Wyzwaniem dla każdej organizacji jest budowanie kultury organizacyjnej, która jest w stanie sprostać wymogom i oczekiwaniom konsumenta początku 21. wieku. Coraz wyraźniejsze stają się wśród klientów trendy etycznego konsumpcjonizmu, jako nabywcy produktu chcemy nie tylko, by spełniał on kryteria dobrej jakości, atrakcyjnej ceny, ale również by został wyprodukowany przez firmę, która działa w sposób przejrzysty i społecznie odpowiedzialny.
W odpowiedzi na te wyzwania Provident wprowadził rozwiązanie, które ma na celu wzmocnienie świadomości nt. znaczenia etyki w biznesie oraz zdefiniowanie jasnych standardów determinujących zarówno decyzje biznesowe, jak i postępowanie pracowników. Skuteczną metodą wspierającą budowę kultury organizacyjnej opartej na wartościach: odpowiedzialności, przejrzystości i szacunku było wdrożenie Kodeksu Etycznego, który jest manifestem i kierunkowskazem w zakresie odpowiednich praktyk biznesowych, jak również stanowi zobowiązanie dla wszystkich do działania zgodnego z literą prawa, w jak najlepszym interesie klientów, pracowników i innych interesariuszy.
Dokument ten pełni w firmie kluczową rolę. Provident jest organizacją międzynarodową, w której pracownicy wywodzący się z różnych kręgów kulturowych mogą mieć różne zrozumienie tego, co jest akceptowane w zakresie etycznego prowadzenia biznesu. Kodeks ustanawia spójne standardy działania i stanowi ważny element systemu kontroli wewnętrznej, który przekłada się na zmniejszenie ryzyka wystąpienia sytuacji niezgodnych z filozofią działania firmy w tych obszarach. Dużą wartością dla Providenta było zdefiniowanie zasad etyki w taki sposób, by były one zrozumiałe i przejrzyste dla szerokiego grona odbiorców ale jednocześnie kompleksowo opisywały podejście firmy do wszystkich obszarów jej oddziaływania. Kodeks opisuje zobowiązania nie tylko w stosunku do klientów, pracowników i współpracujących z firmą Doradców Klienta, ale również w odniesieniu do innych interesariuszy – lokalne społeczności, organy nadzoru, organy rządowe, media, inwestorzy czy kontrahenci. Dodatkowo, w dokumencie tym określono oczekiwania w stosunku do pracowników, by w swojej codziennej pracy podejmowali działania mające na celu ograniczenie wpływu na środowisko naturalne.
Wdrożenie Kodeksu Etycznego w organizacji można nazwać efektywnym dopiero wtedy, gdy nie jest on tylko martwym dokumentem zalegającym w szufladach pracowników, zaś jego główny przekaz widać w codziennym działaniu pracowników. Osiągnięcie tego celu wymaga od organizacji zaprojektowania szeregu działań, które pozwolą na permanentne wpisanie się wartości etycznych do jej kultury. W Providencie proces ten został zaplanowany na trzy etapy: budowania świadomości, wdrożenia i zakorzenienia.
W pierwszej fazie naszym celem było zbudowanie silnej grupy wewnętrznych ambasadorów, którzy mieli pełnić kluczową rolę w promowaniu etyki w biznesie. W gronie tym znaleźli się członkowie zarządu, dyrektorzy i kierownicy wyższego szczebla, którzy wyznaczają kierunki rozwoju firmy oraz są odpowiedzialni za promowanie i egzekwowanie od pracowników standardów pracy i zachowania zgodnego z modelem wypracowanym przez firmę. Dla tej grupy zorganizowane zostały specjalne warsztaty, podczas których omówiono główne założenia Kodeksu Etycznego i rolę ambasadorów w szerzeniu wiedzy na jego temat. Celem sesji było również zbudowanie poczucia wspólnej odpowiedzialności za wzmacnianie świadomości w tym obszarze w całej organizacji.
W fazie wdrożenia przeprowadziliśmy szeroko zakrojoną kampanię komunikacyjną, która miała za zadanie wzbudzić zainteresowanie zagadnieniami etyki w biznesie. Wszyscy pracownicy otrzymali egzemplarz kodeksu w biało-czarnej kolorystyce. W intranecie opublikowano artykuły dotyczące znaczenia etyki i jej wpływu na reputację firmy. W naszych biurach pojawiły się plakaty oraz specjalne równoważnie (bezpieczne dla użytkowników), które symbolizowały konieczność zachowania właściwego balansu przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
Zakorzenienie wartości Kodeksu w kulturze organizacyjnej Providenta to etap, na który poświęciliśmy najwięcej czasu. W ciągu roku w sumie ponad 2000 pracowników i prawie 6500 Doradców Klienta ukończyło kurs e-learningowy wzmacniający umiejętność rozwiązywania dylematów etycznych, które mogą pojawić się w ich pracy. Spółka dokonała przeglądu kluczowych procesów i procedur pod kątem ich zgodności z zasadami Kodeksu Etycznego, co przełożyło się między innymi na wprowadzenie do szkolenia dla nowych pracowników modułu poświęconego zagadnieniom etyki w biznesie, jak również na odświeżenie procesu zgłaszania ewentualnych nadużyć. To z kolei skutkowało powołaniem funkcji Rzecznika ds. Etyki oraz Komisji ds. Etyki odpowiedzialnej za rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących nieetycznego zachowania pracowników lub Doradców.
Firma zorganizowała również Tydzień Etyki, podczas którego miały miejsce takie inicjatywy, jak międzynarodowa konferencja on-line z prezesem Grupy International Personal Finance (spółka matka Providenta), wykład zewnętrznego eksperta na temat korzyści związanych z odpowiedzialnym prowadzeniem biznesu, a także konkurs literacki dla pracowników oraz Provident Cafe, czyli nieformalne spotkanie pracowników, podczas którego mogli spróbować swoich sił, rozwiązując dylematy etyczne, układając hasła związane z kodeksem czy grając w specjalnie zaprojektowaną przez nas grę planszową „Zostań Mistrzem Etyki”.
Podjęcie tak wielu inicjatyw związanych z wdrożeniem Kodeksu Etycznego nie oznacza jednak końca prac związanych z promowaniem tego tematu. Regularność komunikacji, podejmowanie kolejnych inicjatyw uświadamiających wagę etyki w biznesie jest niezbędne do tego, by zasady głoszone przez firmę były odzwierciedlone w codziennym działaniu pracowników, stały się wręcz ich nawykiem. Najważniejsze jest bowiem to, by Kodeks Etyki stał się w praktyce, a nie tylko w teorii, wyznacznikiem tego, co dobre a co niewłaściwe w codziennym działaniu biznesowym.
Autorka: Dagmara Klemba
HR Biznes Partner, Provident Polska SA
