A teraz z ręką na sercu. Czy wiesz, jak mają na imię dzieci albo partner Twojej sekretarki? Jakie książki lubi czytać podległy Ci pracownik? Jak lubi spędzać wolny czas Twój szef? Jeśli choć na jedno z tych pytań odpowiedziałeś przecząco to absolutnie powinieneś przeczytać ten tekst do końca. Pomożemy Ci zostać rekinem w firmowej komunikacji.
Kto jest najlepszym sprzedawcą i ambasadorem Twojej firmy? Chyba każdy zna odpowiedź na to jedno z podstawowych pytań wizerunkowych. Zdecydowanie nie aktualni klienci. Z pewnością także nie Ci przyszli… Sam doskonale wiesz, że są nimi pracownicy. To ich codzienny trud, niekoniecznie wyznaczany przez nadgodziny, zaufanie, autentyczne zaangażowanie sprawiają, że Twoja firma może się rozwijać jeszcze skuteczniej i efektywnej. Bo to właśnie od drobnych pomysłów i innowacji jednostek, dostrzegających problemy i możliwości ulepszeń, szybciej i skuteczniej można nie tylko zrealizować stawiane cele, czy wskaźniki, ale także autentycznie rozwijać firmę. Jak zatem sprawić, aby każdy – od sekretarki przez szeregowego pracownika, po asy z działu sprzedaży czy marketingu – stali się autentycznymi ambasadorami Twoich produktów czy spółki? Najpierw Ty musisz zostać rekinem. I to nie zwyczajnym, bo odpowiedzialnym za komunikację w firmie. To dzięki skutecznym działaniom wewnętrznym będziesz mógł efektywniej rozwijać swój biznes.
Rozpoznaj ocean potrzeb
To jedno z najtrudniejszych zadań, jakie Cię czeka. Tak naprawdę, im lepiej rozpoznasz potrzeby i oczekiwania, a także problemy komunikacyjne w firmie – tym potem osiągniesz sukces. Możliwości rozpoznania może być bardzo wiele: ankieta – z pewnością nieimienna, indywidualne rozmowy, delikatne podpytywanie przy różnych okazjach, skrzynka z pomysłami… To często świetne zadanie dla nowych pracowników działu marketingu czy HR, którzy w ten sposób nie tylko świetnie poznają firmę, jej problemy i zalety z perspektywy pracowników, ale także w stosunkowo szybkim czasie zbudują relację. Część firm wykorzystuje np. obecność stażystów czy praktykantów do rozpoznania komunikacyjnych potrzeb. Ale pamiętajmy, że to dopiero początek naszej drogi. Bo gdy rozmawiamy o potrzebach, zdaniem wielu zarządów, budzą się uśpione nadzieje, czyli często roszczeniowe demony.
Oczywiście trzeba być świadomym tego, że rozmowa o tym, czego w firmie brakuje rozbudzi bardziej „jęczącą” część firmy, a tej pracującej uzmysłowi fakt, że może powinni otrzymać jakiś motywator. Rozpoznanie potrzeb to ogromnie istotny fragment budowania komunikacji wewnętrznej w firmie. Już na etapie diagnozowania potrzeb musimy powiedzieć jasno, że identyfikujemy je m.in. po to, aby autentycznie zmienić coś w aktualnej sytuacji. Jednym z częstych błędów po otrzymaniu analizy sytuacji wyjściowej jest swoiste zakopywanie głowy w piasek przez zarządy, często prze-straszone efektami sondowania. Okazuje się bardzo często, że nasi pracownicy marzą o bardzo wielu kwestiach. A może to na tym etapie już popełniliśmy błąd, wpisując w ankietę rozliczną listę benefitów finansowych, a nie wskazując tych potencjalnie wspierających rozwój firmy, jak np. kursy językowe, czy szkolenia, które mogą się przełożyć na wzrost efektywności pracownika. Przecież każdy, szczególnie latem, marzyłby o lodówce z zimnymi napojami oraz o fantastycznym ekspresie ze świeżo mieloną kawą ze spienioną pianką na wierzchu eleganckiej filiżanki, od biedy z firmowym logo. Jak zyskać na takich potrzebach? Nagradzajmy „wymarzonymi” benefitami osiąganie sukcesów. Wtedy benefity będą czymś więcej niż odpowiedzią na potrzeby, ale też nagrodą za osiągnięty efekt.
Zanim wyleje się morze alkoholu
Imprezy integracyjne, często ubierane jako szkolenia pracownicze, to dzisiaj jedno z najczęstszych działań z zakresu komunikacji wewnętrznej w polskich firmach. Generalnie stają się festiwalem jedzenia, jakiejś atrakcji oraz morza procentowych substancji rozluźniających atmosferę. Ale zanim zaczną się trząść zmrożone butelki warto wykorzystać takie spotkanie do integracji pracowników, czy chociażby poszczególnych zespołów. Może na samym początku warto dać się poznać pracownikom z niezawodowej strony. Pozwolić im odkryć wspólne pasje. A jeśli nawet nie, to zbudować ducha rywalizacji między zespołami o różnej specjalizacji w firmie. Może niech każdy z działów przygotuje nieskomplikowaną krótką konkurencję dla pozostałych. W ten sposób uda nam się nie tylko zaangażować do organizacji imprezy wszystkie zespoły, ale też pomóc odkryć specyfikę – najlepiej w żartobliwej formule – pracy kolegów z innego działu.
Firmowe spotkanie to także dobra okazja do wysondowania nieformalnego firmowego przywódcy. W badaniach to często tzw. gwiazda socjometryczna, firmowa „szara eminencja”, która często mimo niepozornego stanowiska ma ogromny posłuch wśród pracowników. Jak odnaleźć ją w bardzo prosty sposób? Wystarczy zapytać w anonimowej sondzie z karteczkami wrzucanymi do urny, o to, z kim z firmy pojechałbyś na bezludną wyspę. Dzięki wyłonieniu najsympatyczniejszego pra-cownika i liście najczęstszych kandydatur poznamy osoby, na które warto szczególnie zwracać uwagę w przekonywaniu do działań strategicznych, a być może zaangażowaniu ich w tego typu projekty, a przede wszystkim słuchania ich głosu. Firmowi liderzy opinii i ich wsparcie w komunikacji wewnętrznej to skarb, którego nie można zaniedbać.
Zarzuć przynętę
Znamy już oczekiwania. Poznaliśmy firmowych liderów opinii. Warto zatem wcielić słowa w czyny. Skuteczna komunikacja wewnętrzna to też angażowanie pracowników w różne działania związane z zarządzaniem firmą. I nie chodzi tu tylko o kwestie strategiczne, ale też możliwość wpływania na drobne, często bardzo uciążliwe sprawy. Może wszyscy w dziale IT marzą o Coca-Coli Zero zamiast serwowanej w dystrybutorze Pepsi, a dziewczyny z księgowości chciałyby mieć mikrofalówkę, aby przynosić swoje jedzenie na obiad lub drugie śniadanie? Generalnie czasem drobne kwestie, także indywidualne, ogromnie wpływają nie tylko na motywację pracowników, ale również na ich związek z firmą. Przesunięcie godzin pracy o 30 minut dla pracownika, który dzięki temu o 2 godziny szybciej wróci do domu dzięki dogodnemu połączeniu kolejowemu, to tylko jedna z drobnostek, która może znacząco wpłynąć na sukces firmy. Dobra komunikacja wewnętrzna w firmie jest oparta na słuchaniu i wyciąganiu wniosków z potrzeb. Nie jest absolutnie spełnianiem zachcianek. To także szukanie kompromisu i uczenie pracowników, na przykład zdrowego stylu życia – proponowanie Yerba Mate zamiast puszek z kaloryczną Pepsi, czy sortowanie śmieci i nagradzanie najlepiej sortujących zespołów możliwością wybrania zdrowej przekąski, którą raz w miesiącu dostanie każdy pracownik. Możliwości jest wiele. Jednak dobra przynęta bierze tylko wtedy, gdy ktoś ma na nią ochotę.
Komunikacja wewnętrzna to także nagradzanie i motywowanie pracowników. Nie tylko za pomocą premii, ale także drobnych niespodzianek związanych z ich zainteresowaniami – np. biletami na koncert ulubionego wykonawcy i możliwością dodatkowego płatnego urlopu na ten czas, a przede wszystkim zbudowaniu kultury opartej na PDP. To niby kwestia podstawowa jednak; P – czyli proszenie o pewne kwestie, D – dziękowanie za wykonanie pewnej pracy i P – przepraszanie w przypadku błędu połączone z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowej; bardzo istotna w codziennych relacjach. W firmie spędzamy przynajmniej 1/3 naszego dnia. Warto pamiętać o podstawach savoir vivre’u, bo inaczej w naszym oceanie zamęci się woda. Ów mętlik będzie tworzyć jeden z największych wrogów efektywnej komunikacji wewnętrznej. Plotka – stara jak świat – to często najbardziej ostre z narzędzi, które może zaszkodzić nawet najlepiej zorganizowanym firmom. Właśnie po to, aby to plotka nie była głównym źródłem firmowej wiedzy warto wykorzystywać spotkania z pracownikami w większym i mniejszym gronie, wspólne wyjścia, mobilizować pracowników do współdzielenia się pasjami i spędzaniem czasu po pracy, czy wysyłać firmowy newsletter. W tym ostatnim, koniecznie w opcji „na luzie”, nie powinno zabraknąć także jakichś elementów call to action. Dzięki drobnej nagrodzie, np. bonowi zakupowemu, będziemy nie tylko motywować do lektury informacji od nas, ale też budować oczekiwanie na kolejną comiesięczną porcję firmowych wiadomości.
Zacznij łowić efekty
Budowanie efektywnej komunikacji wewnętrznej to proces, który nie trwa miesiąc, czy dwa. To szereg działań, dzięki którym Twoi pracownicy staną się ambasadorami. To jeden z najistotniejszych kroków w etapach rozwoju przedsiębiorstwa. Bo rozwijająca się firma, która nie słucha swoich pracowników, niestety często na dłuższą metę przegrywa. Z komunikacją wewnętrzną jest jak z oceanem. Żeby stać się rekinem komunikacji musisz uważnie obserwować, wspierać, reagować i przede wszystkim słuchać tego, co się dzieje wokół. A to doskonały krok do tego, żebyś odniósł nie tylko sukces sprzedażowy…
Autor: Adam Piwek, Head of Public Relations w agencji marketingu zintegrowanego Mind Progress Group. Trener i wykładowca akademicki z zakresu nowoczesnej komunikacji marketingowej.
