Czy wydawanie przez firmy papierowej gazety wewnętrznej wciąż ma sens? Czy w czasach online’owych ktoś jeszcze sięga po druk na papierze? Czy zatrudniając pokolenie Y, a niedługo już Z, warto dać im do ręki tak oldskulowe narzędzie komunikacji?
Potrzeby czytelników
Wydawanie papierowej gazety wewnętrznej w organizacji ma zarówno zalety, jak i wady. Niezależnie jednak od ich liczby i wagi, kluczowe powinno być odpowiedzenie sobie na pytanie, do kogo ma być skierowana komunikacja za jej pośrednictwem, czyli scharakteryzowanie grupy docelowej. Jeśli nasi pracownicy to przede wszystkim młodzi ludzie, warto postawić na bliskie im narzędzia komunikacji, czyli dostępne drogą elektroniczną. Intranet z systemem powiadomień o nowych publikacjach, newsletter dystrybuowany e-mailem, zorganizowany czat z ważnymi osobami w firmie, z którymi na co dzień pracownicy nie mają styczności – to tylko wybrane przykłady takich instrumentów. Choć nie oznacza to wcale, że gdy podamy im do ręki ciekawie wydany drukowany magazyn firmowy, nie zajrzą do niego. Wiek to nie jedyny determinant naszej selekcji wdrażanych w firmie narzędzi komunikacji wewnętrznej. Najlepszym rozwiązaniem – zanim wdrożymy kolejny instrument komunikacji w firmie – będzie zapytanie jej odbiorców o ich preferencje. Oprócz wieku wpływ na to może mieć także branża, w której działa firma, specyfika codziennych obowiązków czy specjalizacja danego pracownika.
Papier wciąż ma zalety
Mimo powszechności i popularności narzędzi wirtualnej komunikacji, wydawanie drukowanego magazynu wewnętrznego wciąż ma wiele zalet. Za pomocą tego narzędzia możemy szerzej omówić dane zagadnienie. Instrument ten sprawdzi się także do edukowania i tłumaczenia trudniejszych kwestii, choć w tym zakresie nie zastąpi komunikacji bezpośredniej.
Odbiorca ma też pewność, że decydując się na lekturę gazety, znajdzie tam tylko najważniejsze informacje dotyczące firmy, w przeciwieństwie do np. nieograniczonego pojemnością intranetu. Z tego względu gazetę wewnętrzną można traktować jako zbiór wyselekcjonowanych informacji, których poznanie pozwoli być na bieżąco z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi organizacji.
Inną zaletą wydawania gazety wewnętrznej jest jej wartość wynikająca z formy. Dobrze zaprojektowana, z ciekawym layoutem i składem graficznym, ze zdjęciami ludzi tworzących organizację, a nie materiałami kupionymi w banku zdjęć, będzie dobrym elementem budującym wizerunek firmy. Pozwoli także na wzmacnianie więzi z firmą, integrowanie i motywowanie. To gazetę można zabrać do domu, pokazać najbliższym efekty swojej pracy w postaci opisanego w niej projektu, czy nawet własne zdjęcie lub napisany przez pracownika artykuł.
Ponadto, do lektury gazet wracamy, dzięki czemu treści tam publikowane żyją dłużej. Są też archiwum, pamiętnikiem kolejnych lat działania firmy i dokonań jej pracowników.
Komunikacja wymaga dywersyfikacji narzędzi
Gazeta wewnętrzna będzie także pomocna w dotarciu do tych grup pracowników, którzy na co dzień nie spędzają czasu w pracy przy komputerze. Jest dobrym rozwiązaniem do przekazywania informacji o firmie pracownikom produkcji, ale także sprzedaży czy obsługi klienta, którzy również ze względu na specyfikę pracy mają ograniczony kontakt z wybranymi firmowymi narzędziami komunikacji dostępnymi online. Wydawanie papierowej wersji firmowej gazety pozwala także na dywersyfikację narzędzi na te wirtualne i offline’owe (tradycyjne), dzięki czemu zwiększamy swoje szanse na dotarcie do odbiorców preferujących odmienne narzędzia komunikacji. Poszczególne instrumenty komunikacji można także wykorzystać do promocji innych narzędzi komunikacji działających w firmie, aby poszerzać grono odbiorców przekazów.
Nie do lajkowania
Wydawanie firmowej gazety ma też wady. To narzędzie komunikacji jednokierunkowej, gdzie artykułu nie udostępnimy e-mailem kolegom z pracy, ani nie polajkujemy. Proces produkcji takiego periodyku wymaga dużych nakładów czasu, finansów i zaangażowania po stronie twórców. Jest też wbrew trendowi bycia ekologicznym. Do tego pojemność gazety jest ograniczona, a po wydrukowaniu nie mamy możliwości edycji treści.
Pośrednim rozwiązaniem wykorzystywanym przez firmy jest wydawanie biuletynów elektronicznych. Wyglądają one często jak gazeta, ale dostępne są online np. w intranecie. Dają większe możliwości w zakresie publikowanych treści – można do nich dodać linki czy wideo. Powstają jednak pytania, na ile wygodnie czyta się tak obszerne treści na ekranie komputera i czy pracownicy sięgają po tak szeroko omówione treści dostępne w jednym dokumencie opublikowanym w wirtualnej przestrzeni. Warto zastanowić się, czy wydruk nie byłby lepszym rozwiązaniem, gdyż daje np. wytchnienie od ekranu komputera, tabletu czy telefonu.
Wydawać czy oddać do muzeum?
Co więc zrobić z papierową wersją gazety? Wydawać dalej czy zapomnieć i odłożyć do muzeum narzędzi komunikacji wewnętrznej? Na to pytanie nie można odpowiedzieć bez sprawdzenia potrzeb komunikacyjnych pracowników. Jeśli kompleksowy audyt komunikacji wewnętrznej jest zbyt czasochłonny i kosztowy, aby to sprawdzić, można to pytanie zadać wybranej grupie pracowników podczas krótkich badań fokusowych. Pamiętajmy jednak, aby osoby te reprezentowały różne działy firmy, wszystkie szczeble w hierarchii i były w różnym wieku. Można również przygotować prostą ankietę w firmowym intranecie lub wysłać krótką online’ową ankietę mailem. A potem spełnić oczekiwania pracowników uzyskane w odpowiedziach.
Autorka: Maja Biernacka
Communication Manager, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
