Jak dobrze podsumować i mądrze zaplanować? Czyli pomysły na efektywne spotkania grudniowe
Koniec roku. Czas na podsumowanie i planowanie. Co zrobić zamiast nudnej prezentacji wyświetlanej w tle „śledzikowego” spotkania? Co zaproponować zespołowi, żeby rzeczywiście przyjrzeć się minionym sukcesom i porażkom? Jak wzbudzić szczerą motywację do realizacji celów na 2016 rok?
Alternatywą do excelowych słupków podsumowujących rok i nic nie wnoszących przemówień może być wykorzystanie metod stosowanych w coachingu zespołowym. Tym razem, zamiast zwoływać smutne obowiązkowe spotkanie, zaproś swój zespół na ekscytujący warsztat, który sam poprowadzisz.
Pierwsza zasada – ustal zasady
Po pierwsze: niczego nie zakładaj, wszystkiego się spodziewaj. Jeśli do tej pory nie robiłeś takich spotkań – na początek ustal sprzyjające wspólnej pracy zasady. Zapytaj członków zespołu czego potrzebują, by im się dobrze pracowało, by mogli spokojnie omówić minione trudności i z zapałem poszukać nowych pomysłów. Umów się na otwartość, konstruktywne wypowiedzi, na wzajemny szacunek i zaangażowanie. Współodpowiedzialność i zaufanie, to w tej formie pracy podstawy. Zadbaj o spokojne głowy, czyli wybierz taki czas, w którym wszyscy będą mogli skupić się na tu i teraz, a nie na czekających na biurkach zadaniach, mailach, niedokończonych projektach.
Druga zasada – zrób wszystkim miejsce
Najważniejsze żebyś stworzył przestrzeń do dzielenia się refleksjami, na tyle bezpieczną i pojemną, że dobrze poczuje się w niej nie tylko zespołowy ekstrawertyk, ale i skromna, cicha myszka. W tym celu podziel zespół na mniejsze drużyny. Na ścianie rozwieś kilka flipchartów, które zależnie od potrzeb możesz zatytułować:
Zaproś do wypełniania plakatów treścią, daj szansę każdej osobie pracować przez chwilę z każdym flipem. Chcąc ożywić nieco atmosferę i zachęcić do skupienia się – możesz np. mierzyć czas.
Trzecia zasada – od wniosków do celów
Następnie wspólnie przeczytajcie co na plakatach się pojawiło. Dopytaj, co dana osoba miała na myśli. Wyciągaj wspólne, budujące ducha zespołu wnioski. Możesz zadać następujące otwarte pytania:
Abstrakcyjne metafory przekuwajcie w konkretne działania tak, by od podsumowania gładko przejść do planowania. Zapisuj wszelkie pomysły, jak w klasycznej burzy mózgów. Pracujcie razem, bez blokad i ocen. Na racjonalizację przyjdzie jeszcze czas.
Czwarta zasada – od celów do działań
Ważne, byście z pojawiających się pomysłów wybrali te, które chcecie realizować, które są spójne z Waszą zespołową misją i z wizją roku 2016. Dyskutujcie, głosujcie. Nie pozwól silnym osobowościom dominować. Często te mniej mówiące na forum osoby mają świetne, zdystansowane spojrzenie. Dokonajcie wspólnego wyboru. Dany pomysł rozbijcie na mniejsze elementy. Nawet największego słonia można zjeść kęs po kęsie. Niech każdy wyjdzie ze spotkania z konkretnym działaniem pod pachą, z małym i bardzo realnym krokiem do zrobienia. Grunt, że to Wasz samodzielnie wybrany cel. Zmieniając zespół w obranym przez Was kierunku, lepiej poradzicie sobie z codziennymi bolączkami i łatwiej Wam będzie realizować wyzwania narzucone z góry. Pokaż, że wypracowane pomysły są naprawdę ważne i pamiętaj o tym nie tylko przez pierwszy tydzień nowego roku… Powodzenia!
Autorka: Joanna Grela
[…] Zapraszam na artykuł, który opublikowany został na łamach portalu HR Standard: „Jak dobrze podsumować i mądrze zaplanować, czyli pomysły na efektywne spotkania grudniowe… […]