Ostatnio jak bumerang, w pracy z klientami i spotkaniach mojej Fundacji, wraca do mnie temat notatek ze spotkań. Jest to ważne szczególnie wtedy, gdy nie wszyscy zainteresowani są obecni na spotkaniu, przydaje się też do przypomnienia kluczowych zagadnień oraz przydzielonych uczestnikom zadań. Niby większość ludzi robi notatki dla siebie, ale gdy je porównujemy, często okazuje się, że informacje zawarte w notatkach różnych uczestników różnią się od siebie.
Dlatego warto, aby na każdym spotkaniu był ktoś, kto odpowiada za zrobienie notatek i dostarczenie ich wszystkim zainteresowanym.
Efektywne notatki ze spotkań, podczas których grupa osób dochodzi do konsensusu, powinny spełniać kilka warunków:
1. Propozycje i ostateczne decyzje powinny być zapisane słowo w słowo
2. Fakty powinny być oddzielone od opinii
3. Zapisy powinny być zaakceptowane przez wszystkich obecnych
4. Zapisy powinny zawierać najważniejsze, kluczowe ustalenia (bez dygresji, czy żartów, które padały w trakcie spotkania)
5. Zapisy powinny być jasne i zrozumiałe nawet dla osoby, która nie była na spotkaniu
6. Notatka zawierająca zadania do wykonania powinna uwzględniać, kto i do kiedy wykona każde zadanie
7. Jeśli w trakcie spotkania były omawiane ważne dokumenty, warto je dołączyć do notatki lub chociaż podać link do nich
8. Trzeba ustalić sposób dostarczenia notatki – np. mailem, listę osób zainteresowanych, termin dostarczenia
9. Powinny być dostarczone – samo napisanie nie wystarczy.
Ostatnio również modne stały się notatki w formie graficznej. Biorąc pod uwagę to, że najbardziej przemawiają do nas obrazy, to bardzo pozytywna ścieżka. Uważam jednak, że wyłącznie rysunek nie wystarczy. Dlatego tym, którzy umieją rysować polecam sketchnoting (sketchnoting – czynność, sketchnote – rezultat, spolszczone sketchnotka lub ryślonotatka), jako alternatywę dla tradycyjnych notatek – oczywiście pod warunkiem, że będą spełniały powyższe warunki.
Autorka: Anna Zaremba
