„Firmy, które rosną dzięki rozwojowi i ulepszeniom – nie zginą.
Ale kiedy firma przestaje być twórcza, kiedy uważa, że osiągnęła doskonałość i teraz musi tylko produkować – już po niej” – H. Ford
Warsztaty strategiczne to najskuteczniejszy sposób na wyznaczenie długoterminowych celów, misji i wizji firmy oraz na przeanalizowanie jej aktualnej sytuacji rynkowej, sposobu działania i konkurencji. To tworzenie mapy, która pokazuje drogę do sukcesu firmy, w której naszkicowaniu w ogromnym stopniu pomaga dział personalny.
Czym są warsztaty strategiczne? Czyli najważniejszy jest PLAN.
Organizacje i firmy wszystko planują. Planuje się liczbę pracowników, budżet na dział marketingowy, gdzie zainwestować pieniądze, by zdobyć zysk. Planowanie to jeden z najważniejszych fundamentów biznesu. Można zgodzić się ze słowami Henry’ego Forda – ciągłe bycie twórczym, dążenie do rozwoju i ulepszeń to klucz do sukcesu każdej organizacji. Warsztaty strategiczne stanowią najwyższą formę planowania, gdyż podczas ich trwania kreuje się wizja przyszłości firmy, wyznaczenie jej celów i sposobu ich realizacji.
Warsztaty jako metaforyczna mapa, prowadząca do rozwoju i sukcesu firmy, pokazuje liderom organizacji na co należy uważać, co ominąć i pomaga w znalezieniu tych ścieżek, które zaprowadzą firmę do zaplanowanego celu.
Każda organizacja może mieć inny sposób prowadzenia warsztatów. Przeważnie wygląda to jednak tak, że raz do roku organizuje się spotkanie, na którym pojawia się zarząd firmy wraz z jej ekspertami z poszczególnych działów (np. ds. marketingu, HR) oraz innymi ważnymi dla firmy osobami (czasem nawet klientami), po to by zrobić analizę sukcesów i porażek firmy oraz ustalić jej przyszłe cele i sposoby ich osiągnięcia. Podczas intensywnej i dynamicznej dyskusji zarząd wspólnie tworzy plan działania. Czasami taki plan jest bardzo szczegółowy, formalny i zajmuje po kilkanaście stron, ale może też być zawarty w formie tabeli, gdzie projekty mają wymyślone, nieformalne nazwy.
Niezależnie jednak od formatu, w opracowanie planu strategicznego często wchodzi:
• Podsumowanie dotychczasowych rezultatów działań
• Opracowanie Zrównoważonego Planu Działań Strategicznych
• Wspólne wytyczenie nowych kierunków działań
• Delegowanie odpowiedzialności, ustalanie terminów realizacji projektów ujętych w Zrównoważonym Planie Działań Strategicznych
Warsztaty strategiczne trwają zwykle od jednego do trzech dni, w zależności od rozmiaru organizacji i sytuacji, w której się ona znajduje np. podczas kluczowych momentów rozwoju takich jak potrzeba zmiany strategii, zmiana struktury i kultury organizacji, redukcja zatrudnienia. Mniejsze firmy mogą przeprowadzić takie szkolenie w kilka godzin.
Jak tworzy się zatem MAPA SUKCESU?
Najważniejszy jest PROGRAM. Warsztaty zwykle rozpoczyna top menedżer organizacji, przedstawiając agendę spotkania oraz podkreślając znaczenie strategii dla rozwoju biznesu.
Po przedstawieniu konkretnego programu spotkania, zarząd wraz z ekspertami firmy może na przykład zaprezentować analizę obecnej i pożądanej kultury organizacji, makrootoczenia, konkurencji i jej działań marketingowych oraz innowacji w branży, w której pracuje firma.
Następnie, uczestnicy warsztatów rozpoczynają burzę mózgów i zabierają się do analizy silnych i słabych stron organizacji oraz szans i możliwych dla niej zagrożeń (przeprowadzają analizę SWOT – z ang. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).
Kolejnym krokiem jest wspólne opracowanie strategii firmy w czterech głównych obszarach: rynek, operacje/działania, finanse i ludzie. Na podstawie tak podzielonej strategii wyodrębnia się kluczowe projekty strategiczne firmy oraz ich delegowanie i priorytetyzcja.
Takim projektem firmy szkoleniowo-doradczej może być np. projekt „Sprzedaż”, za który jest odpowiedzialna konkretna osoba i który ma na celu opracowanie planu strategii sprzedażowej. Może on przykładowo obejmować takie działania jak:
PROJEKT SPRZEDAŻ – rozwój cross sellingu i up sellingu w placówkach franczyzowych firmy szkoleniowej ABC
– zatrudnienie/wyszkolenie handlowca, sprzedawcy, przypisanego danemu regionowi – do 06.2015r.
– zamieszczanie ofert na portalach szkoleniowych (+ reklama szkoleń zamkniętych) poprzez: ogólnopolskie call center, reklama w prasie branżowej – min. 12 reklam/12 mcy
– wypracowanie uniwersalnej formy sprzedaży w placówkach franczyzowych – praca warsztatowa: Zarząd – Franczyzobiorca, 3 spotkania, których rezultatem jest strategia sprzedaży na kolejne 12 mcy
– nagrywanie szkoleń i ich publikacja jako tematy do rozważenia w drugiej połowie roku
Przed podsumowaniem warsztatów wyznacza się również szacowany termin realizacji szczegółowo opracowanych projektów i ich wskaźniki pomiaru.
Na ostatni z czterech obszarów planu strategicznego „Ludzie” ogromny wpływ na warsztatach ma uczestnictwo działów HR.
Pomoc w wybraniu prawidłowej ścieżki. Czyli HR jako STRATEGICZNY PARTNER BIZNESOWY.
Coraz częściej mówi się o rosnącej roli działów personalnych w strategii biznesowej i zarządzaniu organizacją. Trudno się z tym nie zgodzić. Jednym z aspektów omawianych na warsztatach strategicznych jest czynnik ludzki, a dział personalny posiada szeroką wiedzę w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, które tworzą przecież największe organizacje. Dział HR skupia się na pracownikach, widzi w nich potencjał i potrafi go wykorzystać. Nic dziwnego więc, że menedżerowie, coraz częściej sięgają po pomoc działów personalnych na warsztatach strategicznych. Sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi może przyczynić się do wzmocnienia pozycji firmy na rynku, jej kompetencji, przewagi nad konkurencją oraz przede wszystkim do zatrzymania najbardziej utalentowanych pracowników.
Niestety często zespół HR jest kojarzony jako „grupa pań” (cały czas działy personalne są zdominowane przez płeć żeńską), które w sumie nie wiadomo czym się zajmują. W rzeczywistości jednak ten wizerunek w oczach pracowników i pracodawców zaczyna się zmieniać. Dział personalny zaczyna być postrzegany jako spójny zespół, który charakteryzuje się otwartą komunikacją, transparentnością i podobną kulturą działania. Nawet jeśli HR biznes partnerzy zajmują się pracą w rożnych obszarach np. w dziale marketingowym i sprzedażowym to i tak charakteryzują się oni podobnymi praktykami i jako wszechstronny dział posiadają również ogromną wiedzę w swojej branży.
HR pracuje zespołowo i staje się prawdziwym partnerem strategicznym tam, gdzie w swoim przekazie wiedzy dopasowuje język do odbiorców, komunikuje się z nimi w sposób otwarty oraz jest skupiony głównie na działaniach. Warsztaty strategiczne wydają się więc bardziej skuteczne jeśli wykorzystuje się na nich pomoc działów personalnych.
Autorka: Katarzyna Skrzypkowska konsultant ds. HR, Personia firma szkoleniowo-doradcza (personia.pl)
