobę
Od czego zacząć poszukiwania wewnątrz firmy ambasadora projektu? Warto rozpocząć od analizy struktury organizacyjnej i wytypowania potencjalnych kandydatów. Pomocne może być również podpytanie pracowników o polecenie osoby, która może być dobrym wsparciem w promocji celów danego projektu. Można również porozmawiać z kadrą kierowniczą, która dobrze zna swoich podwładnych i podpowie, czyje kompetencje i cechy charakteru mogą być przydatne.
Szukając firmowych ambasadorów, warto także odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
Ambasadora warto także poszukać w zespole projektowym. Może nim być lider czy sponsor projektu. Można zaprosić do tej roli również osobę z wyższej kadry zarządzającej, która swoim autorytetem wesprze nas w dotarciu do grup docelowych.
Przygotuj ofertę, nie tylko zadania
Zanim zaprosimy pracownika do pełnienia funkcji ambasadora projektu, powinniśmy przygotować dla niego ofertę współpracy. Zadanie bycia ambasadorem będzie z pewnością dla niego dodatkowym zajęciem, dlatego warto zastanowić się, czym możemy zachęcić pracownika do pełnienia takiej roli.
Być może zaangażowanie się w projekt oznacza szansę na udział w dodatkowych szkoleniach lub daje możliwość współpracy z kadrą zarządzającą niedostępną na co dzień. A może w ofercie możemy wpisać możliwość odbycia podróży służbowych lub wliczenie zaangażowania się w projekt do wyników oceny rocznej.
Niezbędne będzie również przygotowanie pakietu informacji dotyczących projektu i opracowanie zasad komunikacji podczas trwania przedsięwzięcia. Zaplanujmy wcześniej narzędzia do komunikacji wewnętrznej z ambasadorem. Przydadzą się one szczególnie, gdy będziemy mieli większą liczbę ambasadorów ulokowanych np. w oddziałach firmy w różnych miastach. Takim instrumentem do bieżącej komunikacji może być zamknięta grupa projektowa w firmowych mediach społecznościowych, newsletter wewnętrzny wysyłany regularnie do ambasadorów czy zaplanowanie spotkań statusowych.
Pamiętajmy, że ambasador wewnętrznego projektu musi być nie tylko dobrze poinformowany, ale i powinien mieć dostęp do informacji projektowych wcześniej niż pozostali pracownicy. Zły ambasador to niedoinformowany ambasador lub mówiący nieprawdę. Dlatego dbajmy o stałe informowanie go o przebiegu prac, ale również dajmy szansę na wdrażanie własnych pomysłów.
Autorka: Maja Biernacka
Communication Manager, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
