Zwalniasz pracownika? Ostatnie słowo należy do niego, nie do Ciebie!
Mimo że to firma zwalnia pracownika, ostatnie słowo nie należy do niej. Zwolniony pracownik po opuszczeniu murów biura będzie dalej o niej mówił. O tym co powie, często decyduje sposób, w jaki potraktowano go podczas ostatniego spotkania. Jak więc przygotować się do tej trudnej rozmowy? Jak ją przeprowadzić, aby nie ucierpiał na tym wizerunek firmy? Jak zwalniać z szacunkiem?
Proces zwalniania pracowników powinien być oparty na kilku zasadach, których przestrzeganie ułatwi wszystkim trzem stronom – zwalnianemu, zwalniającemu i firmie – łagodniej przejść przez ten kryzysowy moment. Dobre przygotowanie się do zwolnienia ułatwia kontrolowanie emocji i pozwala na skupienie się podczas tego trudnego spotkania na rozmowie, kiedy wiemy, że mamy pod ręką gotowy zestaw niezbędnych informacji i dokumentów. Pokazuje także nasz profesjonalizm i świadczy dobrze o kulturze firmy, a także jej podejściu do pracowników.
Zbadaj sytuację zanim zwolnisz
Zanim zaprosimy osobę zwalnianą na spotkanie, podczas którego poinformujemy ją o zapadłej decyzji, przygotujmy się do tego. Sprawdźmy, czy moment zwolnienia jest odpowiedni. Okolice świąt, sezonu urlopowego czy czas, gdy realizujemy ważny projekt, a zwalniany pracownik jest jego ogniwem, nie są najlepszym czasem na podjęcie takiej decyzji.
Zorientujmy się również, co dzieje się w życiu prywatnym zwalnianego pracownika – czy w najbliższym czasie nie ma np. zaplanowanego ślubu, czy w ostatnim okresie nie dotknęła go osobista tragedia. Warto wykazać się tu empatią i jeśli dowiemy się o takim wydarzeniu – przełożyć zwolnienie na późniejszy czas, jeśli jest to możliwe.
Przed spotkaniem ustalmy z działem HR, na jakich warunkach nastąpi zwolnienie, ile dni urlopu pozostało pracownikowi i jak rozliczy się z nich z firmą, czy zwolnimy pracownika z obowiązku pracy na wypowiedzeniu, czy ma do odebrania premię, odprawę itp. Pozwoli to na sprawne przejście przez finalną rozmowę.
Przygotujmy również argumenty przemawiające za podjęciem takiej decyzji oraz niezbędne dokumenty do podpisania. Nie zapomnijmy zaplanować komunikacji tego zdarzenia wewnątrz firmy, a w uzasadnionych przypadkach także na zewnątrz.
Poszukaj merytorycznego wsparcia
Jeśli nie mamy doświadczenia, jak przeprowadzić proces zwolnienia, warto poświęcić czas na poszerzenie swojej wiedzy poprzez rozmowy z osobami, które mają taką wiedzę. Można omówić kolejne etapy ze specjalistami z zespołu HR. Pomocny jest także udział w szkoleniach offboardingowych czy zapoznanie się z artykułami w tym temacie. Jeśli nie mamy z jakichś względów takiej możliwości, zatrzymajmy się na chwilę i odpowiedzmy sobie szczerze na pytanie, jak ja czułbym się w takiej sytuacji i jak sam chciałbym być wtedy potraktowany.
Kontroluj przebieg spotkania
Jeśli to możliwe, zaplanujmy, aby w finalnym spotkaniu po stronie pracodawcy uczestniczyły dwie osoby. Ze względu na możliwy nieoczekiwany obrót sprawy, warto mieć obok siebie osobę, która w przyszłości będzie mogła potwierdzić nasze słowa i bieg wydarzeń. Unikajmy zapraszania na takie spotkanie większej liczby osób, aby jeszcze bardziej nie przytłoczyć i nie osaczać zwalnianego.
Zaplanujemy miejsce i czas, aby nikt nam nie przeszkadzał. Unikajmy zwalnia przy zespole, w biegu, na korytarzu – to nie tylko pogarsza napiętą sytuację, ale i źle świadczy o zwalniającym i o kulturze danej firmy. Takiej rozmowie mogą towarzyszyć duże emocje, dlatego zachowajmy spokój. Odpowiadajmy na ewentualne pytania krótko i rzeczowo, aby nie dać pola do dyskusji. Na nią nie ma już teraz miejsca. Pamiętajmy, aby nasz sposób komunikacji potwierdzał, że podjęta decyzja jest ostateczna i zasadna.
Zadbaj o sposób komunikacji
W trakcie spotkania, podczas którego rozstajemy się z pracownikiem, przedstawmy mu jego prawa i omówmy sposób poinformowania zespołu o zapadłej decyzji. Także to, jak będzie wyglądało pożegnanie zwalnianego z kolegami z pracy i z zewnętrznymi firmami, z którymi współpracował na zajmowanym stanowisku. Dajmy czas i przestrzeń odchodzącej osobie na opanowanie emocji, na rozmowy z pracownikami i czas na zabranie swoich rzeczy. Niezależnie od tego, jakie były powody zwolnienia, warto na koniec podziękować za współpracę i życzyć sukcesów w dalszej drodze zawodowej.
Rzeczowo i spokojnie poprowadzony proces zwolnienia pracownika pozwoli nam nie tylko na łagodniejsze przejście przez ten kryzysowy moment, ale także wspierać będzie budowanie właściwego wizerunku firmy.
Autorka: Maja Biernacka
Communication Manager, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni„
