Bezsprzecznie negocjacje to nie spotkanie towarzyskie. Nie ma tam miejsca na spoufalanie się czy zmniejszanie dystansu. Ale jednocześnie budowanie od samego początku wysokiego na 20 metrów betonowego muru dystansu może skutkować powstaniem granicy nie do przejścia, a tym samym, braku możliwości osiągnięcia naszych celów. Zadajmy sobie pytanie, czy udałoby nam się porozmawiać, a tym bardziej, przekonać do czegoś osobę znajdującą się po drugiej stronie wysokiego i grubego muru?
Uprzejme przywitanie – pełne szacunku i pozytywnych emocji, jest pierwszym etapem w budowaniu pomostu, na którym finalnie mamy zbudować consensus finalizujący nasze rozmowy. Pomocnym może również okazać się wykorzystanie jednej z metod prowadzenia wystąpień publicznych a mianowicie „niezaprzeczalnej prawdy”. Jest to narzędzie, które pozwala nam na stworzenie komunikatu, z którym zgadza każdy z uczestników spotkania. Jeśli to co robimy jest szczere, pozwala to na zbudowanie wrażenia, że rozumiemy coś podobnie do naszych współrozmówców, tworząc tym samym nić porozumienia.
A co jeśli nie ma czasu na element wprowadzający w negocjacjach, o którym pisałem powyżej? Powiedziałbym, że w takiej sytuacji zróbmy wszystko, aby się pojawił. Z doświadczenia wiem, że 10 minut zabrane z przerwy obiadowej może okazać się bardzo cenne dla przebiegu negocjacji. Światem w większości sytuacji rządzą emocje. Brak pozytywnych relacji w trakcie rozmów może przesądzić o negatywnym wyniku negocjacji dotyczących nawet najbardziej racjonalnych i logicznych postulatów.
Zacznijmy zatem!
Agenda, agenda, agenda. O trwających wiele godzin spotkaniach, z którym nic nie wynika było już wiele napisane. Warto mieć zawsze przygotowaną agendę spotkania – doskonale jeśli będzie ona wcześniej uzgodniona i zaakceptowana przez wszystkie strony negocjacji. Takie przygotowanie pozwoli lepiej się zorganizować i utrzymać na przyjętej ścieżce negocjacji.
W trakcie negocjacji podobnie jak na egzaminach warto zacząć od spraw najprostszych do uzgodnienia. Taka kolejność pozwoli na zbudowanie poczucia, że udało nam się wspólnie coś zrealizować. Każdy lubi wykreślać kolejne wykonane punkty na liście celów do zrobienia. Ciekawą zasadą stosowaną w trakcie negocjacji jest postanowienie, że jeśli danej sprawy nie potrafimy uzgodnić w przeciągu 20 minut – 30 minut zostaje ona przełożona na kolejne spotkanie, nie powodując tym samym zastoju w rozmowach. Może też się okazać, że uzgodnienia przyjęte w dalszych etapach rozmowy ułatwią znalezienie rozwiązania dla przeniesionego tematu.
Negocjacje to co najmniej dwie strony
W 1903 roku, angielski pisarz George Grissing napisał: cyt.: ”To umysł stwarza świat wokół nas i nawet gdy stoimy obok siebie na tej samej łące, moje oczy nie zobaczą tego samego, co jawi się twoim oczom.”
Zgodnie z jedną z teorii w psychologii społecznej, każdy z nas postrzega świat w odmienny sposób. Tworzony przez każdego z nas konstrukt sprawia, że bardzo często mówimy o kimś, że chyba jest z „innej planety”. Według mnie znajomość podstawowych zagadnień z zakresu psychologii społecznej jest wyjątkowo pomocnym narzędziem, które pozwala na lepsze zrozumienie otaczającego nas świata. Kiedyś przeczytałem ciekawe porównanie: Osoba nie związana z rolnictwem lub geodezją, kiedy patrzy na pole, widzi płaski kawałek ziemi. Kiedy na to samo pole patrzy geodeta, geolog lub rolnik widzą nie tylko płaski areał ziemi, ale również wszystkie małe wzniesienia, zagłębienia terenu a nawet, mając odpowiednią wiedzę, mogą powiedzieć co kryje się pod powierzchnią widoczną dla każdego. Tak samo jest z ludźmi i relacjami społecznymi. Korzyścią dla nas jest kiedy w bardziej świadomy sposób dostrzegamy cały przekrój relacji i interakcji społecznych – potrafimy antycypować ich wpływ na rzeczywistość i zdarzenia przyszłe.
Przygotowując się do negocjacji oraz w trakcie ich prowadzenia warto skorzystać z narzędzia odwrócenia ról. Pozwala ono na postawienie siebie w sytuacji i okolicznościach drugiej strony. Tym bardziej jest to niezbędne kiedy chcemy ją do czegoś przekonać. Co nam to daje? Możemy lepiej zrozumieć sytuację a tym samym dostrzec rozwiązanie korzystniejsze dla nas, ale również dla naszego rozmówcy. Warto w tym miejscu przytoczyć cytat znanego amerykańskiego filozofa F. Scotta Fitzgerald: cyt.: „Oznaką inteligencji najwyższej klasy jest umiejętność utrzymywania dwóch przeciwnych poglądów jednocześnie.”
Czy to czas na przerwę?
Każdy czasami potrzebuje chwili na przerwę. Jeśli w trakcie prowadzenia negocjacji widzimy, że jest coś co musimy omówić z naszym zespołem zanim pójdziemy dalej, nie bójmy się poprosić o przerwę.
Nigdy nie pokazujmy drugiej stronie, że wewnątrz naszej grupy negocjacyjnej dochodzi do nieporozumień. Możemy być wtedy pewni, że zostanie to wykorzystane przeciwko nam. Przerwa jest łatwym sposobem na dogadanie wspólnego stanowiska.
…
Autor: Karol Lisowski,
Partner Zarządzający Team Evolution, Aktywny Przedsiębiorca, Społecznik, Trener i Akredytowany Coach ACC ICF oraz Noble Manhattan Coaching
CZYTAJ TEŻ: Negocjacje – jak, gdzie, kiedy ? cz. 1
